Fakturastatusser i Winvoice

Denne guide giver en komplet oversigt over alle statusser, en faktura kan have gennem sin livscyklus i Winvoice – fra modtagelse og ankomstregistrering til aktiv godkendelse, høring, slutkontrol, endelig bogføring og betaling.

---

1. Før godkendelse

Statusser der anvendes, når fakturaen for nylig er modtaget i Winvoice og gøres klar til godkendelsesflowet:

Status	Beskrivelse
Ny faktura	Nyligt modtaget faktura, som er tolket og afventer behandling af en fakturaadministrator. Bemærk: Filer, der overstiger 10 MB, uploades uden automatisk tolkning til manuel registrering.
Ukendt leverandør	Fakturaen kunne ikke automatisk kobles til en eksisterende leverandør i leverandørregistret, eller tolkede virksomhedsoplysninger afviger.
Kladde	Gemte ændringer eller manuelle tilføjelser foretaget på en faktura af en administrator, inden den sendes ud i flowet.
Dublet	Systemet har registreret, at leverandøren og fakturanummeret allerede findes i organisationen.
Klar til foreløbig registrering	Fakturaen er klar til at blive sendt til økonomisystemet til foreløbig bogføring/ankomstregistrering (anvendes ved integrationer som Visma, Fortnox eller Dynamics AX).
Venter på foreløbig registrering	Fakturaen er sendt til økonomisystemet og afventer asynkron kvittering og foreløbigt bilagsnummer.

---

2. Under godkendelse

Statusser under den aktive godkendelses-, vurderings- og revisionsproces:

Status	Beskrivelse
Til godkendelse	Fakturaen ligger aktivt i godkendelseskøen hos en eller flere godkendere ifølge konfigurerede flows. Winvoice håndterer dynamiske linjekøer – hvis en linjegodkender slettes, rykkes næste person i køen automatisk frem.
Afvist	Godkendelse eller høring blev afvist af en godkender eller administrator. En afvist faktura kræver manuel udredning eller sletning.
Ændret kontering	En godkender har justeret konteringslinjer undervejs. Allerede godkendte linjer forbliver godkendt, medmindre en ny godkender sættes i kø for linjen ved lagring.
Slutkontrol	Fakturaen er godkendt af samtlige godkendere og opsamlet til økonomisk slutkontrol i henhold til definerede kontrolflows.
Høring	Fakturaen er sendt til intern vurdering eller udtalelse hos en kollega uden for den ordinære godkendelsesrute. Når vurderingen er afsluttet, returneres fakturaen til afsenderen.
Vikar	Fakturaen vises for dig i egenskab af udpeget vikar for den ordinære godkender. Vikarens godkendelse registreres med den faktiske dato, handlingen blev udført. Ved gruppegodkendelse indikeres brugerens tur med et tal ved hovring over navnet.

---

3. Efter godkendelse

Statusser efter at samtlige godkendere og eventuel slutkontrol har godkendt fakturaen:

Status	Beskrivelse
Klar til endelig bogføring	Fakturaen er fuldt godkendt og klar til at blive eksporteret til økonomisystemet til endelig bogføring.
Venter på endelig bogføring	Fakturadata og konteringslinjer er overført til økonomisystemet og afventer kvittering med endeligt bilagsnummer.
Endeligt bogført	Fakturaen er endeligt bogført i økonomisystemet og afventer betaling.
Betalt	Fakturaen er betalt i økonomisystemet og tilbagerapporteret til Winvoice med betalingsdato. En betalt faktura er låst for redigering.

---

4. Fejlstatusser & Afvigelser

Statusser der angiver, at en integration eller handling kræver administrativ opfølgning:

Status	Beskrivelse
Fejl ved foreløbig registrering	Der opstod en fejl under eksport til økonomisystemet til foreløbig registrering (f.eks. lukket regnskabsperiode eller ugyldig nummerserie). En detaljeret fejlmeddelelse fra ERP vises på fakturaen.
Fejl ved endelig bogføring	Der opstod en fejl under endelig bogføring i økonomisystemet (f.eks. spærret konto, inaktivt projekt eller momsafvigelse).
Slettet	Fakturaen er slettet eller annulleret i Winvoice. Slettede fakturaer kan findes via fakturasøgningen ved at aktivere skyderen Inkluder slettede fakturaer.