Introduktion till arbetsflöden i Winvoice
Winvoices regelmotor automatiserar fakturans väg genom organisationen från ankomst till slutbokföring. Istället för att hantera varje faktura manuellt kan du sätta upp intelligenta regler som förkonterar rader, skickar fakturor till rätt personer, bygger flerstegsattest och genomför automatisk slutkontroll.
I Winvoice är arbetsflödena uppdelade i tre distinkta flödestyper under menyn Arbetsflöden, motsvarande fakturans tre faser i systemet:
De tre flödestyperna i produkten
| Flik i produkten | När triggas flödet? | Tillämpningsnivå | Huvudsakligt syfte | Unika parametrar & åtgärder |
|---|---|---|---|---|
| Inkommande | Direkt vid import & tolkning | Hela fakturan | Förkontera, sätta betalningsvillkor, skicka ut på attest eller auto-attestera | Leverantör, köparreferens, fakturatyp (debet/kredit), konteringsmall, direkt auto-attest |
| Attest | När en konteringsrad godkänns | Enskild rad (radvis) | Bygga attestkedjor, beloppsgränser och eskaleringar | Föregående attestant, radbelopp, specifikt konto/projekt per rad, leverantörens attestant |
| Kontroll | När samtliga rader är slutattesterade | Hela fakturan | Ekonomiavdelningens slutkontroll innan export till affärssystemet | Totalbelopp, stickprovskontroll, tilldela specifik slutgranskare/ekonom, taggar |
Gemensamma principer för alla flöden
Oavsett vilken flödestyp du arbetar med bygger alla flöden i Winvoice på samma logiska grunder:
1. Prioritetsordning (Uppifrån och ned)
Flödesregler utvärderas alltid i den ordning de visas i listan, från topp till botten:
- Första träff vinner: När en faktura eller rad utvärderas körs det första flödet vars villkor uppfylls.
- Ordna om flöden: Du kan enkelt ändra prioritet genom att dra och släppa ett flöde uppåt eller nedåt i listan.
- Placera specifika regler överst: Lägg alltid mer detaljerade regler (t.ex. en regel för en specifik leverantör och ett visst belopp) högre upp än generella regler.
2. Villkorsbyggaren ("När ska det ske?")
Varje regel definierar när den ska aktiveras:
- Gäller alltid: Flödet slår in på alla fakturor/rader oavsett innehåll (bra som ett generellt basflöde längst ner i listan).
- Och-villkor (inom samma grupp): Samtliga villkor i gruppen måste uppfyllas samtidigt för att regeln ska triggas.
- Eller-villkor (mellan grupper): Skapar alternativa villkorsgrupper. Regeln slår in om antingen Grupp 1 eller Grupp 2 är uppfylld.
3. Skriv över värden (Override)
Varje flöde har en inställning för Skriv över eventuella värden:
- Aktiverad: Flödets åtgärder ersätter eventuella värden som tidigare tolkats fram av systemet eller angetts i tidigare steg.
- Inaktiverad: Flödets åtgärder fyller enbart i fält som fortfarande är tomma, och lämnar befintliga värden orörda.
Fördjupa dig i respektive flödestyp
Läs våra detaljerade handböcker för att konfigurera varje flöde i detalj:
- Inkommande flöden: Automatisera import, tolkning, mallkoppling och beröringsfri attest (Touchless).
- Attestflöden: Bygg säkra attestkedjor, beloppsgränser och flerstegsattest per konteringsrad.
- Kontrollflöden: Konfigurera slutkontroll, stickprov och ekonomigranskning före bokföring.
- Fyra ögon-principen: Säkerställ att minst två unika personer godkänner varje underlag.