Skip to main content

Feilsøking & Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Her har vi samlet direkte svar og praktiske løsninger på de vanligste spørsmålene og situasjonene som brukere og administratorer møter i det daglige arbeidet i Winvoice.

1. Sluttbokføring & Eksport​

Hvorfor havner fakturaer i statusen "Feil ved bokføring"?​

Når en faktura er godkjent gjennom hele attestflyten, forsøker Winvoice automatisk å eksportere transaksjonen til økonomisystemet. Hvis systemet avviser bilaget, flyttes fakturaen til fanen Feil ved bokføring slik at den kan kontrolleres uten at regnskapet påvirkes feilaktig. Vanlige årsaker er:

  1. Inaktiv regnskapskonto:
    • Årsak: En konto på konteringslinjene er markert som inaktiv eller sperret i økonomisystemet.
    • Løsning: Velg en aktiv, gyldig konto under Register > Kontoer på fakturaen, eller aktiver kontoen i økonomisystemet og synkroniser registeret. Klikk deretter på Prøv igjen på fakturaen.
  2. Stengt regnskapsperiode:
    • Årsak: Fakturadatoen eller angitt bokføringsdato tilhører en periode som er stengt for bokføring.
    • Løsning: Juster bokføringsdatoen til første tilgjengelige dato i en åpen periode i fakturahodet eller via Register > Perioder, og klikk på Prøv igjen.
  3. Manglende leverandøropplysninger:
    • Årsak: Leverandøren er nyopprettet eller mangler påkrevde felt (som betalingsbetingelser eller bankopplysninger).
    • Løsning: Kompletter leverandøren under Register > Leverandører, synkroniser og start overføringen på nytt.
  4. Ubalanse eller mva.-feil:
    • Årsak: Summen av linjenes nettobeløp stemmer ikke overens med fakturaens nettobeløp, eller det mangler en påkrevd mva.-kode.
    • Løsning: Kontroller at alle konteringslinjer balanserer mot fakturaens totalbeløp og mva.
Systemspesifikke feilkoder

Hvis du leter etter informasjon om spesifikke feilmeldinger eller integrasjoner (f.eks. Visma.net, Fortnox, Visma Administration eller Spiris), se den respektive manualen under Forretningssystem & Integrasjoner.

Fakturaen har havnet i feil selskap – hvordan flytter jeg den?​

I flerforetaksstrukturer kan en faktura noen ganger mottas på feil selskapsadresse eller tolkes inn under feil organisasjon:

  1. Åpne fakturaen i feil selskap og last ned original-PDF-en via nedlastingsikonet i verktøylinjen.
  2. Klikk på skiftenøkkel-ikonet nede til venstre og velg Makuler.
  3. Bytt til riktig selskap med foretaksvelgeren øverst til høyre.
  4. Last opp fakturaen i riktig selskap via Opprett faktura (eller send den på e-post til riktig selskaps innboks).

2. Leverandørmatching & Ukjent leverandør​

Hvorfor vises en faktura som "Ukjent leverandør"?​

Når en faktura mottas, analyserer Winvoice underlaget og matcher mot leverandørregisteret etter følgende prioritering:

  • Organisasjonsnummer / MVA-nummer
  • Bankkonto / Bankgiro / KID
  • IBAN / BIC

Dersom fakturaen får statusen Ukjent leverandør (markert med gul tagg), skyldes det normalt:

  1. Leverandøren er ennå ikke registrert i økonomisystemet (opprett leverandøren og kjør en registersynkronisering).
  2. Leverandørens betalingsopplysninger på fakturaen avviker fra registeret.

Slik kobler du leverandøren manuelt:

  1. Klikk direkte på chippet Ukjent leverandør i fakturahodet.
  2. I dialogen vises tolket informasjon sammen med matchingsforslag fra leverandørregisteret.
  3. Velg riktig leverandør og klikk på Koble. Winvoice lagrer koblingen slik at fremtidige fakturaer fra samme avsender gjenkjennes automatisk.

Leverandøren overdrar fakturaer til factoring​

Når en leverandør overdrar fakturaer til et factoringselskap, oppgis factoringselskapets betalingsopplysninger på bilaget, mens bestilling og avtale tilhører den opprinnelige leverandøren:

  • Påse at leverandøren har factoringselskapets betalingsopplysninger registrert i økonomisystemet, eller opprett factoringselskapet som godkjent betalingsmottaker.
  • Ved matching mot innkjøpsordre kan fakturaen kobles mot leverandørens ordrenummer også ved overdragelse.

3. Attest & Rettigheter​

Hvorfor kan jeg ikke klikke på "Attester"?​

Dersom Attester-knappen er inaktiv eller grå, skyldes det vanligvis:

  1. Avmerkingsboksen på konteringslinjen er ikke krysset av: Du må krysse av boksen til venstre for linjen som tilhører deg for å bekrefte at du har kontrollert linjen.
  2. Fakturaen er satt på vent (On Hold): Dersom fakturaen har taggen On Hold, er attestfunksjonen sperret. Hold pekeren over knappen for mer informasjon. Taggen fjernes av en administrator når åpne spørsmål er avklart.
  3. Fire øyne-prinsippet: Hvis organisasjonen benytter totrinnskontroll og du selv opprettet eller forberedte fakturaen, kan du ikke sluttattestere den selv. En annen godkjent attestant må godkjenne.
  4. Beløpsgrense overskredet: Dersom fakturabeløpet overskrider din personlige fullmakt, rutes den automatisk videre til neste attestnivå.

Fakturaen er låst av en kollega – hvordan låser jeg den opp?​

For å hindre motstridende endringer låses fakturaen automatisk når en autorisert bruker åpner den for gjennomgang:

  • Låsen oppheves automatisk når kollegaen lagrer, navigerer tilbake eller lukker fanen.
  • Dersom kollegaen har forlatt pulten, kan en Fakturaadministrator oppheve redigeringslåsen ved å klikke på hengelås-ikonet i fakturavisningen.

Visningsverktøy: Roter, zoom og åpne i ny fane​

I verktøylinjen rett over fakturabildet (høyre panel i delt visning) finner du praktiske hjelpemidler:

  • Åpne i ny fane: Åpner originaldokumentet i fullskjerm.
  • Roter: Roterer skannede bilag 90 grader ved behov.
  • Zoom: Forstørr eller forminsk teksten med zoomkontrollene.
  • Juster delelinje: Du kan dra i delelinjen mellom konteringstabellen og fakturabildet for å tilpasse bredden.

Fakturaen hopper over "Sluttkontroll" – hvorfor?​

Kontrollflyter defineres under Arbeidsflyter > Kontrollflyter:

  • Dersom flyten har en beløpsgrense (f.eks. "Kun fakturaer over 50 000 kr"), går fakturaer under denne grensen direkte til sluttbokføring etter godkjent attest.
  • For at alle fakturaer skal passere sluttkontroll, må du kontrollere at regelen ikke har begrensende filtre for leverandør, konto eller beløp.

4. MVA & Øreavrunding​

Mva. avviker med noen øre i forhold til underlaget​

Avrundingsdifferanser skyldes vanligvis forskjeller i avrundingsmetode mellom leverandørens fakturasystem og økonomisystemet (avrunding per linje kontra totalsum):

  • Winvoice håndterer automatisk godkjente øredifferanser mot selskapets standardkonto for Øreavrunding.
  • Kontroller at en standardkonto for øreavrunding er angitt under Innstillinger > Organisasjon > Standardkontoer.

Hvordan endrer jeg mva. eller fakturabeløp?​

Dersom en faktura er tolket med feil mva.-beløp, kan en autorisert administrator justere opplysningene:

  1. Åpne fakturaen og klikk på Rediger fakturahode.
  2. Korriger mva.-beløp, fakturanummer eller forfallsdato og klikk på Lagre.
  3. Konteringslinjene tilpasses deretter slik at bilaget balanserer.

Trenger du ytterligere hjelp?​

Vårt supportteam hjelper gjerne til: