Skip to main content

Fakturastatuser i Winvoice

Denne guiden gir en komplett oversikt over alle statuser en faktura kan ha gjennom livssyklusen i Winvoice – fra import og ankomstregistrering til aktiv godkjenning, høyring, sluttkontroll, endelig bokføring og betaling.

1. Før godkjenning​

Statuser som benyttes når fakturaen nylig har ankommet Winvoice og klargjøres for utsendelse i godkjenningsflyten:

StatusBeskrivelse
Ny fakturaNylig mottatt faktura som er tolket og venter på behandling av fakturaadministrator. Merk: Filer som overstiger 10 MB lastes opp uten automatisk tolkning for manuell registrering.
Ukjent leverandørFakturaen kunne ikke kobles automatisk til en eksisterende leverandør i leverandørregisteret, eller tolkede organisasjonsopplysninger avviker.
UtkastLagrede endringer eller manuelle suppleringer utført på en faktura av en administrator før den sendes ut i flyten.
DuplikatSystemet har identifisert at leverandøren og fakturanummeret allerede finnes registrert i organisasjonen.
Klar til foreløpig registreringFakturaen er klar til å overføres til forretningssystemet for ankomstregistrering/foreløpig bokføring (benyttes ved integrasjoner som Visma, Fortnox eller Dynamics AX).
Venter på foreløpig registreringFakturaen er sendt til forretningssystemet og venter på asynkron kvittering og foreløpig bilagsnummer.

2. Under godkjenning​

Statuser under den aktive godkjennings-, gransknings- og kontrollprosessen:

StatusBeskrivelse
Til godkjenning (Attest)Fakturaen ligger aktivt i godkjenningskøen hos en eller flere attestanter i henhold til oppsatte flyter. Winvoice håndterer dynamiske linjekøer – dersom en linjegodkjenner slettes, flyttes neste person i køen automatisk opp.
AvvistGodkjenning eller granskning ble avvist av en attestant eller administrator. En avvist faktura krever manuell oppfølging eller sletting.
Endret konteringEn attestant har justert konteringslinjer under pågående godkjenning. Allerede godkjente linjer forblir godkjent så lenge ikke en ny attestant legges til i køen for linjen ved lagring.
SluttkontrollFakturaen er godkjent av samtlige attestanter og fanget opp til økonomisk sluttkontroll i henhold til definerte kontrollflyter.
Høyring (Granskning)Fakturaen er sendt for intern vurdering eller uttalelse til en kollega utenfor den ordinære godkjenningsruten. Når vurderingen er fullført, returneres fakturaen til avsenderen.
VikarFakturaen vises for deg i egenskap av oppnevnt vikar for den ordinære attestanten. Vikarens godkjenning registreres med den faktiske datoen handlingen ble utført. Ved gruppegodkjenning indikeres brukerens køposisjon med et tall ved hovring over navnet.

3. Etter godkjenning​

Statuser etter at samtlige attestanter og eventuell sluttkontroll har godkjent fakturaen:

StatusBeskrivelse
Klar til endelig bokføringFakturaen er fullt godkjent og klar til å eksporteres til forretningssystemet for endelig bokføring.
Venter på endelig bokføringFakturadata og konteringslinjer er overført til forretningssystemet og venter på kvittering med endelig bilagsnummer.
Endelig bokførtFakturaen er endelig bokført i forretningssystemet og avventer betaling.
BetaltFakturaen er betalt i forretningssystemet og tilbakerapportert til Winvoice med betalingsdato. En betalt faktura er låst for redigering.

4. Feilstatuser & Avvik​

Statuser som signaliserer at en integrasjon eller handling krever administrativ oppfølging:

StatusBeskrivelse
Feil ved foreløpig registreringEn feil oppsto ved eksport til forretningssystemet for foreløpig registrering (f.eks. lukket regnskapsperiode eller ugyldig nummerserie). Detaljert feilmelding fra ERP vises på fakturaen.
Feil ved endelig bokføringEn feil oppsto ved endelig bokføring i forretningssystemet (f.eks. sperret konto, inaktivt prosjekt eller mva-avvik).
SlettetFakturaen er slettet eller makulert i Winvoice. Slettede fakturaer kan søkes frem via fakturasøket ved å aktivere bryteren Inkluder slettede fakturaer.