Hoppa till huvudinnehåll

Periodisering, Momshantering & Valutor

Korrekt redovisning av periodiserade kostnader, moms och utländska valutor är avgörande för att undvika felaktiga bokslut och manuella korrigeringar i affärssystemet.

Här går vi igenom hur periodiseringskoder, momskonfiguration och valutahantering fungerar i Winvoice.

1. Periodisering & Periodiseringskoder (Deferral Codes)​

När ett företag betalar för en kostnad som avser en längre tidsperiod (t.ex. årlig programvarulicens, försäkring eller lokalhyra) ska kostnaden fördelas jämnt över berörda månader.

Så fungerar det i Winvoice:​

  1. Synkning från affärssystemet: Era uppsatta periodiseringskoder i t.ex. Visma eller Fortnox hämtas automatiskt till Winvoice under Register → Periodiseringskoder.
  2. Koppla periodisering på konteringsraden:
    • Öppna fakturan och gå till konteringsraderna.
    • Välj önskad periodiseringskod i kolumnen Periodisering (t.ex. "12 mån linjär" eller "Kvartalsvis").
    • Ange startperiod (t.ex. 2026-01).
  3. Automatisk bokföring:
    • Vid slutbokföring till affärssystemet skapar Winvoice de underliggande periodiseringsplanerna automatiskt enligt affärssystemets logik.
    • Kostnaden debiteras det förvalda periodiseringskontot (t.ex. konto 1790 - Förutbetalda kostnader) och fördelas därefter månad för månad i affärssystemets huvudbok.

Konteringsrader med periodiseringsfält Konteringsrader med periodiseringsfält

Automatisk tilldelning via konteringsregler:​

Du kan även skapa en Konteringsregel som automatiskt sätter en specifik periodiseringskod så snart en viss leverantör eller ett visst konto (t.ex. IT-abonnemang) konteras.

2. Momshantering & Momsinställningar​

Winvoice hanterar moms på flera nivåer: automatisk beräkning, momskodskoppling och undantagshantering.

Organisationens standardmomskonton:​

Under Inställningar → Organisation → Standardkonton och moms ställer ni in grundläggande momsvärden:

  • Ingående momskonto: Förvalt konto för svensk ingående moms (vanligen 2641 eller 2640).
  • Standardmomssats: Den momssats som används som standard vid nyregistrering (vanligen 25 %).
  • Öresavrundning: Konto för öresavrundning (t.ex. 3740) som fångar upp eventuella öresdifferenser mellan leverantörens faktura och systemets summeringar.

Särskilda momsregler (Inställningar → Moms):​

För mer komplexa scenarier konfigureras särskilda momsinställningar:

  • Momsbefriade leverantörer: För leverantörer som inte är momsregistrerade (t.ex. ideella föreningar, sjukvård eller privatpersoner). Fakturor från dessa leverantörer sätts automatiskt till 0 % moms.
  • Omvänd skattskyldighet (Byggmoms): För fakturor inom byggsektorn där köparen är skattskyldig. Raderna konteras med 0 % moms och styrs till rätt momskod i affärssystemet.
  • EU-moms & Importmoms: Automatisk identifiering av utländska momsnummer och korrekt hantering av förvärvsmoms.

Momsinställningar och momssatser Momsinställningar och momssatser

3. Valutahantering & Utländska Fakturor​

När en faktura tas emot i utländsk valuta (t.ex. EUR, USD, NOK):

  1. Valutaavkänning: Tolkningsmotorn läser automatiskt av fakturans valuta och belopp i utländsk valuta.
  2. Växelkurs: Winvoice hämtar aktuell växelkurs från ert affärssystem eller valutaregister.
  3. Visning i gränssnittet:
    • På fakturan visas både beloppet i fakturans originalvaluta och motsvarande belopp omräknat till organisationens basvaluta (SEK).
    • Konteringsraderna balanseras i både utländsk valuta och basvaluta.
  4. Export till ERP: Fakturan exporteras med både utländskt belopp och bokfört basbelopp, vilket säkerställer att eventuella kursdifferenser vid framtida betalning hanteras korrekt av affärssystemets leverantörsreskontra.
Kontrollera valutaregistret

Om en ny valuta saknas kan ni gå till Register → Valutor för att kontrollera att valutan är aktiv och har en gällande växelkurs.