Hoppa till huvudinnehåll

Konteringsregler – Automatiska villkorsstyrda konteringsregler

Komplett guide för konteringsregler i Winvoice: villkorsstyrd förifyllning, tvingande dimensioner, trigger-faser (före/under/efter attest) och ERP-synkroniserade regler.

Översikt: Automatisk styrning och förifyllning av kontering​

Med konteringsregler kan administratörer automatisera konteringen genom att sätta upp regler som förutfyller eller begränsar konton, kostnadsställen och projekt baserat på fakturans information.

Genom att kombinera villkor och åtgärder minimeras manuell inmatning och risken för felaktiga kombinationer elimineras:

  • Tvingande värden: När en viss leverantör väljs sätts alltid ett förbestämt kostnadsställe och konto.
  • Tillåtna kombinationer: Säkerställ att vissa konton enbart får kombineras med godkända projektkoder.
  • ERP-synkronisering: Regler som är definierade i ert affärssystem (t.ex. Fortnox eller Visma) synkroniseras automatiskt och markeras med en tydlig låsikon.

Konteringsregler hanteras under Inställningar → Konteringsregler.

Översikt över konteringsregler Översikt över konteringsregler

1. Skapa och konfigurera en konteringsregel​

Gå till Inställningar → Konteringsregler och klicka på knappen Skapa ny (eller klicka på en befintlig regel i listan för att redigera den).

Skapa konteringsregel med trigger-faser Skapa konteringsregel med trigger-faser

Fyll i regelns grundläggande uppgifter:

  • Namn: Ett tydligt namn som beskriver regeln (t.ex. Santander – Kostnadsställe Stockholm & Tillåtna Projekt eller Tele2 – Automatisk förifyllning telekomkonto).
  • Beskrivning: Valfri beskrivning som förklarar regelns syfte och logik.
  • Aktiv regel: Växla mellan aktivt och inaktivt läge med växlingsknappen.
  • Skriv över eventuella värden (Override):
    • Om aktiverat skriver regeln över tidigare tolkade eller manuellt satta värden.
    • Om inaktiverat fyller regeln endast i tomma fält.

2. Trigger-faser – "När ska regeln köras?"​

I toppen av regeln kan du välja i vilka faser av fakturans livscykel som regeln ska vara aktiv:

  • Före attest: Regeln exekveras automatiskt direkt vid fakturans ankomst och tolkning, innan första attestant öppnar den.
  • Under attest: Regeln aktiveras dynamiskt i fakturavyn medan attestanter granskar och redigerar konteringsraderna.
  • Efter attest: Regeln utvärderas vid slutkontrollen före slutbokföring till affärssystemet.

Du kan aktivera en, två eller samtliga tre faser beroende på regelns syfte.

3. Villkor och Åtgärder​

Villkor – "När ska det ske?"​

Bestäm vilka fakturor eller konteringsrader som regeln ska appliceras på:

  • Gäller alltid: Regeln körs oavsett fakturans egenskaper.
  • Anpassade villkor: Matcha mot specifika registerposter (t.ex. När Leverantör = Santander Consumer Bank eller När Köparreferens = IT-avdelningen). Klicka på + för att kombinera flera villkor med och-logik.

Skapa ny konteringsregel med villkor och åtgärder Skapa ny konteringsregel med villkor och åtgärder

Åtgärder – "Vad ska ske?"​

Under åtgärdssektionen ställer du in vad som ska hända med fakturans kontering:

  • Tvingande värden (Sätt till): Sätter automatiskt ett specifikt värde (t.ex. sätt Kostnadsställe = 1 Stockholm). Fältet låses eller förifylls automatiskt.
  • Begränsade val (Begränsad till / Någon av): Begränsar valmöjligheterna i söklistan till enbart godkända alternativ (t.ex. tillåt enbart val mellan Projekt 1 och Projekt 2).
  • Klicka på + Och för att styra flera dimensioner och konton i samma regel.

Klicka på Spara när du är klar.

4. ERP-regler och Konteringskombinationer​

  • Låsta ERP-regler: Regler som hämtats direkt från affärssystemets kontoregler visas med en låsikon och etiketten ERP-regel. Dessa regler speglar affärssystemets valideringskrav och kan inte skrivas över av vanliga regler.
  • Tillåtna kombinationer: Om affärssystemet kräver att vissa konton alltid måste ha ett projekt eller kostnadsställe markerar Winvoice detta med etiketten Tillåten konteringskombination.

5. Hantera befintliga konteringsregler​

  • Stegvis navigering (Record Stepper): Bläddra fram och tillbaka mellan olika konteringsregler via navigeringspilarna i sidhuvudet (< Föregående | Nästa >) utan att återgå till listvyn.
  • Verktygsmenyn (Skiftnyckeln):
    • Kopiera regel: Skapar en dubblett som nytt utkast – perfekt när liknande regler ska sättas upp för flera olika leverantörer.
    • Ändringshistorik (Changelog): Fullständig revisionslogg över vem som skapat eller ändrat regeln och när.
    • Ta bort: Raderar regeln permanent.