Skip to main content

Fakturahåndtering & Kontering – Delt visning, periodisering og 4 desimaler

Komplett veiledning for den delte fakturavisningen: linjekontering med 4 desimaler, periodisering, mva-koder, forslag fra tidligere kontering og revisjonslogg.

Den delte fakturavisningen – Effektiv kontroll og kontering​

Fakturavisningen i Winvoice er selve hjertet i den daglige håndteringen. Den er utformet som en ergonomisk delt visning («split-screen») der du ser det tolkede fakturabildet (PDF) side om side med konteringslinjene, metadata og attestknappene:

  • Modernisert PDF-viser: Inkluderer en full verktøylinje for smidig zoom, sidenavigasjon, fullskjerm og rotering.
  • Panoreringsverktøy (Hand tool): Veksle enkelt mellom tekstmarkering og panoreringsverktøy via hurtigtast uten å miste navigasjonsfokus i dokumentet.

1. Fakturahodet – Overordnede fakturadata​

I fakturahodet presenteres og redigeres fakturaens overordnede egenskaper:

  • Leverandør: Leverandørnavn, organisasjonsnummer, leverandørnummer og betalingsopplysninger (Bankkonto, KID, IBAN/BIC). Leverandørkortet vises dynamisk og varsler dersom betalingsopplysninger avviker. Dersom leverandøren ikke finnes i økonomisystemet flagges dette med mulighet til å opprette leverandøren direkte i en ny fane uten å miste pågående fakturaarbeid.
  • Fakturanummer & KID/Referanse: Fakturaens unike nummer samt tolket betalingsreferanse. Streng KID/OCR-validering (f.eks. kontrollsifferberegning) kan aktiveres som en valgfri organisasjonsinnstilling under administrasjon.
  • Datoer & Perioder: Fakturadato, forfallsdato og regnskapsperiode. Winvoice varsler automatisk dersom en faktura ankommer med passert forfallsdato.
  • Beløp & MVA:
    • Totalbeløp inklusive mva.
    • Mva-beløp og automatisk avstemming mot angitt mva-kode.
    • Valuta og gjeldende valutakurs for utenlandske fakturaer.
  • Betalingssperre & Tagger:
    • Sett en midlertidig betalingssperre på fakturaen dersom underlag mangler eller fakturaen er gjenstand for reklamasjon.
    • Tildel Tagger for avvikshåndtering, intern konfidensialitet eller prosjektmerking.

2. Kontering av fakturalinjer​

Under fakturahodet finner du konteringstabellen der fakturaens kostnader fordeles:

  • Konto: Søk i organisasjonens synkroniserte kontoplan på kontonummer eller kontonavn (f.eks. 4010 Varekjøp eller 5010 Husleie).
  • Kostnadssted, Prosjekt & Dimensjoner: Konter mot dimensjoner som hentes direkte fra økonomisystemet. Winvoice respekterer dine Begrensninger slik at brukere kun kan velge relevante prosjekter eller avdelinger.
  • Debet og Kredit:
    • Beløp balanseres i sanntid. Fakturaen kan ikke sluttbokføres før debet og kredit er i perfekt balanse mot fakturaens totalbeløp og mva.
  • Linjebeskrivelse / Tekst: Fritekstbeskrivelse per linje som følger med til bilaget i økonomisystemet.

4 Desimalers Presisjon​

Winvoice støtter full 4-desimalers presisjon (0,0001) på enhetspriser, valutakurser og linjebeløp. Dette forhindrer øreavrundingsfeil ved import av store ordrespesifikasjoner, drivstoffakturaer, strøm-/energiregninger og lisenser der delte øretall er vanlige.

3. Periodisering av kostnader​

Dersom en faktura gjelder en kostnad som strekker seg over flere måneder (f.eks. kvartalsleie, årsabonnementer eller forsikringer), kan du bruke den innebygde funksjonen for Periodisering:

  1. Klikk på periodiseringsikonet på den aktuelle konteringslinjen.
  2. Velg Periodiseringskode (definert i økonomisystemet) eller angi et intervall.
  3. Angi Startmåned og Antall måneder (f.eks. 12 måneder).
  4. Winvoice beregner automatisk månedsbeløpene og oppretter de fremtidige regnskapslinjene som overføres til økonomisystemets periodiseringsmodul ved sluttbokføring.

4. Smarte konteringsforslag & Maler​

For å minimere manuell inntasting tilbyr Winvoice flere nivåer av automatisering:

  • Tidligere kontering (Previous Accounting):
    • Systemet viser hvordan den forrige godkjente fakturaen fra samme leverandør ble kontert. Med et enkelt klikk kan du kopiere forrige kontering til den aktuelle fakturaen.
  • Konteringsmaler:
    • Bruk en forhåndsdefinert Konteringsmal for å fordele fakturabeløpet prosentvis over flere avdelinger eller faste beløp.
  • Konteringsregler:
    • Automatiske regler som fyller ut kontoer og dimensjoner basert på leverandør, kjøperreferanse eller tolkede fakturalinjer.

5. Samarbeid, Kommentarer og Vedlegg​

  • Interne kommentarer & @-mentions:
    • Skriv meldinger i fakturaloggen. Bruk @navn for å tagge en kollega og be om godkjenning eller avklaring. Kollegaen mottar et varsel via e-post og i portalen.
  • Legg ved underlag:
    • Last opp pakksedler, avtaler, timelister eller godkjennings-e-poster (PDF, PNG, JPG) som permanent vedlegg til fakturaen. Vedleggene følger med fakturaen hele veien til økonomisystemet.

6. Verktøymenyen (Skiftenøkkelen) – Avanserte handlinger​

Nede til venstre i fakturavisningen finner du skiftenøkkelikonet (Verktøy). Den gir deg tilgang til tre kraftfulle funksjoner:

  1. Se fremtidig flyt:
    • Her ser du hele fakturaens planlagte reise gjennom organisasjonen: Hvor kom fakturaen fra, hvor befinner den seg nå, og nøyaktig hvem eller hvilke personer vil motta den i neste attestasjonstrinn når du klikker på Godkjenn?
  2. Send e-post direkte fra fakturaen:
    • Du trenger ikke åpne ditt eksterne e-postprogram for å stille spørsmål om en faktura. Klikk på e-postfunksjonen i verktøymenyen for å sende en melding direkte til leverandøren eller en kollega. Fakturanummer, leverandøropplysninger og eventuelle vedlegg følger automatisk med.
  3. Makuler faktura:
    • Dersom fakturaen er et feilaktig duplikat eller har blitt feiltolket/ankomstregistrert feil, kan du makulere den herfra for å rydde opp posten i økonomisystemet.

7. Hurtig innlesing via Drag & Drop​

Du kan når som helst ta en PDF-faktura fra datamaskinen din og slippe den hvor som helst i nettleservinduet i Winvoice. Systemet fanger opp filen, starter umiddelbart AI-tolkning og åpner fakturavisningen for gjennomgang.

Størrelsesgrense for tolkning (10 MB)

Filer opptil 10 MB tolkes automatisk med AI og fyller ut fakturahode og linjer. Filer som overstiger 10 MB lagres og lastes opp som vanlige fakturavedlegg uten automatisk felttolkning, hvorved beløp og kontering registreres manuelt.

8. Fakturalogg og Revisjonssporbarhet​

Hver endring som gjøres på fakturaen registreres i den fullstendige fakturaloggen:

  • Hvem som endret en konteringslinje, tidspunkt og tidligere verdi.
  • Hvem som sendte fakturaen til attest, attesterte linjen eller avviste attesten med oppgitt årsak.
  • Kørekkefølge og sanntidsfremdrift: Ved flertrinnsattest og gruppeattest vises gjeldende rekkefølge direkte når du holder musepekeren over attestantene i fakturavisningen. Dersom en linje endres, flyttes neste køede attestant automatisk frem i sanntid.
  • Stedfortrederattest med nøyaktig tidsstempel: Dersom en stedfortreder/vikar attesterer på vegne av en fast attestant, logges dette med nøyaktig dato og klokkeslett for beslutningen, samt hvem som ble erstattet.
  • Dato og bilagsnummer ved overføring til økonomisystemet. Loggen oppfyller lovkravene til sporbarhet og god regnskapsskikk.