Hoppa till huvudinnehåll

Taggfunktionen i Winvoice

Taggar i Winvoice ger dig ett kraftfullt och flexibelt sätt att kategorisera, flagga och styra underlag i systemet. Med färgkodade etiketter och inbyggda funktionella spärrar kan du enkelt markera fakturor som kräver särskild hantering, stoppa felaktiga utbetalningar eller begränsa insyn på känsliga inköp.

1. Tre nivåer av taggar​

I Winvoice finns tre distinkta typer av taggar beroende på var de appliceras:

  1. Fakturataggar: Appliceras på enskilda leverantörsfakturor för att styra attestflöden, aktivera betalspärrar eller flagga för utredning.
  2. Leverantörstaggar: Knyts till specifika leverantörer i leverantörsregistret för att automatiskt märka upp alla framtida fakturor från den leverantören.
  3. Organisationstaggar: Knyts till bolag och organisationer för att gruppera, filtrera och särskilja företag i koncernövergripande listor och multivy.

2. Fakturataggar och specialegenskaper​

Inne på en faktura hittar du taggmenyn uppe till vänster i fakturahuvudet. Där kan du välja bland befintliga taggar eller klicka på Skapa ny tagg.

Varje fakturatagg tilldelas ett namn och en färgkod, och kan utrustas med följande funktionella systemegenskaper:

  • Betalspärr (Payment Hold): Fakturor med denna tagg spärras från betalning och export till betalfil i affärssystemet. Perfekt när du inväntar kreditering eller när leveransen inte är fullständig.
  • Under utredning (Under Investigation): Pausar fakturan och förhindrar att den automatiskt skickas vidare i attestkedjan tills taggen avlägsnas av administratör.
  • Skippa flöden (Skip Workflows): Fakturan undantas från automatiska inkommande flöden och attestregler, vilket möjliggör helt manuell handläggning.
  • Sekretessbelagd (Confidential): Gör fakturan och dess bilagor osynliga för ordinarie attestanter. Endast användare med särskild behörighet för sekretessbelagda fakturor kan söka fram, öppna och attestera underlaget.

Skapa ny fakturatagg med spärr- och sekretessfunktioner Skapa ny fakturatagg med spärr- och sekretessfunktioner

3. Leverantörstaggar & Organisationstaggar​

Leverantörstaggar​

Administreras under Register → Leverantörer → [Välj leverantör].

  • Taggar på leverantörsnivå är organisationsspecifika.
  • Används ofta för att markera strategiska leverantörer, avtalsleverantörer eller leverantörer som kräver särskild granskning.

Organisationstaggar​

Administreras under Inställningar → Organisation.

  • Visas i bolagsväljaren och i listan över organisationer.
  • Gör det enkelt för koncernadministratörer att filtrera och gruppera dotterbolag baserat på region, verksamhetsgren eller ägarstruktur.

4. Masshantering & Sökning med taggar​

  • Massapplicera i listor: Markera flera fakturor i fakturalistan eller fakturasöket och välj Sätt taggar i åtgärdsmenyn för att tilldela eller ta bort taggar på tiotals fakturor samtidigt.
  • Filtrera i Fakturasök: Under Fakturasök kan du lägga till parametern Taggar för att blixtsnabbt lista alla fakturor med betalspärr, sekretessmärkning eller specifika projektflaggor.