Fakturareferenser & Referensregler
I Winvoice kan du automatisera fakturahanteringen genom att koppla leverantörens tolkade köparreferens (Buyer Reference) till förvalda registerposter. När en faktura anländer och dess tolkade referens matchar en uppsatt regel tilldelas fakturan automatiskt rätt attestant, projekt, kostnadsställe eller konto utan manuell handpåläggning.
Referensregler administreras under Inställningar → Fakturareferenser.
1. Hur referensregler fungerar
När fakturans tolkning är klar söker systemet igenom era aktiva referensregler:
- Automatisk tilldelning: Om tolkad referens på fakturan (t.ex. Beställar-ID: 1042 eller Ref: Anna A) matchar ett villkor fylls motsvarande värden automatiskt i på konteringsraden eller i attestantfältet.
- Skiftlägesokänslig matchning: Reglerna skiljer inte på versaler och gemener (anna.andersson matchar lika väl som Anna.Andersson).
- Kombinerade register: En enda tolkad referens kan sätta flera värden samtidigt – exempelvis både en ansvarig attestant och ett specifikt kostnadsställe.
2. Skapa en referensregel manuellt
- Gå till Inställningar → Fakturareferenser och klicka på Skapa ny (eller klicka på en befintlig regel i listan för att redigera den).
- Ange ett Namn och en valfri beskrivning för regeln.
- Klicka på Lägg till fakturareferensregel och välj vilket register som ska styras:
- Attestant: Tilldelar fakturan direkt till rätt handläggare.
- Projekt: Sätter ett specifikt projekt på konteringsraden.
- Kostnadsställe / Bärare: Förifyller kostnadsställe eller dimension.
- Konto: Anger förvalt kostnadskonto.
Välj matchningsmetod
Bestäm hur den tolkade textsträngen ska jämföras:
- Lika med / Inte lika med: Exakt överensstämmelse med angivet värde.
- Innehåller: Matchar om referensen innehåller angiven delsträng (t.ex. om referensen "Beställning #4500" innehåller "4500").
- Börjar med / Slutar med: Matchar mot textens inledning eller avslutning.
- Namn som referens: Matchar automatiskt om referensen motsvarar namnet på en post i systemets register.
- E-post som referens: Matchar om tolkad referens är en användares e-postadress.
- Kod / Nummer som referens: Matchar mot registerkod eller användarnummer.
Klicka på + för att lägga till fler matchningsrader i samma regel, och avsluta med Spara.
3. Importera referensregler via Excel
Om ert företag har många referenser, eller om beställarreferenser anges som initialer, anställningsnummer eller externa koder, är det smidigast att underhålla reglerna via Excel:
- Klicka på knappen Importera Excelfil uppe till höger i referensvyn.
- Ladda ner systemets färdiga Excel-mall via länken i dialogrutan.
- Fyll i kolumnerna:
- Referens: Den textsträng som leverantören anger på fakturan.
- Registertyp: Vilket register som ska styras (Attestant, Projekt, Kostnadsställe etc.).
- Målvärde: Användarnamn, projektnummer eller kontonummer.
- Ladda upp den ifyllda filen och granska förhandsvisningen innan du slutför importen.
4. Administrera befintliga regler
- Stegvis navigering (Record Stepper): När du granskar eller redigerar en referensregel kan du bläddra direkt till föregående eller nästa regel via pilarna i sidhuvudet (
< Föregående | Nästa >). - Verktygsmenyn (Skiftnyckeln):
- Ändringshistorik (Changelog): Fullständig revisionslogg över vem som skapat eller ändrat regeln och när.
- Kopiera regel: Skapar ett nytt utkast baserat på en befintlig regel.
- Ta bort: Raderar regeln permanent.