Hoppa till huvudinnehåll

Felsökning & Vanliga frågor (FAQ)

Här har vi samlat direkta svar och praktiska lösningar på de vanligaste frågorna och situationerna som användare och administratörer möter i det dagliga arbetet i Winvoice.

1. Slutbokföring & Överföring​

Varför fastnar fakturor i statusen "Fel vid slutbokföring"?​

När en faktura har godkänts genom hela attestflödet försöker Winvoice automatiskt exportera transaktionen till ert affärssystem. Om affärssystemet avvisar underlaget flyttas fakturan till fliken Fel vid slutbokföring så att den kan granskas utan att bokföringen blir inkorrekt. De vanligaste orsakerna är:

  1. Inaktivt bokföringskonto:
    • Orsak: Ett konto på konteringsraderna är markerat som inaktivt eller spärrat i ert affärssystem.
    • Lösning: Välj ett aktivt, giltigt konto under Register > Konton på fakturan, eller aktivera kontot i affärssystemet och synka registret. Klicka därefter på Försök igen på fakturan.
  2. Stängd bokföringsperiod:
    • Orsak: Fakturadatumet eller det angivna bokföringsdatumet tillhör en period som har stängts för bokföring i affärssystemet.
    • Lösning: Justera bokföringsdatumet till första tillgängliga datum i en öppen period under fakturahuvudet eller via Register > Bokföringsperioder, och klicka på Försök igen.
  3. Saknade leverantörsuppgifter:
    • Orsak: Leverantören är ny eller saknar obligatoriska fält (såsom betalningsvillkor eller bankuppgifter).
    • Lösning: Komplettera leverantören under Register > Leverantörer, synka registret och starta om överföringen.
  4. Obalans eller momskategorifel:
    • Orsak: Summan av radernas nettobelopp matchar inte fakturans nettobelopp, eller så saknas en obligatorisk momskod.
    • Lösning: Kontrollera att alla konteringsrader balanserar mot fakturans totalbelopp och moms.
Systemspecifika felkoder

Om du söker information om specifika felmeddelanden eller integrationer (t.ex. Visma.net, Fortnox, Visma Administration eller Spiris), se respektive manual under Affärssystem & Integrationer.

Fakturan har hamnat i fel bolag – hur flyttar jag den?​

I miljöer med flerbolagshantering kan en faktura ibland skickas till fel bolagsadress eller tolkas in under fel organisation:

  1. Öppna fakturan i det felaktiga bolaget och ladda ner original-PDF:en via nedladdningsikonen i verktygsfältet.
  2. Klicka på verktygsikonen (skiftnyckeln) nere till vänster och välj Makulera.
  3. Byt till rätt bolag med bolagsväljaren högst upp till höger.
  4. Ladda upp fakturan i rätt bolag via Skapa faktura (eller mejla den till rätt bolags inläsningsadress).

2. Leverantörsmatchning & Okänd leverantör​

Varför visas en faktura som "Okänd leverantör"?​

När en faktura tas emot analyserar Winvoice fakturan och matchar mot ert leverantörsregister med följande prioritering:

  • Organisationsnummer / Momsregistreringsnummer (VAT)
  • Bankgiro / Plusgiro
  • IBAN / BIC

Om fakturan får statusen Okänd leverantör (markerat med en gul tagg) beror det vanligtvis på:

  1. Leverantören finns ännu inte registrerad i ert affärssystem (lägg upp leverantören och kör en registersynk).
  2. Leverantörens betalningsuppgifter på fakturan skiljer sig från de som finns i registret.

Så kopplar du leverantören manuellt:

  1. Klicka direkt på chippet Okänd leverantör i fakturahuvudet.
  2. I dialogrutan visas den tolkade informationen jämte matchningsförslag från ert leverantörsregister.
  3. Välj rätt leverantör och klicka på Koppla. Winvoice sparar kopplingen så att framtida fakturor från samma avsändare identifieras automatiskt.

Leverantören överlåter sina fakturor till factoring​

När en leverantör överlåter fakturor till ett factoringbolag anges factoringbolagets bankgiro på underlaget, medan beställning och avtal tillhör den ursprungliga leverantören:

  • Säkerställ att leverantören har factoringbolagets betalningsuppgifter registrerade i ert affärssystem, eller lägg upp factoringbolaget som godkänd betalningsmottagare.
  • Vid matchning mot inköpsorder eller avtal kan fakturan kopplas till leverantörens ordernummer även vid överlåtelse.

3. Attest & Behörigheter​

Varför kan jag inte klicka på "Attestera"?​

Om knappen Attestera är inaktiv eller gråmarkerad beror det oftast på något av följande:

  1. Bockrutan på konteringsraden är inte markerad: Du måste bocka i rutan till vänster om den rad som tillhör dig för att bekräfta att du granskat just det underlaget.
  2. Fakturan är pausad (On Hold): Om fakturan har taggen On Hold är attestfunktionen spärrad. Håll muspekaren över knappen för mer information. Taggen tas bort av en administratör när eventuella frågetecken är utredda.
  3. Fyra ögon-principen: Om organisationen tillämpar tvåstegskontroll och du själv har skapat eller förberett fakturan kan du inte själv slutattestera den. En annan behörig attestant måste godkänna.
  4. Beloppsgräns överskriden: Om fakturans belopp överstiger din personliga befogenhet slussas den automatiskt vidare till nästa attestnivå.

Fakturan är låst av en kollega – hur låser jag upp den?​

För att förhindra motstridiga ändringar låses fakturan automatiskt när en användare öppnar den för granskning:

  • Låset släpps automatiskt när kollegan sparar, backar eller stänger vyn.
  • Om kollegan har lämnat sin arbetsplats kan en Fakturaadministratör häva redigeringslåset genom att klicka på hänglåsikonen i fakturavyn.

Visningsverktyg: Rotera, zooma och öppna i ny flik​

I verktygsfältet direkt ovanför fakturabilden (höger panel i delad vy) finns smarta hjälpmedel:

  • Öppna i ny flik: Öppnar originaldokumentet i fullskärm i webbläsaren.
  • Rotera: Roterar skannade underlag 90 grader vid behov.
  • Zooma: Förstora eller förminska texten med zoomreglagen.
  • Dra i panelgränsen: Du kan dra i skiljelinjen mellan konteringstabellen och fakturabilden för att anpassa bredden efter din skärmstorlek.

Fakturan hoppar över steget "Slutkontroll" – varför?​

Kontrollflöden definieras under Arbetsflöden > Kontrollflöden:

  • Om flödet har ett beloppsvillkor (t.ex. "Endast fakturor över 50 000 kr") går fakturor under denna gräns direkt till slutbokföring efter godkänd attest.
  • För att alla fakturor ska passera slutkontroll, säkerställ att regeln inte har några begränsande filter för leverantör, konto eller belopp.

4. Moms & Öresdifferenser​

Momsen diffar med några ören jämfört med underlaget​

Öresdifferenser beror i regel på skillnader i avrundningsmetod mellan leverantörens fakturasystem och mottagande affärssystem (avrundning per rad kontra avrundning på totalsumman):

  • Winvoice hanterar automatiskt godkända öresdifferenser mot bolagets förvalda konto för Öresavrundning.
  • Kontrollera att ett standardkonto för öresavrundning är angivet under Inställningar > Organisation > Standardkonton.

Hur ändrar jag moms eller fakturabelopp?​

Om en faktura tolkats med felaktigt momsbelopp kan en behörig administratör justera uppgifterna:

  1. Öppna fakturan och klicka på Redigera fakturahuvud.
  2. Korrigera momsbelopp, fakturanummer eller förfallodatum och klicka på Spara.
  3. Konteringsraderna anpassas därefter så att helheten balanserar.

Behöver du ytterligare hjälp?​

Vårt supportteam hjälper gärna till: