Hop til hovedindhold

Fejlfinding & Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Her har vi samlet direkte svar og praktiske løsninger på de mest almindelige spørgsmål og situationer, som brugere og administratorer møder i det daglige arbejde i Winvoice.

1. Slutbogføring & Eksport​

Hvorfor havner fakturaer i statussen "Fejl ved bogføring"?​

Når en faktura er godkendt gennem hele godkendelsesforløbet, forsøger Winvoice automatisk at eksportere transaktionen til jeres økonomisystem. Hvis systemet afviser bilaget, flyttes fakturaen til fanen Fejl ved bogføring, så den kan kontrolleres uden at regnskabet påvirkes forkert. Almindelige årsager er:

  1. Inaktiv finanskonto:
    • Årsag: En konto på konteringslinjerne er markeret som inaktiv eller spærret i økonomisystemet.
    • Løsning: Vælg en aktiv, gyldig konto under Registre > Konti på fakturaen, eller aktiver kontoen i økonomisystemet og synkroniser registret. Klik derefter på Prøv igen på fakturaen.
  2. Lukket regnskabsperiode:
    • Årsag: Fakturadatoen eller angivet bogføringsdato tilhører en periode, der er lukket for bogføring.
    • Løsning: Juster bogføringsdatoen til første tilgængelige dato i en åben periode i fakturahovedet eller via Registre > Regnskabsperioder, og klik på Prøv igen.
  3. Manglende leverandøroplysninger:
    • Årsag: Leverandøren er nyoprettet eller mangler obligatoriske felter (såsom betalingsbetingelser eller bankoplysninger).
    • Løsning: Udfyld oplysningerne under Registre > Leverandører, synkroniser og start overførslen igen.
  4. Ubalance eller momskodefejl:
    • Årsag: Summen af linjernes nettobeløb stemmer ikke overens med fakturaens nettobeløb, eller der mangler en obligatorisk momskode.
    • Løsning: Kontroller at alle konteringslinjer balancerer mod fakturaens totalbeløb og moms.
Systemspecifikke fejlkoder

Hvis du søger information om specifikke fejlmeddelelser eller integrationer (f.eks. Visma.net, Fortnox, Visma Administration eller Spiris), se den respektive manual under Økonomisystemer & Integrationer.

Fakturaen er havnet i det forkerte selskab – hvordan flytter jeg den?​

I miljøer med flere selskaber kan en faktura undertiden modtages på en forkert selskabsadresse eller indlæses under det forkerte selskab:

  1. Åbn fakturaen i det forkerte selskab og download original-PDF'en via download-ikonet i værktøjslinjen.
  2. Klik på skruenøgle-ikonet nederst til venstre og vælg Annuller.
  3. Skift til det korrekte selskab med selskabsvælgeren øverst til højre.
  4. Upload fakturaen i det korrekte selskab via Opret faktura (eller send den på e-mail til det rette selskabs indlæsningsadresse).

2. Leverandørmatchning & Ukendt leverandør​

Hvorfor vises en faktura som "Ukendt leverandør"?​

Når en faktura modtages, analyserer Winvoice bilaget og matcher mod jeres leverandørkartotek efter følgende prioritering:

  • CVR-nummer / MOMS-nummer (VAT)
  • Bankkonto / Giro / IBAN
  • BIC / SWIFT

Hvis fakturaen får statussen Ukendt leverandør (markeret med et gult tag), skyldes det normalt:

  1. Leverandøren er endnu ikke oprettet i økonomisystemet (opret leverandøren og kør en registersynkronisering).
  2. Leverandørens betalingsoplysninger på fakturaen adskiller sig fra registret.

Sådan tilknytter du leverandøren manuelt:

  1. Klik direkte på chippet Ukendt leverandør i fakturahovedet.
  2. Dialogen viser de tolkede oplysninger sammen med matchningsforslag fra jeres leverandørkartotek.
  3. Vælg den rette leverandør og klik på Tilknyt. Winvoice gemmer koblingen, så fremtidige fakturaer fra samme afsender genkendes automatisk.

Leverandøren overdrager fakturaer til factoring​

Når en leverandør overdrager fakturaer til et factoringselskab, angives factoringselskabets betalingsoplysninger på bilaget, mens bestilling og aftale tilhører den oprindelige leverandør:

  • Sørg for at leverandøren har factoringselskabets betalingsoplysninger registreret i økonomisystemet, eller opret factoringselskabet som godkendt betalingsmodtager.
  • Ved matchning mod indkøbsordre kan fakturaen knyttes til leverandørens ordrenummer også ved overdragelse.

3. Godkendelse & Rettigheder​

Hvorfor kan jeg ikke klikke på "Godkend"?​

Hvis knappen Godkend er inaktiv eller grå, skyldes det typisk:

  1. Afkrydsningsfeltet på konteringslinjen er ikke markeret: Du skal sætte flueben i feltet til venstre for den linje, der tilhører dig, for at bekræfte gennemgangen.
  2. Fakturaen er sat på pause (On Hold): Hvis fakturaen har tagget On Hold, er godkendelsesfunktionen låst. Hold musen over knappen for yderligere information. Tagget fjernes af en administrator, når åbne spørgsmål er afklaret.
  3. Fire øjne-princippet: Hvis organisationen håndhæver totrinskontrol og du selv oprettede eller forberedte fakturaen, kan du ikke slutgodkende den. En anden godkender skal godkende.
  4. Beløbsgrænse overskredet: Hvis fakturabeløbet overstiger din personlige bemyndigelse, videresendes den automatisk til næste godkendelsesniveau.

Fakturaen er låst af en kollega – hvordan låser jeg den op?​

For at forhindre samtidige, modstridende ændringer låses fakturaen automatisk, når en bruger åbner den til gennemgang:

  • Låsen ophæves automatisk, når kollegaen gemmer, navigerer tilbage eller lukker fanen.
  • Hvis kollegaen har forladt sin arbejdsplads, kan en Fakturaadministrator fjerne redigeringslåsen ved at klikke på hængelås-ikonet i fakturavisningen.

Visningsværktøjer: Roter, zoom og åbn i ny fane​

I værktøjslinjen direkte over fakturabilledet (højre panel i opdelt visning) finder du praktiske hjælpemidler:

  • Åbn i ny fane: Åbner originaldokumentet i fuld skærm.
  • Roter: Roterer scannede bilag 90 grader efter behov.
  • Zoom: Forstør eller formindsk teksten med zoomkontrollerne.
  • Juster opdelt visning: Træk i skillelinjen mellem konteringstabellen og fakturabilledet for at tilpasse layoutet til din skærm.

Fakturaen springer over "Slutkontrol" – hvorfor?​

Kontrolforløb defineres under Arbejdsgange > Kontrolforløb:

  • Hvis forløbet har et beløbskrav (f.eks. "Kun fakturaer over 50.000 kr"), går fakturaer under denne grænse direkte til slutbogføring efter godkendelse.
  • Hvis alle fakturaer skal passere slutkontrol, skal du sikre, at reglen ikke har begrænsende filtre for leverandør, konto eller beløb.

4. Moms & Øreafrunding​

Moms afviger med få øre i forhold til bilaget​

Afrundingsforskelle skyldes som regel forskelle i afrundingsmetode mellem leverandørens fakturasystem og økonomisystemet (afrunding pr. linje kontra afrunding på totalsummen):

  • Winvoice håndterer automatisk tilladte øredifferencer mod virksomhedens standardkonto for Øreafrunding.
  • Kontroller, at standardkontoen for øreafrunding er angivet under Indstillinger > Organisation > Standardkonti.

Hvordan ændrer jeg moms eller fakturabeløb?​

Hvis en faktura er indlæst med et forkert momsbeløb, kan en autoriseret administrator justere oplysningerne:

  1. Åbn fakturaen og klik på Rediger fakturahoved.
  2. Korriger momsbeløb, fakturanummer eller forfaldsdato og klik på Gem.
  3. Konteringslinjerne tilpasses efterfølgende, så bilaget balancerer.

Har du brug for yderligere hjælp?​

Vores supportteam er klar til at hjælpe: