Hoppa till huvudinnehåll

Fyra ögon-principen – Säkerhetskontroll och flöden

Fyra ögon-principen (Dual Authorization / Segregation of Duties) är en central säkerhetsfunktion i Winvoice för att förhindra felaktiga utbetalningar och stärka företagets interna kontroll. Funktionen säkerställer att ingen faktura kan nå slutbokföring utan att ha granskats och godkänts av minst två separata personer.

1. Hur fyra ögon-principen fungerar​

När regeln är aktiverad i bolaget utvärderar systemet automatiskt antalet unika godkännare under fakturans gång:

  • Två eller fler godkännare: Om fakturan redan har godkänts av minst två unika personer i det ordinarie attestflödet passerar den direkt vidare till slutkontroll eller export.
  • Färre än två godkännare: Om fakturan endast har godkänts av en person (eller om samma person hanterat flera steg i flödet) fångas fakturan automatiskt upp. Den styrs då om till en särskilt utsedd Fyra ögon-användargrupp för ett obligatoriskt andra godkännande innan den tillåts gå vidare till slutbokföring.

2. Aktivera och konfigurera fyra ögon-principen​

Inställningen administreras per bolag av en behörig administratör:

  1. Gå till Inställningar → Organisation.
  2. Scrolla till sektionen Fyra ögon-principen och aktivera reglaget.
  3. Välj vilken Användargrupp som ska ta emot och hantera fakturor som behöver ett andra godkännande.
    • Du kan välja en befintlig grupp (t.ex. Ekonomiavdelningen eller Attestledare).
    • Om du inte har en lämplig grupp kan du skapa en ny direkt via knappen Skapa ny användargrupp.
  4. Klicka på Spara.

Aktivera fyra ögon-principen i organisationsinställningarna Aktivera fyra ögon-principen i organisationsinställningarna

3. Hantera fakturor som fångats upp av kontrollen​

När en faktura styrs till fyra ögon-kontrollen:

  • Tydlig indikering: Inne på fakturan och i fakturalistan visas en informationsbricka som markerar att fakturan kräver ett kompletterande godkännande enligt fyra ögon-principen.
  • Gruppens kö: Fakturan hamnar i inkorgen hos medlemmarna i den valda användargruppen.
  • Godkännande: Så snart en behörig person ur gruppen granskar och godkänner underlaget uppfylls kravet, och fakturan skickas vidare till slutkontroll eller export till affärssystemet.
  • Händelselogg: Händelsen loggas i fakturans historik med uppgift om att fakturan fångats upp av fyra ögon-regeln samt vem ur kontrollgruppen som utförde det slutgiltiga godkännandet.