Introduktion til arbejdsgange i Winvoice
Winvoices regelmotor automatiserer fakturaens rejse gennem organisationen fra modtagelse til slutbogføring. I stedet for at håndtere hver faktura manuelt kan du opsætte intelligente regler, der forkonterer linjer, sender fakturaer til de rette personer, opbygger flertrinsgodkendelse og gennemfører automatisk slutkontrol.
I Winvoice er arbejdsgangene inddelt i tre adskilte typer under menuen Arbejdsgange, svarende til fakturaens tre faser i systemet:
De tre typer arbejdsgange i produktet
| Fane i produktet | Hvornår aktiveres forløbet? | Omfang | Hovedformål | Unikke parametre & handlinger |
|---|---|---|---|---|
| Indgående | Direkte ved import & tolkning | Hele fakturaen | Forkontere, angive betalingsbetingelser, sende til godkendelse eller auto-godkende | Leverandør, reference, fakturatype (kredit/debet), konteringsskabelon, direkte auto-godkendelse |
| Godkendelse | Når en konteringslinje godkendes | Enkelt linje (linjevis) | Opbygge godkendelseskæder, beløbsgrænser og eskaleringer | Forrige godkender, linjebeløb, specifik konto/projekt pr. linje, leverandørens godkender |
| Kontrol | Når samtlige linjer er slutgodkendt | Hele fakturaen | Økonomiafdelingens slutkontrol før eksport til økonomisystemet | Totalbeløb, stikprøvekontrol, tildeling af specifik slutkontrollant/bogholder, tags |
Fælles principper for alle arbejdsgange
Uanset hvilken type arbejdsgang du arbejder med, bygger alle regler i Winvoice på de samme logiske principper:
1. Prioritetsrækkefølge (Oppefra og ned)
Arbejdsgangsregler evalueres altid i den rækkefølge, de vises på listen, fra top til bund:
- Første match vinder: Når en faktura eller linje evalueres, udføres den første regel, hvis betingelser er opfyldt.
- Flyt rækkefølge: Du kan nemt ændre prioritet ved at trække og slippe et forløb op eller ned på listen.
- Placer specifikke regler øverst: Læg altid mere detaljerede regler (f.eks. for en specifik leverandør og et bestemt beløb) højere oppe end generelle regler.
2. Betingelsesbyggeren ("Hvornår skal det ske?")
Hver regel definerer hvornår den skal aktiveres:
- Gælder altid: Reglen gælder for alle fakturaer/linjer uanset indhold (godt som et generelt opsamlingsforløb i bunden af listen).
- Og-betingelser (inden for samme gruppe): Samtlige betingelser i gruppen skal være opfyldt samtidig, for at reglen aktiveres.
- Eller-betingelser (mellem grupper): Opretter alternative betingelsesgrupper. Reglen aktiveres, hvis enten Gruppe 1 eller Gruppe 2 er opfyldt.
3. Overskriv værdier (Override)
Hvert forløb har en indstilling for Overskriv eventuelle værdier:
- Aktiveret: Forløbets handlinger erstatter værdier, der tidligere er tolket af systemet eller angivet i tidligere trin.
- Deaktiveret: Forløbets handlinger udfylder kun felter, der stadig er tomme, og lader eksisterende værdier stå urørte.
Læs mere om de enkelte arbejdsgange
Læs vores detaljerede vejledninger for at konfigurere hver type i detaljer:
- Indgående arbejdsgange: Automatiser import, tolkning, skabelonmatchning og berøringsfri godkendelse (Touchless).
- Godkendelsesforløb: Opbyg sikre godkendelseskæder, beløbsgrænser og flertrinsgodkendelse pr. konteringslinje.
- Kontrolforløb: Konfigurer slutkontrol, stikprøver og økonomigranskning før bogføring.
- Fire øjne-princippet: Sikr at mindst to unikke personer godkender hvert bilag.