Hoppa till huvudinnehåll

Fakturasök & Avancerade Sökfunktioner

I Winvoice kan du söka fram alla inkomna fakturor oavsett aktuell status eller vem som har hanterat dem. Med över 20 kombinerbara sökparametrar, intervallsökning, fritextsökning i tolkade fakturabilder samt anpassningsbara listvyer hittar du snabbt exakt de underlag du behöver.

Funktionen nås via huvudmenyn under Faktura → Fakturasök.

1. Välj organisation​

Om du har tillgång till flera bolag eller organisationer väljer du i rullgardinsmenyn Organisationer vilka bolag sökningen ska omfatta:

  • Enskild organisation: Sök uteslutande inom det aktiva bolaget.
  • Flera organisationer: Välj och kombinera flera bolag för att göra en koncernövergripande sökning i en och samma vy.

Sökformuläret i Fakturasök Sökformuläret i Fakturasök

2. Sökparametrar​

Som standard visas de vanligaste parametrarna:

  • Belopp inklusive moms
  • Fakturanummer
  • Internt löpnummer

Du kan söka med en enstaka parameter eller kombinera flera fält för att begränsa resultatet med precision.

Anpassa dina sökparametrar​

Klicka på knappen Anpassa sökparametrar för att konfigurera vilka fält som ska visas i ditt sökformulär. Inställningen sparas på din användarprofil.

Bland de över 20 tillgängliga parametrarna ingår:

  • Datum & Tider: Fakturadatum, Förfallodatum, Ankomstdatum, Preliminärbokföringsdatum, Bokföringsdatum, ERP-bokföringsdatum, Betaldatum samt Registreringstidpunkt (Creation time).
  • Ekonomi & Belopp: Belopp exkl. moms, Momsbelopp, Valuta och Betalreferens/OCR.
  • Register & Dimensioner: Leverantör, Period, Konto, Radtext, Kostnadsställen och Projekt.
  • Flöde & Ansvar: Attestant, Specifik status, Statuskategori samt Automatattesterade fakturor (Auto-approved).
  • Märkning & Ursprung: Taggar (inklusive filtrering på sekretessbelagda fakturor för behöriga), Inläsningsformat (Creation format, t.ex. PDF, E-faktura, Peppol) och Inläsningstyp.

3. Avancerade sökmetoder​

Intervallsökning​

För numeriska fält, belopp och datumfält kan du aktivera Intervallsökning:

  1. Markera kryssrutan eller växla till intervalläge på parametern.
  2. Ange start- och slutvärde (t.ex. fakturadatum 2026-01-01 till 2026-03-31, eller belopp 10 000 till 50 000).
  3. Klicka på + för att lägga till ytterligare ett intervall om du vill söka i flera icke-sammanhängande serier samtidigt (t.ex. löpnummer 100–200 samt 500–600).

Fritextsökning i fakturabild​

Fältet Fritextsök fakturabild låter dig söka direkt i textmassan som tolkats från fakturans bilaga:

  • Sök efter specifika artikelnummer, kontaktpersoner, leveransadresser eller fritextnoteringar som inte finns i de vanliga fakturafälten.
  • Kan kombineras fritt med övriga filter och datumintervall.
Begränsning för stora filer (> 10 MB)

Fakturor och bilagor som överstiger 10 MB tolkas inte automatiskt av tolkningsmotorn (de laddas upp som rena underlag utan OCR-tolkning). Textinnehåll på fakturor över 10 MB är därför inte sökbart via fritextfältet.

Inkludera raderade fakturor​

Som standard exkluderas makulerade underlag. Aktivera reglaget Inkludera raderade fakturor om du vill söka bland borttagna eller avvisade fakturor.

4. Sökresultat & Listanpassning​

När du klickar på Sök presenteras träffarna i en strukturerad tabellvy:

  • Välj kolumner: Klicka på kolumnväljaren för att anpassa vilka uppgifter som visas i tabellen. Kolumnvalen sparas på din profil.
  • Kolumnsortering: Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera stigande eller fallande.
  • Paginering: Välj om du vill visa 10, 20 eller 50 fakturor per sida.
  • Totalsumma: En summering av det totala beloppet för sökresultatet visas i listans nederkant.

Sökresultat med anpassade kolumner och summering Sökresultat med anpassade kolumner och summering

5. Bulkåtgärder & Hantera markerade fakturor​

Du kan markera enstaka fakturor via kryssrutan på respektive rad, eller markera samtliga fakturor på sidan via huvudrutan i tabellhuvudet.

Från listans åtgärdsmeny kan du utföra följande samlingsåtgärder:

  • Exportera till Excel: Exporterar sökresultatet till ett kalkylark. Exporten bevarar automatiskt dina aktiva filtreringar och den kolumnsortering du har valt i listan.
  • Slå samman PDF:er (Merge PDF): Laddar ner en sammanslagen PDF innehållande fakturabilderna för alla markerade underlag.
  • Skicka attestpåminnelse: Skickar en automatisk e-postpåminnelse till aktuella attestanter för de markerade fakturorna.
  • Sätt taggar: Massapplicera eller ta bort taggar på de valda fakturorna.
  • Radera: Raderar markerade fakturor (kräver administratörsbehörighet).

6. Granska faktura & Bilagevisare​

När du klickar på en fakturarad i sökresultatet öppnas fakturadetaljerna och det integrerade PDF-förhandsgranskningsverktyget:

  • Zoom & Panorering: Justera förstoring, anpassa till sidbredd eller använd handverktyget (snabbkommando H) för att panorera runt på fakturabilden.
  • Flerbladiga bilagor: Navigera smidigt mellan sidor med piltangenterna eller sidväljaren.
  • Händelselogg: Se hela fakturans historik – vem som attesterat, eventuella avvikelser samt tidsstämplar för varje steg.