Hoppa till huvudinnehåll

Fakturaadresser & Inläsning av fakturor

Winvoice är utformat för helautomatiserad fakturamottagning via två huvudsakliga digitala kanaler: E-faktura via Peppol och E-post (PDF/TIFF) med automatisk dataextraktion.

Här går vi igenom hur inläsningskanalerna fungerar och hur ni sätter upp era fakturaadresser.

Fakturans väg genom WinvoiceHelautomatiserat flöde från ankomst till bokföring
Steg 1

Mottagning

  • E-faktura via Peppol / AutoInvoice
  • E-postfaktura (PDF / TIFF) via AutoScan
Steg 2

Tolkning & Kontroll

  • Automatisk OCR-dataextraktion
  • Leverantörsmatchning & dublettkontroll
Steg 3

Attest & Bokföring

  • Regelstyrt attestflöde & granskning
  • Automatisk export till affärssystem

1. E-postfakturor (PDF / TIFF)​

Varje organisation i Winvoice tilldelas en unik e-postadress dit era leverantörer skickar sina PDF-fakturor.

Hitta er organisations fakturaadress:​

  1. Gå till Inställningar → AutoInvoice.
  2. Under sektionen AutoScan hittar ni fältet Mejladress AutoScan (med en smidig kopieringsknapp). Det är till denna adress PDF-fakturor skickas för automatisk skanning och dataextraktion.
  3. Ni kan välja att ge denna adress direkt till era leverantörer, eller sätta upp en automatisk vidarebefordran (forwarding) från er vanliga fakturamejl (t.ex. faktura@ertforetag.se vidarebefordras automatiskt till er AutoScan-adress).

Regler för e-postinläsning:​

  • Format: Godkända format är PDF och TIFF.
  • En faktura per fil: Varje bifogad fil behandlas som en separat faktura. Om ett mejl innehåller två separata PDF-filer skapas två fakturor i Winvoice.
  • Bilagor och specifikationer: Om en faktura har bilagor rekommenderas att de sparas i samma PDF-fil som fakturan, alternativt laddas upp manuellt som kompletterande bilaga i efterhand.
  • Brödtext i mejlet: Information i själva mejlet tolkas inte som fakturainformation. All fakturadata måste framgå i den bifogade PDF-filen.

2. E-faktura via Peppol & AutoInvoice​

E-faktura är den snabbaste och säkraste inläsningsmetoden. Fakturans innehåll skickas som strukturerad data (XML), vilket innebär att belopp, OCR-nummer, förfallodatum och radartiklar läses in med 100 % exakthet helt utan risk för tolkningsfel.

Aktivera Peppol-mottagning:​

  1. Gå till Inställningar → AutoInvoice & Peppol.
  2. Verifiera att er organisations organisationsnummer och momsregistreringsnummer (VAT-nr) är korrekt ifyllt.
  3. Klicka på Aktivera mottagning i Peppol.
  4. När registreringen är klar registreras ert företag i det europeiska Peppol-registret (ELMA). Era leverantörer kan nu automatiskt hitta er och skicka elektroniska fakturor direkt från sina affärssystem.

Sammanfattning: Bästa praxis för fakturamottagning​

KanalFördelarLämplig för
Peppol / E-faktura100 % exakt data, ingen tolkningsfördröjning, radartiklar matchas direktAlla leverantörer som kan skicka e-faktura
E-post (PDF)Enkelt för leverantören, flexibelt, automatisk OCR-tolkningMindre leverantörer och internationella fakturor
Undantagsfall: Manuell registrering

Winvoice är utformat för att alla fakturor ska tas emot och tolkas helt digitalt via e-faktura eller e-post. Skulle ni i sällsynta undantagsfall ta emot ett fysiskt pappersunderlag eller internt verifikat som inte kan skickas digitalt, finns möjlighet till manuell registrering under Fakturor → Skapa ny.