Videoguide: Winvoice på 15 minuter
Välkommen till vår officiella videogenomgång av Winvoice! I denna film (15:12 minuter) guidar Joakim dig genom hela systemet och visar hur Winvoice frigör tid och automatiserar leverantörsfakturahanteringen från mottagande till slutbetalning.
▶Winvoice Videoguide15:12 min
Snabbnavigering bland kapitel:Klicka på ett kapitel eller tidsstämpel i guiden nedan för att hoppa i videon.
Hoppa direkt i videon
Klicka på något av kapitlen i videospelaren ovan eller på rubrikerna i kapitelindelningen nedan för att hoppa direkt till det avsnittet här på sidan!
Kapitelindelning & Genomgång
00:00 - Introduktion & Kärnfilosofi
- Specialistlösning: Winvoice är byggt för att ta hand om hela kedjan: ta emot, tolka, kontera, godkänna, attestera och exportera leverantörsfakturor till ekonomisystemet.
- Dubbelriktad integration: Hämtar normalt all masterdata från ekonomisystemet (leverantörer, konton, kostnadsställen, projekt) och skickar över godkända fakturor för utbetalning och slutbokföring.
- Flexibel inloggning: Stöd för både Single Sign-On (SSO) via Visma-konto och inloggning med e-postadress och lösenord.
01:20 - Administratörens Vy & Flerbolagshantering
- Spindeln i nätet: Administratören möts av en samlad instrumentpanel för att övervaka att fakturorna går dit de ska och hanteras i tid.
- Flerbolag i samma vy: Med ett enkelt klick i bolagsväljaren kan du visa fakturor från ett enskilt bolag eller alla bolag samtidigt i en och samma gemensamma inkorg.
- Statusuppdelning: Snabb överblick över fakturor som ligger under attest, ankomstregistrering eller väntar på åtgärd.
- Läs mer i vår guide för Översikt & Dashboard.
02:40 - Arbetsflöden & Touchless Autoattest
- Hur flöden byggs upp: Principen bygger på logiska villkor: Kriterier (När ska något ske?) och Åtgärder (Vad ska hända?).
- Touchless flöden: Exemplet visar en återkommande faktura från Telenor på exakt 1 500 kr. När villkoren uppfylls appliceras en konteringsmall automatiskt, fakturan attesteras och skickas direkt till betalning – helt utan manuell handpåläggning!
- Logiska operatorer: Stöd för kombinerade regler med OCH / ELLER (t.ex. Leverantör = Telenor OCH Belopp < 5000 kr).
- Läs mer i guiden för Automatiska flöden & Autoattest.
04:30 - Slutkontroll (Ekonomiavdelningens stickprov)
- Extra säkerhetsspärr: Ekonomiavdelningen kan kasta ett sista öga på fakturan innan export.
- Typiska kontrollkriterier:
- Fakturor med representation eller särskilda momssatser.
- Fakturor som överstiger ett visst belopp (t.ex. över 50 000 kr).
- Fakturor där någon attestant ändrat i konteringen ute i flödet.
- Läs mer i guiden för Kontrollflöden.
05:20 - Register, Taggar & Återanvändning i Regler
- Flexibel gruppering med taggar: Skapa taggar för att märka leverantörer (t.ex. "Avtalsleverantörer", "Bankleverantör").
- Regelarv: När du sätter upp konteringsregler eller flöden baserade på en tagg, behöver du inte uppdatera reglerna när en ny leverantör tillkommer. Ge bara den nya leverantören taggen, så tillämpas alla regler automatiskt!
- Läs mer i guiden för Taggar.
06:40 - Dubbelriktad Synk: Skapa Leverantör Direkt i Winvoice
- Skapa i farten: Om en brådskande faktura anländer från en ny leverantör kan behöriga användare skapa upp leverantören direkt inifrån Winvoice och skjuta över uppgifterna till affärssystemet.
- Stöd för fler register: Samma princip gäller för att lägga upp nya projekt, konton och kostnadsställen.
- Läs mer under Register & Inställningar.
08:00 - Rollbaserad Organisation & Användargrupper
- Roller istället för personkoppling: Skapa roller (t.ex. "HR-chef"). När en medarbetare byter tjänst kopplar man bara den nya personen till rollen. Den nya användaren ärver omedelbart all historik, attestgränser och flöden.
- Användargrupper: Gruppera medarbetare (t.ex. "Leverantörsreskontra Nord") som tillsammans delar på attest- och granskningsuppgifter.
- Läs mer under Användare & Inbjudningar.
09:30 - Mobilappar & Fri Prismodell
- Appar för iOS och Android: Attestera, granska och godkänn fakturor direkt i mobilen när du är på språng.
- Ingen licenskostnad per användare: Winvoices prismodell begränsar inte antalet användare eller bolag. Alla som behöver attestera kan få ett konto utan extra licensavgifter.
10:20 - Fakturadetaljvyn & Delad Skärm
- Delad arbetsvy: Faktura-PDF till höger och tolkade konteringsrader till vänster.
- Bilagor: Visa befintliga bilagor eller dra och släpp in nya kompletterande underlag till fakturan.
- Intern logg & dialog: Skriv anteckningar direkt på fakturan som kollegor och attestanter kan läsa i flödet.
- Läs mer i Fakturahantering & Kontering.
11:30 - Verktygsmenyn (Skiftnyckeln): Framtida Flöde & Direktmejl
- Se framtida flöde: Klicka på skiftnyckeln nere till vänster för att se fakturans fulla resa: Varifrån kom fakturan och vem får den i nästa steg när jag godkänner?
- Skicka e-post inifrån fakturan: Behöver du fråga leverantören om ett artikelpris eller ställa en fråga till en kollega? Skicka mejl direkt inifrån Winvoice – fakturauppgifter och referenser följer med automatiskt.
- Makulering: Möjlighet att makulera fakturan om underlaget är felaktigt.
12:30 - Drag & Drop samt Okänd Leverantör
- Dra och släpp var som helst: Släpp en PDF-fil var som helst på skärmen för att starta direkt AI-tolkning.
- Hantering av okänd leverantör: Om leverantören inte känns igen visas en gul varningsflagga. Klicka på varningen för att koppla mot en befintlig leverantör i registret eller skapa upp leverantören direkt med tolkad data.
13:40 - Fakturasök: Fritext (OCR) & Kombinerade Filter
- Sök på alla ord och siffror: Tack vare OCR-tolkning kan du fritextsöka på artikelnummer, gatuadresser, referenser eller produktnamn i alla historiska fakturor.
- Anpassningsbara filterrader: Kombinera fritext med fasta parametrar som leverantör, beloppsintervall, datum, bokföringsperiod och taggar.
- Läs mer i guiden för Fakturasök.