Hoppa till huvudinnehåll

Register & Grundregister

För att säkerställa att fakturor tolkas, konteras och attesteras med högsta precision upprätthåller Winvoice en uppsättning centrala register under huvudmenyn Register. Dessa register hålls kontinuerligt synkroniserade med ert anslutna affärssystem via vår ERP-integration, men Winvoice har även fullt stöd för dubbelriktad synkronisering (2-way sync) – vilket innebär att du kan skapa och redigera konton, leverantörer, dimensioner och projekt direkt i Winvoice och få dem automatiskt exporterade till affärssystemet.

Menystruktur för Register​

I Winvoices vänstermeny under huvudrubriken Register hittar du:

  1. Leverantörer: Komplett leverantörsreskontra, betalningsuppgifter och kopplade standardkonton.
  2. Kontoplan / Konton: Bokföringskonton, momskopplingar och aktiv-status.
  3. Projekt: Projekt och projektuppgifter för projektredovisning.
  4. Dimensioner / Koddelar: Kostnadsställen, avdelningar, underkonton och bärare.
  5. Inköpsordrar: Öppna och matchade inköpsordrar från affärssystemet.
  6. Inleveranser: Varumottag (Purchase Receipts) kopplade till orderavstämning.
  7. Momskoder: Skattesatser och momskategorier för inrikes och utländsk handel.
  8. Valutor: Valutaregister och automatiska växelkurser.
  9. Periodiseringsnycklar: Fördefinierade koder för månatlig periodisering.
  10. Bokföringsperioder: Öppna och stängda räkenskapsmånader och ankomstvalidering.
  11. Måttenheter (UOM): Enheter för radspecifikation och ordermatchning (st, tim, kg, etc.).

Gemensamma funktioner i alla register​

Samtliga registervyer i Winvoice delar ett enhetligt och kraftfullt tabellgränssnitt:

  • Sökning och snabbfiltrering: Sök direkt på nummer, kod, namn eller extern referens med omedelbar filtrering i tabellen.
  • Kolumnsortering: Sortera stigande eller fallande på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken.
  • Excel-export: Exportera registerdata till Excel via exportknappen. Exporten respekterar alltid dina aktiva filter och din valda kolumnsortering.
  • Skapa och redigera direkt: Skapa nya poster via knappen uppe till höger. För integrerade system med 2-vägssynk (t.ex. Visma.net och Fortnox) exporteras ändringarna omedelbart till affärssystemet.
  • Aktiv / Inaktiv status: Inaktiverade poster kan döljas i standardlistan men behålls för historisk spårbarhet. Systemet spärrar automatiskt mot att inaktiva konton, leverantörer eller projekt väljs på nya fakturor.
  • Paginering: Välj önskat antal rader per sida och bläddra snabbt mellan sidor.

Kontoplan & Skapa nya konton (2-vägssynk)​

Kontoplan i Winvoice Kontoplan i Winvoice

Under Register > Konton (eller Register > Kontoplan) listas alla aktiva och inaktiva bokföringskonton.

Skapa ett nytt konto i Winvoice:​

  1. Gå till Register > Konton.
  2. Klicka på knappen Nytt konto uppe till höger.
  3. Fyll i kontouppgifterna:
    • Kontonummer: T.ex. 5410 eller 6540.
    • Kontonamn / Beskrivning: T.ex. Programvarulicenser eller IT-tjänster.
    • Förvald momskod: Den momskod som automatiskt ska föreslås när kontot väljs på en konteringsrad.
  4. Klicka på Spara.
Omedelbar export till affärssystemet

När du sparar kontot skapas det i Winvoices lokala databas och skjuts omedelbart över via REST API till ert affärssystem (t.ex. Visma.net Financials via POST /controller/api/v1/account eller Visma Spiris). Kontot blir genast sökbart och valbart för attestanter och konterare.

Aktiv / Inaktiv status & skydd mot felkontering:​

  • Konton som inaktiveras i affärssystemet markeras automatiskt som inaktiva vid nästa registersynk.
  • Winvoice har inbyggda valideringsregler som spärrar fakturor från att sparas eller exporteras med inaktiva konton. Detta förhindrar vanliga API-fel såsom {"AccountID":"The account is inactive"} i Visma.net.

Leverantörsregister & Skapa nya leverantörer​

Leverantörsregister i Winvoice Leverantörsregister i Winvoice

Under Register > Leverantörer administreras alla godkända leverantörer:

  • Skapa leverantör manuellt: Klicka på Ny leverantör, ange organisationsnummer, namn, betalningsuppgifter (Bankgiro, PlusGiro eller IBAN), förvalt kostnadskonto och betalningsvillkor.
  • Skapa leverantör direkt vid tolkning: När en faktura från en helt ny leverantör anländer och tolkas av AI-motorn visas en snabbknapp för att registrera leverantören direkt från fakturavyn. De tolkade uppgifterna sparas och exporteras till affärssystemet i realtid.
  • Dubbelriktad synk: Leverantörsuppdateringar synkas i 2-vägssynk mot affärssystem som Visma.net, Fortnox, Visma Spiris och Unimicro.

Dimensioner, Kostnadsställen & Koddelar​

Under Register > Dimensioner hanteras organisationens styrningsdimensioner:

  • Kostnadsställen & Avdelningar: Skapa och redigera dimensioner som kan knytas till användargrupper, attestflöden och konteringsrader.
  • Visma.net Underkonton / Koddelar: Winvoice importerar alla definierade koddelssegment. Nya koddelskombinationer kan tillåtas via direktregistrering eller läggas upp manuellt i Winvoice.

Bokföringsperioder​

Under Register > Bokföringsperioder övervakas företagets öppna och stängda redovisningsmånader:

  • Validering i realtid: När en faktura skickas ut på attest eller slutbokförs validerar Winvoice att bokföringsdatumet tillhör en öppen period (både huvudbok och leverantörsreskontra).
  • Automatiskt datumförslag: Om en faktura inkommer för en redan stängd månad kan Winvoice automatiskt föreslå första datumet i närmaste öppna period för att undvika synkningsfel mot ERP.

Momskoder & Skattesatser​

Under Register > Momskoder finns företagets momskoder:

  • Standardmoms: 25 %, 12 % och 6 % (Sverige) samt 25 %, 15 % och 12 % (Norge).
  • Omvänd byggmoms: Momskod för inköp inom byggsektorn där köparen är skattskyldig.
  • Momsfritt & EU-förvärv: Koder för momsfria inköp samt omvänd skattskyldighet för varor och tjänster inom EU.

Valutor & Växelkurser​

Under Register > Valutor hanteras valutor och dagliga växelkurser:

  • Basvaluta: Bolagets redovisningsvaluta (SEK, NOK, EUR etc.).
  • Automatiska kurser: Winvoice uppdaterar automatiskt växelkurser från affärssystemet eller centralbanker.
  • Vid hantering av utländska fakturor räknas alla belopp automatiskt om till basvalutan för intern kontroll, statistik och attestgränser.

Inköpsordrar & Inleveranser​

  • Register > Inköpsordrar: Översikt över alla öppna och delvis fakturerade inköpsordrar importerade från affärssystemet.
  • Register > Inleveranser: Översikt över registrerade varumottag (Purchase Receipts).
  • Se vidare vår fördjupade guide om Order och avstämning.