Fakturastatusar i Winvoice
Den här guiden ger en komplett översikt över alla statusar en faktura kan ha under sin livscykel i Winvoice – från import och ankomstregistrering till aktiv attest, granskning, slutkontroll, slutbokföring och betalning.
1. Innan attest
Statusar som används när fakturan nyligen anlänt till Winvoice och förbereds för att skickas ut i attestflödet:
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Ny faktura | Nyligen inkommen faktura som tolkats och väntar på hantering av fakturaadministratör. Observera: Filer som överstiger 10 MB laddas upp utan automatisk tolkning för manuell handpåläggning. |
| Okänd leverantör | Fakturan kunde inte automatiskt kopplas till en befintlig leverantör i leverantörsregistret, eller så avviker tolkade organisationsuppgifter. |
| Utkast | Sparade ändringar eller manuella kompletteringar som gjorts på en faktura av en administratör innan den skickats ut i flödet. |
| Dubblett | Systemet har identifierat att leverantören och fakturanumret redan finns registrerat i organisationen. |
| Klar för ankomstregistrering | Fakturan är klar att skickas till affärssystemet för preliminärbokföring/ankomstregistrering (används när funktionen är aktiverad för affärssystem som Visma, Fortnox eller Dynamics AX). |
| Väntar på ankomstregistrering | Fakturan har skickats till affärssystemet och väntar på asynkron kvittens och preliminärt verifikationsnummer. |
2. Under attest
Statusar under den aktiva attest-, gransknings- och godkännandeprocessen:
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Attest | Fakturan ligger aktivt i attestkön hos en eller flera attestanter enligt uppsatta attestflöden. Winvoice hanterar dynamiska radattestköer – om en radattestant raderas flyttas nästa köade person automatiskt upp. |
| Nekad | Attest eller granskning har nekats av en attestant eller administratör. En nekad faktura kräver manuell utredning eller makulering. |
| Ändrad kontering | En attestant har justerat konteringsrader under pågående attest. Redan godkända rader förblir godkända såvida inte en ny attestant ställs i kö för raden vid sparande. |
| Slutkontroll | Fakturan har godkänts av samtliga attestanter och fångats upp för ekonomisk slutgranskning enligt definierade kontrollflöden. |
| Granskning | Fakturan har skickats för internt yttrande eller granskning till en kollega utanför det ordinarie attestflödet. När granskningen är slutförd återgår fakturan till avsändaren. |
| Vikarie | Fakturan visas för dig i egenskap av utsedd vikarie för den ordinarie attestanten. Vikariens attest registreras med det faktiska datumet då åtgärden utfördes. Vid gruppattest indikeras användarens turordning med en siffra vid hovring. |
3. Efter attest
Statusar efter att samtliga attestanter och eventuell slutkontroll har godkänt fakturan:
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Klar för slutbokföring | Fakturan är fullt godkänd och redo att exporteras till affärssystemet för definitivbokföring. |
| Väntar på slutbokföring | Fakturadata och konteringsrader har skickats till affärssystemet och väntar på kvittens med definitivt verifikationsnummer. |
| Slutbokförd | Fakturan är slutgiltigt bokförd i affärssystemet och inväntar betalning. |
| Betald | Fakturan är betald i affärssystemet och återrapporterad till Winvoice med betaldatum. En betald faktura är låst för redigering. |
4. Felstatusar & Avvikelser
Statusar som signalerar att en integration eller åtgärd kräver administrativ handpåläggning:
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Fel vid ankomstregistrering | Ett fel uppstod vid export till affärssystemet för preliminär registrering (t.ex. stängd bokföringsperiod eller felaktigt verifikationsserienummer). Detaljerat felmeddelande från affärssystemet visas på fakturan. |
| Fel vid slutbokföring | Ett fel uppstod vid slutbokföring i affärssystemet (t.ex. spärrat konto, inaktiverat projekt eller avvikande momsberäkning). |
| Raderad | Fakturan har tagits bort eller makulerats i Winvoice. Raderade fakturor kan sökas fram via fakturasöket genom att aktivera reglaget Inkludera raderade fakturor. |