Hoppa till huvudinnehåll

Inleveranser, Varumottag & Radmatchning

För företag med lager, tillverkning eller omfattande inköp räcker det ofta inte med att bara matcha en faktura mot en lagd inköpsorder – man måste säkerställa att godset faktiskt har tagits emot och godkänts på lagret.

I Winvoice kallas detta Inleveransmatchning (Purchase Receipts). Här förklarar vi hur flödet från inköpsorder och varumottagning till automatisk fakturaavstämning fungerar.

1. Vad är skillnaden mellan Inköpsorder och Inleverans?​

  • Inköpsorder (Purchase Order): Det avtal eller den beställning som skickades till leverantören (vad vi beställde och till vilket pris).
  • Inleverans (Purchase Receipt): Den fysiska godsmottagningen som kvitterats på lagret (vad vi faktiskt fick och i vilket skick).
  • Faktura: Det leverantören kräver betalt för.

Genom att matcha fakturan mot Inleveransen förhindras att ni betalar för varor som är restnoterade, skadade eller ännu inte levererade.

2. Fliken Inleveranser på fakturasidan​

När er organisation har integration med stöd för varumottag (t.ex. Visma.net, Visma Administration eller affärssystem med lagermodul), aktiveras fliken Inleveranser / Varumottag automatiskt i fakturavyn:

  1. Öppna fakturan. I huvudets flikmeny visas en dedikerad flik för Inleveranser.
  2. Winvoice söker automatiskt fram öppna inleveranser och inköpsorder från samma leverantör.
  3. Systemet jämför fakturans tolkade radartiklar, artikelnummer och antal mot inleveransens rader.

Inleveranser och varumottag på fakturasidan Inleveranser och varumottag på fakturasidan

3. Radmatchning & Avvikelsehantering​

När en inleverans kopplas till fakturan sker en radvis jämförelse:

Färgkodad status:​

  • 🟢 Grön (Exakt matchning): Antal och pris stämmer överens mellan faktura och inleverans. Raderna godkänns automatiskt.
  • 🟡 Gul (Inom tolerans): En mindre differens föreligger (t.ex. frakt, emballage eller öresavrundning) som ryms inom organisationens godkända toleransgräns.
  • 🔴 Röd (Avvikelse):
    • Prisavvikelse: Det fakturerade styckpriset är högre än det avtalade orderpriset.
    • Kvantitetsavvikelse: Fakturan debiterar fler artiklar än vad som kvitterats som inlevererat.

Åtgärder vid röd avvikelse:​

  1. Klicka på den avvikande raden för att öppna Avvikelsedialogen.
  2. Du kan:
    • Dela raden: Boka det mottagna antalet mot inleveransen och lägg kvarvarande antal som en öppen avvikelsepost.
    • Skicka för godkännande: Skicka en specifik avvikelseförfrågan direkt till ansvarig inköpare.
    • Pausa fakturan ("On Hold"): Spärra fakturan tills leverantören skickat kreditfaktura för saknat gods.

4. Artiklar, Lager & Måttenheter (Inventory & UoM)​

För att radmatchningen ska fungera med full precision synkar Winvoice relevanta register:

  • Artikelregister (Register -> Artiklar / Lager): Innehåller artikelnummer, benämning och standardinköpskonto.
  • Måttenheter (Register -> Enheter / Units of Measure): Hanterar enheter såsom styck (st), timmar (tim), kilogram (kg) eller förpackningar (fp). Systemet förstår om leverantören fakturerat i paket medan inleveransen skett i styck.

Vid korrekt uppsättning kan återkommande artikelfakturor gå helt utan manuell handpåläggning direkt från ankomst till slutbokföring!