Introduksjon til arbeidsflyter i Winvoice
Winvoices regelmotor automatiserer fakturaens reise gjennom organisasjonen fra ankomst til sluttbokføring. I stedet for å behandle hver faktura manuelt kan du sette opp intelligente regler som forkonterer linjer, ruter fakturaer til rette personer, bygger flertrinnsattest og gjennomfører automatisk sluttkontroll.
I Winvoice er arbeidsflytene inndelt i tre distinkte flyttyper under menyen Arbeidsflyter, tilsvarende fakturaens tre faser i systemet:
De tre flyttypene i produktet
| Fane i produktet | Når trigges flyten? | Omfang | Hovedformål | Unike parametere & handlinger |
|---|---|---|---|---|
| Inngående | Direkte ved import & tolkning | Hele fakturaen | Forkontere, sette betalingsbetingelser, sende til attest eller auto-attestere | Leverandør, referanse, fakturatype (kredit/debet), konteringsmal, direkte auto-attest |
| Attest | Når en konteringslinje godkjennes | Enkeltlinje (linjevis) | Bygge attestkjeder, beløpsgrenser og eskaleringer | Forrige attestant, linjebeløp, spesifikk konto/prosjekt per linje, leverandørens attestant |
| Kontroll | Når samtlige linjer er ferdigattestert | Hele fakturaen | Økonomiavdelingens sluttkontroll før eksport til økonomisystemet | Totalbeløp, stikkprøvekontroll, tildele spesifikk kontrollør/regnskapsfører, tagger |
Felles prinsipper for alle flyter
Uansett hvilken flyttype du arbeider med, bygger alle flyter i Winvoice på de samme logiske prinsippene:
1. Prioritetsrekkefølge (Ovenfra og ned)
Flytregler evalueres alltid i den rekkefølgen de vises i listen, fra topp til bunn:
- Første treff vinner: Når en faktura eller linje evalueres, kjøres den første flyten hvis vilkår er oppfylt.
- Endre rekkefølge: Du kan enkelt endre prioritet ved å dra og slippe en flyt opp eller ned i listen.
- Plasser spesifikke regler øverst: Legg alltid mer detaljerte regler (f.eks. for en spesifikk leverandør og et visst beløp) høyere opp enn generelle regler.
2. Vilkårsbyggeren ("Når skal det skje?")
Hver regel definerer når den skal aktiveres:
- Gjelder alltid: Flyten slår inn på alle fakturaer/linjer uansett innhold (godt som et generelt bunnfløte nederst i listen).
- Og-vilkår (innen samme gruppe): Samtlige vilkår i gruppen må være oppfylt samtidig for at regelen skal trigges.
- Eller-vilkår (mellom grupper): Oppretter alternative vilkårsgrupper. Regelen slår inn dersom enten Gruppe 1 eller Gruppe 2 er oppfylt.
3. Overskriv verdier (Override)
Hver flyt har en innstilling for Overskriv eventuelle verdier:
- Aktivert: Flytens handlinger erstatter eventuelle verdier som tidligere er tolket fram av systemet eller angitt i tidligere trinn.
- Deaktivert: Flytens handlinger fyller kun ut felter som fortsatt er tomme, og lar eksisterende verdier stå urørt.
Fordyp deg i de enkelte flyttypene
Les våre detaljerte håndbøker for å konfigurere hver flyttype:
- Inngående flyter: Automatiser import, tolkning, malkobling og berøringsfri attest (Touchless).
- Attestflyter: Bygg sikre attestkjeder, beløpsgrenser og flertrinnsattest per konteringslinje.
- Kontrollflyter: Konfigurer sluttkontroll, stikkprøver och økonomikontroll før bokføring.
- Fire øyne-prinsippet: Sikre at minst to unike personer godkjenner hvert underlag.