Hop til hovedindhold

Fakturahåndtering & kontering – Delt visning, periodisering og 4 decimaler

Komplet guide til den delte fakturavisning: linjekontering med 4 decimaler, periodisering, momskoder, forslag fra tidligere kontering og revisionslog.

Den delte fakturavisning – Effektiv gennemgang og kontering​

Fakturavisningen i Winvoice er hjertet i den daglige håndtering. Den er designet som en ergonomisk "split-screen" (delt visning), hvor du ser det tolkede fakturabillede (PDF) side om side med konteringslinjerne, metadata og godkendelsesknapperne:

  • Moderniseret PDF-viser: Indeholder en fuld værktøjslinje til smidig zoom, sidenavigation, fuldskærm og rotation.
  • Panoreringsværktøj (Hand tool): Skift nemt mellem tekstmarkering og panoreringsværktøj via genvejstast uden at miste navigationsfokus i dokumentet.

1. Fakturahovedet – Overordnede fakturadata​

I fakturahovedet præsenteres og redigeres fakturaens overordnede oplysninger:

  • Leverandør: Leverandørnavn, CVR-nummer / organisationsnummer, leverandørnummer og betalingsoplysninger (Bankgiro, IBAN/BIC). Leverandørkortet vises dynamisk og advarer, hvis betalingsoplysningerne afviger. Hvis leverandøren ikke findes i økonomisystemet, markeres dette med mulighed for at oprette leverandøren direkte i en ny fane uden at miste det igangværende fakturaarbejde.
  • Fakturanummer & OCR/Reference: Fakturaens unikke nummer samt tolket betalingsreference. Streng OCR-validering (f.eks. kontrolcifferberegning) kan aktiveres som en valgfri organisationsindstilling under administration.
  • Datoer & Perioder: Fakturadato, forfaldsdato og regnskabsperiode. Winvoice advarer automatisk, hvis en faktura ankommer med en overskredet forfaldsdato.
  • Beløb & Moms:
    • Samlet beløb inklusive moms.
    • Momsbeløb og automatisk afstemning mod den angivne momskode.
    • Valuta og aktuel valutakurs for udenlandske fakturaer.
  • Betalingsspærre & Tags:
    • Sæt en midlertidig betalingsspærre på fakturaen, hvis der mangler bilag, eller hvis fakturaen er genstand for en reklamation.
    • Tildel Tags til afvigelseshåndtering, intern fortrolighed eller projektmærkning.

2. Kontering af fakturalinjer​

Under fakturahovedet findes konteringstabellen, hvor fakturaens omkostninger fordeles:

  • Konto: Søg i organisationens synkroniserede kontoplan på kontonummer eller kontonavn (f.eks. 4010 Varekøb eller 5010 Husleje).
  • Omkostningssted, Projekt & Dimensioner: Konter mod dimensioner, der hentes direkte fra økonomisystemet. Winvoice respekterer dine Begrænsninger, så brugere kun kan vælge relevante projekter eller afdelinger.
  • Debet og Kredit:
    • Beløb afstemmes i realtid. Fakturaen kan ikke slutbogføres, før debet og kredit er i perfekt balance i forhold til fakturaens totalbeløb og moms.
  • Linjebeskrivelse / Tekst: Fritekstbeskrivelse pr. linje, som følger med til bilaget/posteringen i økonomisystemet.

4 decimalers præcision​

Winvoice understøtter fuld præcision med 4 decimaler (0.0001) på enhedspriser, valutakurser og linjebeløb. Dette forhindrer afrundingsfejl på øreniveau ved import af store ordrespecifikationer, brændstoffakturaer, el-/energiregninger og licenser, hvor brøkdele af ører er almindelige.

3. Periodisering af omkostninger​

Hvis en faktura vedrører en omkostning, der strækker sig over flere måneder (f.eks. kvartalsvis husleje, årsabonnementer eller forsikringer), kan du bruge den indbyggede funktion til Periodisering:

  1. Klik på periodiseringsikonet på den pågældende konteringslinje.
  2. Vælg Periodiseringskode (defineret i økonomisystemet), eller angiv et interval.
  3. Angiv Startmåned og Antal måneder (f.eks. 12 måneder).
  4. Winvoice beregner automatisk månedsbeløbene og opretter de fremtidige bogføringslinjer, som overføres til økonomisystemets periodiseringsmodul ved slutbogføring.

4. Smarte konteringsforslag & skabeloner​

For at minimere manuel indtastning tilbyder Winvoice flere niveauer af automatisering:

  • Forrige kontering (Previous Accounting):
    • Systemet viser, hvordan den seneste godkendte faktura fra samme leverandør blev konteret. Med et enkelt klik kan du kopiere den forrige kontering til den aktuelle faktura.
  • Konteringsskabeloner:
    • Anvend en foruddefineret Konteringsskabelon for at fordele fakturabeløbet procentuelt over flere afdelinger eller faste beløb.
  • Konteringsregler:
    • Automatiske regler, der udfylder konti og dimensioner baseret på leverandør, køberreference eller tolkede fakturalinjer.

5. Samarbejde, kommentarer og bilag​

  • Interne kommentarer & @-mentions:
    • Skriv beskeder i fakturaloggen. Brug @navn til at tagge en kollega og bede om godkendelse eller præcisering. Kollegaen modtager en notifikation via e-mail og i portalen.
  • Vedhæft bilag:
    • Upload følgesedler, aftaler, timesedler eller godkendelsesmails (PDF, PNG, JPG) som permanente bilag til fakturaen. Bilagene følger fakturaen hele vejen til økonomisystemet.

6. Værktøjsmenuen (Skruenøglen) – Avancerede handlinger​

Nederst til venstre i fakturavisningen finder du skruenøgleikonet (Værktøj). Det giver adgang til tre centrale funktioner:

  1. Se fremtidigt flow:
    • Her ser du hele fakturaens planlagte forløb: Hvor kom fakturaen fra, hvor befinder den sig nu, og hvem modtager den i næste godkendelsestrin, når du klikker Godkend?
  2. Send e-mail direkte fra fakturaen:
    • Du behøver ikke åbne dit eksterne e-mailprogram. Klik på e-mailfunktionen i værktøjsmenuen for at sende en besked direkte til leverandøren eller en kollega. Fakturanummer, leverandøroplysninger og eventuelle bilag vedhæftes automatisk.
  3. Annuller faktura (Makulera):
    • Hvis fakturaen er en fejlbehæftet dublet eller er indlæst forkert, kan du annullere den herfra for at nulstille posten i økonomisystemet.

7. Hurtig indlæsning via Drag & Drop​

Du kan til enhver tid trække en PDF-faktura fra din computer og slippe den hvor som helst i browservinduet i Winvoice. Systemet opfanger filen, starter AI-aflæsning og åbner fakturavisningen til gennemgang.

Størrelsesgrænse for tolkning (10 MB)

Filer op til 10 MB tolkes automatisk med AI og udfylder fakturahoved og linjer. Filer, der overstiger 10 MB, gemmes og uploades som almindelige fakturabilag uden automatisk feltlæsning, hvorved beløb og kontering registreres manuelt.

8. Fakturalog og revisionssporbarhed​

Enhver ændring, der foretages på fakturaen, registreres i den fuldstændige fakturalog:

  • Hvem der har ændret en konteringslinje, tidspunkt og tidligere værdi.
  • Hvem der har sendt fakturaen til godkendelse, godkendt linjen eller afvist godkendelsen med angivet årsag.
  • Kørækkefølge og sanntidsfremdrift: Ved flertrinsgodkendelse og gruppegodkendelse vises den aktuelle rækkefølge direkte, når du holder musen over godkenderne i fakturavisningen. Hvis en linje ændres, rykkes næste godkender i køen automatisk frem i realtid.
  • Stedfortrædergodkendelse med præcist tidsstempel: Hvis en stedfortræder/vikar godkender på vegne af en fast godkender, logges dette med det nøjagtige dato- og klokkeslæt for handlingen, samt hvem der blev erstattet.
  • Dato og bilagsnummer ved overførsel til økonomisystemet. Loggen opfylder lovgivningens krav til sporbarhed og god regnskabsskik.