Hoppa till huvudinnehåll

Vikariat vid frånvaro

När en attestant eller administratör är borta på grund av semester, sjukdom eller föräldraledighet kan du sätta upp ett vikariat. Med ett aktivt vikariat styrs fakturorna automatiskt till den utsedda vikarien utan att ni behöver göra några ändringar i organisationens fasta attestflöden eller regler.

1. Hur vikariat fungerar​

  • Automatisk köomdirigering: Under vikariatsperioden visas den frånvarande användarens fakturor i vikariens personliga fakturaöversikt under statusen Vikarie.
  • Bevarad åtkomst: Den ordinarie attestanten behåller full åtkomst och kan fortfarande granska och godkänna sina fakturor vid behov.
  • Fullständig revisionsspårbarhet: När en vikarie godkänner en faktura registreras händelsen i fakturaloggen med vikariens namn och det faktiska datumet och klockslaget då attesten genomfördes. Det framgår alltid tydligt vem som har attesterat och för vems räkning.
  • Gruppattest & Turordning: Om den ordinarie användaren ingår i en användargrupp med definierad attestordning tar vikarien den ordinarie användarens plats i kön (aktuellt turordningsnummer visas vid hovring).

2. Skapa ett vikariat​

Ett vikariat kan skapas antingen av användaren själv eller av en fakturaadministratör.

Skapa som användare (Min profil)​

  1. Klicka på din profilbild eller ditt namn uppe till höger och välj Redigera profil.
  2. Scrolla ner till sektionen Vikariat och klicka på Lägg till vikariat.
  3. Välj vem som ska vara din vikarie i listan.
  4. Ange Startdatum och Slutdatum för frånvaron.
  5. Klicka på Spara.

Lägg till vikariat med användarval och datumintervall Lägg till vikariat med användarval och datumintervall

Skapa som administratör​

Fakturaadministratörer kan lägga upp och administrera vikariat för samtliga användare i organisationen:

  1. Gå till Inställningar → Användare.
  2. Klicka på den användare som ska ha en vikarie.
  3. Klicka på Lägg till vikariat under användarens inställningar.
  4. Välj vikarie samt tidsperiod och klicka på Spara.

Efter att vikariatet har sparats visas det med datumintervall och en grön statusindikator (Aktiv) under sektionen Dina vikarier:

Aktivt vikariat på användarens profilsida Aktivt vikariat på användarens profilsida

3. Hantera fakturor som vikarie​

När du är utsedd till vikarie dyker fakturorna upp i ditt vanliga arbetsflöde:

  • Fakturaöversikt: Fakturorna visas i din lista över Fakturor att hantera, märkta med statusbrickan Vikarie.
  • Attestera eller neka: Du granskar, konterar och attesterar fakturan precis som dina egna fakturor.
  • Anteckningar & Dialog: Du kan lägga till interna anteckningar som blir synliga för den ordinarie användaren när denne återvänder.

Fakturaöversikt med fakturor att hantera Fakturaöversikt med fakturor att hantera

4. Avsluta eller ändra ett vikariat​

Vikariatet avslutas automatiskt vid midnatt efter det angivna slutdatumet. Om du återvänder tidigare från ledigheten eller behöver byta vikarie kan du när som helst:

  1. Öppna din profil (eller användarinställningarna som administratör).
  2. Klicka på pennikonen för att förlänga/förkorta perioden, eller på papperskorgen för att ta bort vikariatet med omedelbar verkan.