Rapporter, Nyckeltal & Revisionsspårbarhet
Winvoice samlar löpande in mätpunkter under hela fakturans livscykel. Dessa insikter ger ekonomichefer och administratörer full överblick över ledtider, leverantörskostnader och regelefterlevnad inför månadsbokslut och extern revision.
I den här guiden går vi igenom organisationens analysdiagram, revisionsloggar (Audit Trail) samt rutiner för dataexport.
1. Nyckeltal och Analysdiagram
Under sektionen för rapporter och analyser har du tillgång till realtidsgrafer som belyser ekonomiprocessens effektivitet och kostnadsfördelning:
Ledtider & Bearbetningstider
Visar hur lång tid en faktura i genomsnitt uppehåller sig i de olika stegen:
- Tid från ankomst till första attest: Mäter hur snabbt nyligen inkomna fakturor tolkas och skickas ut i attestflödet.
- Genomsnittlig handläggningstid per användare och avdelning: Belyser var i organisationen eventuella flaskhalsar uppstår, vilket underlättar planering av vikariat eller justering av påminnelserutiner.
- Tid från godkännande till slutbokföring: Visar hur snabbt godkända fakturor slutkontrolleras och överförs till affärssystemet.
Leverantörskostnader & Utgiftsanalys
- Volym per leverantör: Sammanställer totala inköpsvolymer och fakturaantal per leverantör över valfri tidsperiod.
- Topplista & Trend: Identifiera snabbt företagets största leverantörer och jämför månatliga utgiftsförändringar över året.
Utgiftsfördelning per Dimension & Konto
- Visualiserar kostnader fördelade på konton, kostnadsställen och projekt, vilket underlättar budgetuppföljning och periodiseringsarbete.
2. Fullständig Revisionslogg (Audit Trail)
För revisorer och internkontroll är det avgörande att kunna bevisa att fakturor hanterats enligt företagets attestregler och att ingen otillbörlig ändring skett.
Varje faktura i Winvoice har en fullständig och oföränderlig Händelselogg:
- Registrering: Exakt tidpunkt för ankomst, tolkning och eventuell bilagekoppling.
- Flödesstyrning: Vilket attestflöde eller regelverk som applicerades och vem som initierade utskicket.
- Konteringsjusteringar: Samtliga ändringar på radnivå (konto, motkonto, moms, projekt, belopp) med uppgift om vem som genomförde ändringen, tidpunkt samt tidigare och nytt värde.
- Atteststämplar: Varje godkännande och signering registreras med exakt tidsstämpel och användare (inklusive notering om åtgärden gjorts via vikariat eller fyra ögon-principen).
- Avvisningar: Motivering och tidsstämpel om en faktura nekats eller skickats för kompletterande granskning.
- Systemintegration: Kvitto på ankomstregistrering och slutbokföring med affärssystemets verifikationsnummer.
Granska och filtrera loggen
- Öppna valfri faktura och scrolla ner till sektionen Fakturalogg.
- Använd sökfältet för att hitta specifika händelser eller belopp.
- Filtrera på händelsetyp (t.ex. Endast konteringsändringar eller Endast attestgodkännanden).
- Klicka på pilen på en loggrad för att expandera detaljerade ändringsträd.
3. Dataexport till Excel för Bokslut & Revision
När du behöver sammanställa underlag inför bokslut, genomföra stickprovskontroller eller överlämna material till revisor:
- Gå till Faktura → Fakturasök.
- Filtrera fram önskat urval (t.ex. fakturor bokförda under räkenskapsåret, eller fakturor med status Klar för slutbokföring).
- Markera de fakturor som ska ingå eller välj samtliga via huvudrutan.
- Välj Exportera till Excel i åtgärdsmenyn.
- Den nedladdade filen bevarar listans aktiva sortering och kolumnurval och innehåller:
- Fakturahuvud (fakturanummer, leverantör, datum, belopp, moms, OCR).
- Konteringsrader (konto, moms-kod, projekt, kostnadsställe, radbelopp).
- Attesthistorik med namn på godkännare och datum för slutattest.