Hoppa till huvudinnehåll

Användargrupper – Gruppering, Först-till-kvarn och Attestordning

Komplett guide för användargrupper i Winvoice: först-till-kvarn-attest, sekventiell turordning, användning i flöden och begränsningar.

Översikt: Flexibelt samarbete och gruppattest​

Med användargrupper kan du samla flera kollegor under ett gemensamt namn (t.ex. IT-inköp, Projektledare Syd, Ledningsgrupp eller Ekonomiteam). Grupperna kan därefter användas i hela systemet för att fördela attestansvar, bygga automatiska flöden och sätta gemensamma konteringsbegränsningar.

Att arbeta med grupper ger två stora fördelar:

  1. Minskat personberoende: Fakturor fastnar inte om en enskild medarbetare är sjuk eller på semester.
  2. Förenklad administration: När personal byts ut uppdaterar du bara gruppens medlemmar på ett enda ställe – alla flöden, mallar och regler fortsätter att fungera automatiskt.

Användargrupper nås via huvudmenyn under Användare → Användargrupper.

1. Skapa och konfigurera en användargrupp​

Gå till Användare → Användargrupper och klicka på knappen Skapa ny (eller klicka på en befintlig grupp i listan för att redigera den).

Skapa och konfigurera användargrupp Skapa och konfigurera användargrupp

Fyll i gruppens grundläggande uppgifter:

  • Namn: Ett tydligt och funktionellt namn (t.ex. Byggledare Region Väst eller Marknadsavdelningen).
  • Beskrivning: Valfri beskrivning av gruppens ansvarsområde.
  • Medlemmar: Sök efter användare i autocomplete-fältet och klicka på + för att lägga till fler personer i gruppen.
  • Klicka på papperskorgsikonen bredvid en användare för att ta bort denne från gruppen.

2. Attestmodeller inom gruppen​

Winvoice stödjer två flexibla arbetssätt när en användargrupp tilldelas en faktura:

A. Först till kvarn-attest (Standard)​

I standardläget skickas fakturan ut till samtliga användare i gruppen samtidigt. Fakturan syns i allas personliga attestköer:

  • Så fort en av medlemmarna godkänner fakturan anses raden attesterad och går vidare till nästa steg i organisationen.
  • Perfekt för inköpsgrupper, serviceavdelningar eller chefsteam där godkännande från vilken behörig person som helst i gruppen är tillräckligt.

B. Sekventiell turordning (1, 2, 3...)​

När ordningsinställningen är aktiverad tilldelas varje medlem en specifik turordningssiffra:

  • Du kan enkelt ändra inbördes ordning genom att ta tag i draghandtaget och flytta användaren uppåt eller nedåt i listan.
  • Fakturan skickas först till användare 1. När denne godkänner flyttas den vidare till användare 2, och så vidare.
  • I fakturavyn kan medarbetare hovra över attestanterna för att se aktuell köordning i realtid samt eventuella ersättare.

Klicka på Spara längst ner till höger för att spara gruppen.

3. Applicera användargrupper i systemet​

Användargrupper kan användas på flera olika sätt i Winvoice:

Manuell tilldelning på faktura​

När en faktura granskas i fakturavyn kan en användare eller administratör välja en hel användargrupp direkt i Attestant-fältet på en konteringsrad.

Automatisk styrning via flöden​

  • Inkommande flöden: Sätt automatiskt en hel grupp som första mottagare vid import (t.ex. skicka alla IT-fakturor till IT-support).
  • Attestflöden: Skicka fakturor vidare till en ledningsgrupp eller ett team när vissa beloppströsklar eller kostnadskonton matchas.
  • Slutkontroll: Tilldela gruppen Ekonomiteam som gemensamma slutgranskare före överföring till affärssystemet.

Begränsningar och konteringsmallar​

  • Begränsningar: Begränsa samtliga medlemmar i en grupp till att endast få kontera på vissa projekt eller kostnadsställen.
  • Konteringsmallar & Regler: Koppla standardmallar och konteringsregler direkt till en användargrupp.

4. Hantera befintliga användargrupper​

  • Stegvis navigering (Record Stepper): När du öppnar en grupp från listan kan du använda navigeringsknapparna i sidhuvudet (< Föregående | Nästa >) för att snabbt granska och uppdatera användargrupper i sekvens utan att backa till listvyn.
  • Ändringshistorik (Changelog): Under verktygsmenyn visas en fullständig revisionshistorik med datum och tidpunkter för vem som lagt till eller tagit bort medlemmar i gruppen.