Hoppa till huvudinnehåll

Fakturahantering & Kontering – Delad vy, periodisering och 4 decimaler

Komplett guide för den delade fakturavyn: radkontering med 4 decimaler, periodisering, momskoder, förslag från tidigare kontering och revisionslogg.

Den delade fakturavyn – Effektiv granskning och kontering​

Fakturavyn i Winvoice är hjärtat i den dagliga hanteringen. Den är utformad som en ergonomisk "split-screen" (delad vy) där du ser den tolkade fakturabilden (PDF) sida vid sida med konteringsraderna, metadata och attestknapparna:

  • Moderniserad PDF-visare: Inkluderar ett fullt verktygsfält för smidig zoom, sidnavigering, helskärm och rotation.
  • Panoreringsverktyg (Hand tool): Växla enkelt mellan textmarkering och panoreringsverktyg via kortkommando utan att tappa navigationsfokus i dokumentet.

1. Fakturahuvudet – Övergripande fakturadata​

I fakturahuvudet presenteras och redigeras fakturans övergripande egenskaper:

  • Leverantör: Leverantörsnamn, organisationsnummer, leverantörsnummer och betaluppgifter (Bankgiro, Plusgiro, IBAN/BIC). Leverantörskortet visas dynamiskt och varnar om betaluppgifter avviker. Om leverantören inte finns i affärssystemet flaggas detta med möjlighet att skapa leverantören direkt i en ny flik utan att tappa pågående faktura.
  • Fakturanummer & OCR/Referensnummer: Fakturans unika nummer samt tolkad betalreferens. Strikt OCR-validering (t.ex. kontrollsifferberäkning) kan aktiveras som en valfri organisationsinställning under administration.
  • Datum & Perioder: Fakturadatum, förfallodatum och bokföringsperiod. Winvoice varnar automatiskt om en faktura anländer med ett passerat förfallodatum.
  • Belopp & Moms:
    • Totalbelopp inklusive moms.
    • Momsbelopp och automatisk avstämning mot angiven momskod.
    • Valuta och aktuell valutakurs för utländska fakturor.
  • Betalspärr & Taggar:
    • Sätt en tillfällig betalspärr på fakturan om underlag saknas eller om fakturan är föremål för reklamation.
    • Tilldela Taggar för avvikelsehantering, intern sekretess eller projektmärkning.

2. Kontering av fakturarader​

Under fakturahuvudet finns konteringstabellen där fakturans kostnader fördelas:

  • Konto: Sök i organisationens synkroniserade kontoplan på kontonummer eller kontonamn (t.ex. 4010 Inköp material eller 5010 Lokalhyra).
  • Kostnadsställe, Projekt & Dimensioner: Kontera mot dimensioner som hämtas direkt från affärssystemet. Winvoice respekterar dina Begränsningar så att användare enbart kan välja relevanta projekt eller avdelningar.
  • Debet och Kredit:
    • Belopp balanseras i realtid. Fakturan kan inte slutbokföras förrän debet och kredit är i perfekt balans mot fakturans totalbelopp och moms.
  • Radbeskrivning / Text: Fritextbeskrivning per rad som följer med till verifikatet i affärssystemet.

4 Decimalers Precision​

Winvoice stödjer full 4-decimalers precision (0.0001) på enhetspriser, valutakurser och radbelopp. Detta förhindrar öresavrundningsfel vid import av stora orderspecifikationer, bränslefakturor, el/energiräkningar och licenser där delöretal är vanliga.

3. Periodisering av kostnader​

Om en faktura avser en kostnad som spänner över flera månader (t.ex. kvartalshyra, årsprenumerationer eller försäkringar) kan du använda den inbyggda funktionen för Periodisering:

  1. Klicka på periodiseringsikonen på den berörda konteringsraden.
  2. Välj Periodiseringskod (definierad i affärssystemet) eller ange ett intervall.
  3. Ange Startmånad och Antal månader (t.ex. 12 månader).
  4. Winvoice beräknar automatiskt månadsbeloppen och skapar de framtida bokföringsraderna som överförs till affärssystemets periodiseringsmodul vid slutbokföring.

4. Smarta konteringsförslag & Mallar​

För att minimera manuell inmatning erbjuder Winvoice flera nivåer av automatisering:

  • Föregående kontering (Previous Accounting):
    • Systemet visar hur den senaste godkända fakturan från samma leverantör konterades. Med ett klick kan du kopiera föregående kontering till den aktuella fakturan.
  • Konteringsmallar:
    • Applicera en fördefinierad Konteringsmall för att fördela fakturabeloppet procentuellt över flera avdelningar eller fasta belopp.
  • Konteringsregler:
    • Automatiska regler som fyller i konton och dimensioner baserat på leverantör, köparreferens eller tolkade fakturarader.

5. Samarbete, Kommentarer och Bilagor​

  • Interna kommentarer & @-mentions:
    • Skriv meddelanden i fakturaloggen. Använd @namn för att pinga en kollega och be om godkännande eller förtydligande. Kollegan får en avisering via e-post och i portalen.
  • Bifoga underlag:
    • Ladda upp följesedlar, avtal, tidrapporter eller godkännandemail (PDF, PNG, JPG) som permanent bilaga till fakturan. Bilagorna följer med fakturan hela vägen till affärssystemet.

6. Verktygsmenyn (Skiftnyckeln) – Avancerade åtgärder​

Nere till vänster på fakturavyn hittar du skiftnyckelikonen (Verktyg). Den ger dig tillgång till tre kraftfulla funktioner:

  1. Se framtida flöde:
    • Här får du en fullständig visuell överblick över fakturans planerade attestkedja och kommande attestanter: Varifrån kom fakturan, var befinner den sig nu, och vem eller vilka personer tar emot den i nästa atteststeg när du klickar på Godkänn?
  2. Skicka e-post direkt från fakturan:
    • Du behöver inte öppna ditt externa mejlprogram för att ställa frågor om en faktura. Klicka på e-postfunktionen i verktygsmenyn för att skicka ett meddelande direkt till leverantören eller en kollega. Fakturanummer, leverantörsuppgifter och eventuella underlag bifogas automatiskt.
  3. Makulera faktura:
    • Om fakturan är en felaktig dubblett eller blivit felaktigt tolkad/ankomstregistrerad kan du makulera den härifrån för att rensa posten i affärssystemet.

7. Snabb inläsning via Drag & Drop​

Du kan när som helst ta en PDF-faktura från din dator och släppa den var som helst i webbläsarfönstret i Winvoice. Systemet fångar upp filen, påbörjar direkt AI-tolkning och öppnar fakturavyn för granskning.

Storleksgräns för tolkning (10 MB)

Filer upp till 10 MB tolkas automatiskt med AI och fyller i fakturahuvud och rader. Filer som överstiger 10 MB sparas och laddas upp som vanligt fakturaunderlag utan automatisk fälttolkning, varvid fakturabelopp och kontering registreras manuellt.

8. Fakturalogg och Revisionsspårbarhet​

Varje ändring som görs på fakturan registreras i den fullständiga fakturaloggen:

  • Vem som ändrade en konteringsrad, tidpunkt och tidigare värde.
  • Vem som skickade fakturan för attest, attesterade raden eller nekade attesten med angiven orsak.
  • Turordning och köhantering: Vid flerstegsattest och gruppattest visas aktuell turordning direkt när du hovrar över attestanterna i fakturavyn. Om en rad ändras flyttas nästa köade attestant automatiskt fram i realtid.
  • Ersättarattest med exakt tidsstämpel: Om en ställföreträdare/ersättare attesterar för en ordinarie attestant loggas detta med det exakta datumet och klockslaget då beslutet togs, samt vem som ersattes.
  • Datum och verifikationsnummer vid överföring till affärssystemet. Loggen uppfyller Bokföringsnämndens krav på spårbarhet och god redovisningssed.