Visma.net Financials Integration
Winvoice erbjuder en djupgående, certifierad realtidsintegration med Visma.net Financials via modernt moln-API (REST). Integrationen automatiserar hela leverantörsfakturaprocessen från tolkning och flödesattest till slutbokföring, utbetalning och återrapportering, med fullt stöd för dubbelriktad registersynkronisering (2-way sync), flerfilialsstöd (Multi-Branch), hemleveranskostnader (Landed Costs), inköpsordermatchning och inbyggd ankomstregistrering.
Översikt & Nyckelfunktioner
- Dubbelriktad registersynk (Two-Way Sync): Skapa och redigera bokföringskonton, leverantörer och dimensioner/underkonton direkt inifrån Winvoice under fliken Register. Ändringarna slår omedelbart igenom i Visma.net via API.
- Filialstöd & Huvudbokskontroll (Multi-Branch): Stöd för organisationer med flera filialer (branches) i Visma.net, med automatisk validering av att vald filial har en aktiv redovisningsbok (ledger).
- Asynkron fakturaexport med bakgrundsjobb: Säker överföring via Visma.nets bakgrundsprocessor (
erp-api-background) med automatisk schemalagd statusavstämning och 24-timmars timeout-skydd. - Flexibel bokföringsmodell: Välj mellan Definitivbokning (fakturan skapas i Visma.net först när den är slutattesterad) och Ankomstregistrering / Preliminärbokning (inbyggd ankomstregistrering där prelverifikat skapas direkt och frisläpps med defverifikat vid slutattest).
- Ordermatchning på radnivå: Inläsning av öppna Inköpsordrar (PO) och Inleveranser / Varumottag (PR) från Visma.net med radmatchning, restkvantitetshantering och toleranskontroll.
- Hemleveranskostnader (Landed Costs): Hantering av tull, frakt och tillkommande kostnader på inleveranser med fördelning per kvantitet eller belopp.
- Avancerade dimensioner & underkonton: Automatisk validering av tillåtna koddelskombinationer (Subaccounts) på både fakturarader och inleveransrader (
actualSub). - Projekt & Severa-koppling: Automatisk detektering av projektmodulen vid onboarding, med stöd för projektredovisning och Severa-projekttransaktioner.
- Valutakurser & Periodisering: Automatisk import av periodiseringsnycklar och dagliga valutakurser.
Skapa och ansluta bolag
Innan du ansluter bolaget i Winvoice behöver integrationen förberedas i Visma.net och Visma Connect.
Officiell anslutningsguide
Följ den officiella steg-för-steg-guiden för behörigheter och aktivering i Visma.net App Store:
Steg-för-steg anslutning i Winvoice:
- I Winvoice, klicka på bolagsväljaren längst uppe till höger och klicka på + (Skapa ny organisation).
- Välj Visma Financials som affärssystem och klicka på Nästa.
- Konfigurera anslutningen i dialogen Koppla till Visma Financials:
- Ange Tenant ID: Klistra in ert unika Tenant ID från Visma.net. Fältet kräver ett strikt UUID-format (t.ex.
12345678-abcd-1234-abcd-1234567890ab). - Välj organisation: När Tenant ID har validerats anropar Winvoice automatiskt Visma.net och laddar alla bolag som ert konto har behörighet till. Välj önskat bolag i rullgardinsmenyn Välj en organisation.
- Välj Filial (Branch): Om ert bolag har flera filialer i Visma.net visas en rullgardinsmeny för filial:
- Välj den filial som fakturorna ska tillhöra.
- Viktigt: Winvoice kontrollerar automatiskt om filialen har en egen redovisningsbok (ledger). Om filialen saknar redovisningsbok visas en varningsikon med texten "Den valda filialen saknar redovisningsbok och kan inte bokföras på".
- Funktioner: Aktivera önskade integrationer och tilläggsfunktioner (t.ex. Ankomstregistrering, Projekt, Inköpsorder, Koddelsvalidering).
- Klicka på Anslut:
- Winvoice ansluter säkert mot Visma.net och hämtar kontoplan, valutor och projekt.
- Om bolaget har projekt uppsatta i Visma.net aktiveras projektmodulen automatiskt.
- Status ändras till Ansluten (Grön).
- Slutför grundinställningarna för standardvaluta (t.ex. SEK, NOK, EUR), standardkonton för leverantörsskuld, moms och öresavrundning, och klicka på Spara.
Dubbelriktad registersynkronisering (2-Way Sync)
Winvoice är inte begränsat till att enbart läsa in data. Systemen arbetar i en kontinuerlig tvåvägssynk:
1. Skapa och redigera konton direkt i Winvoice
Behöriga användare kan skapa nya bokföringskonton direkt i Winvoice under Register > Konton:
- Klicka på knappen Nytt konto uppe till höger.
- Fyll i kontonummer (t.ex.
5410), kontonamn och eventuell förvald momskategori. - Klicka på Spara.
- Winvoice sparar kontot lokalt och exporterar det omedelbart till Visma.net via
POST /controller/api/v1/account. Kontot blir genast tillgängligt på konteringsrader och i automatiska konteringsregler.
2. Skapa och uppdatera leverantörer
Nya leverantörer kan läggas till under Register > Leverantörer via knappen Ny leverantör, eller skapas automatiskt direkt från fakturavyn när en ny leverantör tolkas:
- Namn, organisationsnummer, bankgiro/PlusGiro/IBAN och förvalda betalningsvillkor exporteras direkt till Visma.net (
POST /controller/api/v1/supplier). - Ändringar som görs i leverantörsregistret i Visma.net läses in till Winvoice vid varje timmes synkningsjobb.
3. Dimensioner & Koddelar (Underkonton / Subaccounts)
- Under Register > Dimensioner administreras koddelar, kostnadsställen och avdelningar.
- Nya dimensionsvärden kan registreras i Winvoice och synkas över till Visma.net (
POST /controller/api/v1/dimension).
Vad som synkroniseras mellan systemen
| Register / Dataflöde | Riktning | Frekvens | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| Kontoplan / Konton | 2-vägs (Winvoice ↔ Visma.net) | Direkt vid skapande / Varje timme | Skapa konton i Winvoice eller Visma.net. Standardmomskoder och aktiv-status synkas. |
| Leverantörer | 2-vägs (Winvoice ↔ Visma.net) | Direkt vid skapande / Varje timme | Nya leverantörer skapas i Winvoice eller Visma.net. Betalningsuppgifter, villkor och tullflaggor synkas. |
| Koddelar / Underkonton | 2-vägs (Winvoice ↔ Visma.net) | Direkt / Varje timme | Kostnadsställen, avdelningar, projekt och övriga definierade segment. |
| Hemleveranskostnader (Landed Costs) | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Koder för hemleveranskostnader, fördelningsmetod och avräkningskonton. |
| Projekt & Uppgifter | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Projekt och projektuppgifter importeras för kontering på radnivå. |
| Momskategorier | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Momskategorier importeras och kombineras med leverantörens skattezon. |
| Periodiseringsnycklar | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Periodiseringskoder för månatlig fördelning i Visma.net. |
| Valutor & Valutakurser | Visma.net -> Winvoice | Varje timme / Dagligen | Valutakurser för omräkning av utländska fakturor till basvaluta. |
| Bokföringsperioder | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Validering av öppna/stängda perioder för bokföringsdatum. |
| Inköpsordrar & Varumottag | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | Öppna PO och Purchase Receipts för automatisk radmatchning. |
| Fakturor & Verifikat | Winvoice ↔ Visma.net | Asynkront i realtid | Asynkron export via Visma.nets bakgrundsprocessor med automatisk verifikatinsamling. |
| Betalstatus | Visma.net -> Winvoice | Varje timme | När fakturan betalas i Visma.net markeras den som Betald i Winvoice. |
Manuell synkronisering
Behöver du uppdatera registren omedelbart efter att en förändring gjorts i Visma.net? Gå till Inställningar -> Integrationer -> Visma.net och klicka på Synkronisera nu.
Bokföringsmodeller & Asynkron Fakturaexport
Winvoice stödjer två huvudsakliga bokföringsflöden:
1. Definitivbokning (Rekommenderat grundflöde)
- Fakturan inkommer till Winvoice, tolkas automatiskt och skickas ut i attestflödet.
- Inga preliminära verifikat skapas i Visma.net under pågående attest.
- När fakturan har blivit fullständigt attesterad och passerat eventuell slutkontroll exporteras den till Visma.net.
- Fakturan skapas upp i Visma.net med status Öppen (eller Frisläppt) med komplett kontering och bifogad PDF-fakturabild.
2. Ankomstregistrering (Inbyggd preliminärbokning)
Vid ankomstregistrering bokförs fakturan i två steg så att leverantörsskulden och kostnaden syns i redovisningen direkt vid ankomst:
- När fakturan tolkats och skickas ut för attest skapas ett preliminärt verifikat (prelverifikat) i Visma.net med status Ankomstregistrerad.
- Under attestprocessen kan granskare och attestanter justera konteringen fritt i Winvoice.
- När fakturan slutattesteras:
- Winvoice annullerar automatiskt den preliminärbokade fakturan i Visma.net via
VoidInvoice. - En definitiv faktura med slutlig kontering och defverifikat skapas och frisläpps i Visma.net med status Öppen.
- Winvoice annullerar automatiskt den preliminärbokade fakturan i Visma.net via
3. Asynkron bakgrundsbearbetning (erp-api-background)
I Visma.net skapas fakturor asynkront via Visma.nets bakgrundsprocessor:
- När en faktura exporteras från Winvoice initieras ett bakgrundsjobb i Visma.net som tilldelas ett unikt
backgroundId. - Fakturan visas tillfälligt i Winvoice med information om att bearbetning pågår i Visma.net.
- Winvoices schemalagda bakgrundsmotor pollar automatiskt statusen i Visma.net (
CheckPreliminaryStatusrespektiveCheckDefinitiveStatus). - När Visma.net har slutfört bearbetningen hämtas det tilldelade verifikatnumret och registreras på fakturan i Winvoice.
- Timeout-skydd: Om Visma.net inte svarar inom 24 timmar flaggas fakturan för timeout så att den enkelt kan återhämtas eller kontrolleras utan risk för dubbelbokföring.
Hemleveranskostnader (Landed Costs)
Om ni hanterar inköp där tull, frakt eller försäkring ska fördelas över varuvärdet stödjer Visma.net-integrationen Hemleveranskostnader (Landed Costs):
- Koder för hemleveranskostnader: Winvoice läser in uppsatta koder (
LandedCostCode) från Visma.net tillsammans med avräkningskonto och vald fördelningsmetod:- Per kvantitet (
ByQuantity): Kostnaden fördelas proportionellt baserat på antal mottagna artiklar. - Per belopp (
ByCost): Kostnaden fördelas proportionellt baserat på radernas varuvärde.
- Per kvantitet (
- Leverantörsmärkning: Leverantörer kan markeras som hemleverantör (
landedCostSupplier) i Visma.net, vilket synkroniseras till Winvoice. - Koppling mot inleverans: På fakturan kan rader anges som hemleveranskostnader och länkas direkt till motsvarande inleveransnummer (Purchase Receipt). När fakturan bokförs skapas specificerade Landed Costs i Visma.net som justerar lagervärdet korrekt.
Inköpsordrar och Inleveranser (PO-matching)
Om ert företag hanterar inköpsordrar i Visma.net kan modulen för ordermatchning aktiveras under Inställningar -> Integrationer -> Visma.net:
- Inköpsordrar (PO): Öppna inköpsordrar synkas in till Register > Inköpsordrar.
- Inleveranser / Varumottag (PR): Registrerade inleveranser synkas in till Register > Inleveranser. Interna överföringar (Transfer receipts) filtreras automatiskt bort så att endast externa leverantörsinköp hanteras.
- Restkvantitetshantering: Winvoice beräknar dynamiskt redan fakturerad kvantitet (
quantityInvoicedErp) per rad för att säkerställa full kontroll vid delleveranser och delfakturering. - Underkontovalidering (
actualSub): På samma sätt som bokföringskonton valideras även underkonton och koddelskombinationer på inleveransrader mot Visma.nets regelverk. - Radbeskrivningar: Observera att Visma.net har en maximal fältlängd på 255 tecken för radbeskrivningar på inleveranser.
- Automatisk matchning och attestfrihet: Om fakturaradernas antal och á-pris överensstämmer med inleveransen inom bolagets definierade toleransgränser (t.ex. 0 kr i prisavvikelse och 0 % i volymavvikelse) kan fakturan godkännas och slutbokföras direkt utan manuell attest.
Momsberäkning och Validering
I Visma.net beräknas moms utifrån en kombination av leverantörens Momskategori och leverantörens Skattezon (t.ex. Inrikes, EU, Export):
- Momskategori på raden: Varje konteringsrad i Winvoice tilldelas en momskategori från Visma.net (sätts via tolkning, konteringsmall, konteringsregler eller manuellt val).
- Momsraden: Momsbeloppet på fakturan beräknas automatiskt av Visma.net och ska inte konteras på en separat manuell kostnadsrad i Winvoice.
- Validering av moms: I Visma.net under Leverantörsreskontra kan validering aktiveras för att kontrollera att summan av radernas momsbelopp överensstämmer exakt med fakturahuvudets momsbelopp.
Makulering och borttagning av fakturor
När en faktura tas bort eller avvisas i Winvoice hanteras detta synkroniserat i enlighet med gällande redovisningsregler:
- Faktura ej skickad till Visma.net: Fakturan raderas eller flyttas till papperskorgen i Winvoice. Inga spår skapas i Visma.net.
- Ankomstregistrerad faktura: Om fakturan är ankomstregistrerad men ännu inte slutbokförd annulleras den preliminära fakturan automatiskt i Visma.net via
VoidInvoice. - Slutbokförd faktura: Om en faktura som redan är definitivbokad och frisläppt i Visma.net tas bort i Winvoice raderas den inte i Visma.net. Enligt god redovisningssed kan frisläppta transaktioner inte raderas; en eventuell kreditering måste registreras som en separat kreditfaktura i Winvoice eller Visma.net för att reglera skulden.
Vanliga felmeddelanden och lösningar
Här är de vanligaste felmeddelandena vid export till Visma.net och hur de åtgärdas:
1. {"AccountID":"The account is inactive"}
- Orsak: Ett bokföringskonto på fakturan eller på leverantören är inaktiverat i Visma.net. Det vanligaste är att ett inaktivt konto ligger kvar som förvalt kostnadskonto på leverantörskortet, på leverantörsklassen eller på en vald periodiseringsnyckel i Visma.net.
- Åtgärd:
- Kontrollera fakturans konteringsrader i Winvoice och byt ut eventuellt inaktivt konto mot ett aktivt konto under Register > Konton.
- Öppna leverantören i Visma.net och kontrollera fliken Kontolista. Ta bort eller uppdatera inaktiva konton. Kontrollera även leverantörens leverantörsklass.
- Winvoice validerar automatiskt inaktiva konton och varnar innan fakturan exporteras.
2. There is no financial period corresponding to date DD/MM/YYYY
- Orsak: Fakturans bokföringsdatum ligger i en månad som är stängd i Visma.net (eller där leverantörsreskontran är stängd).
- Åtgärd:
- Öppna räkenskapsperioden i Visma.net och kör en registersynk, eller:
- Ändra bokföringsdatumet på fakturan i Winvoice till första tillgängliga datum i en öppen period (se öppna perioder under Register > Perioder).
3. The document is out of the balance
- Orsak: Summan av konteringsradernas nettobelopp matchar inte fakturahuvudets nettobelopp, eller öresavrundningen överskrider tillåten gräns i Visma.net.
- Åtgärd:
- Kontrollera konteringsraderna i Winvoice så att radsumman balanserar mot fakturabeloppet exklusive moms.
- Kontrollera gränsen för öresavrundningsdifferens i Visma.net under Redovisningsinställningar.
4. 'Subaccount' is not found eller Namn på koddel of Subaccount do not exist
- Orsak: En koddelskombination (underkonto) på en konteringsrad eller inleveransrad finns inte uppsatt i Visma.net och inställningen för "Direktregistrering tillåten" är avaktiverad.
- Åtgärd:
- Skapa den saknade koddelen under Register > Dimensioner i Winvoice eller direkt i Visma.net.
- Alternativt, aktivera Direktregistrering i Visma.net under Underkonton om nya kombinationer ska tillåtas skapas automatiskt.
5. Exporten till Visma.net avbröts på grund av tidsgräns och måste skickas om
- Orsak: Visma.nets asynkrona bakgrundsprocessor svarade inte eller slutförde inte fakturaskapandet inom 24 timmar.
- Åtgärd:
- Kontrollera under Integrationer -> Visma.net om Visma.net har driftstörningar i sitt API.
- Kontrollera i Visma.net om fakturan trots allt skapades upp. Om den inte finns i Visma.net kan exporten startas om från Winvoices fakturavy.
6. A document with this supplier ref. already exists for this supplier
- Orsak: En faktura med samma leverantör och fakturanummer är redan registrerad i Visma.net.
- Åtgärd: Kontrollera om fakturan är en dubblett i Visma.net. Om det rör sig om en legitim separat faktura med samma nummer (t.ex. tilläggsfaktura), justera fakturanumret i Winvoice med ett unikt suffix (t.ex.
-1).
Sammanfattning
Integrationen mellan Winvoice och Visma.net Financials erbjuder en komplett, modern molnlösning:
- Arbeta sömlöst med 2-vägssynk för konton, leverantörer och dimensioner.
- Flexibelt stöd för filialer och automatisk huvudbokskontroll.
- Robust asynkron fakturaexport med timeout-skydd och statusavstämning.
- Hantera Landed Costs och automatiserad inköpsordermatchning med restkvantitetsspårning.