Hop til hovedindhold

Fakturaadresser & indlæsning af fakturaer

Winvoice er designet til fuldautomatisk fakturamodtagelse via to primære digitale kanaler: E-faktura via Peppol og E-mail (PDF/TIFF) med automatisk dataudlæsning.

Her gennemgår vi, hvordan de digitale indlæsningskanaler fungerer, og hvordan I opsætter jeres fakturaadresser.

Fakturaens flow i WinvoiceFuldautomatiseret flow fra modtagelse til bogføring
Trin 1

Modtagelse

  • E-faktura via Peppol / AutoInvoice
  • E-mailfaktura (PDF / TIFF) via AutoScan
Trin 2

Tolkning & Kontrol

  • Automatisk OCR-dataekstraktion
  • Leverandørmatching & dubletkontrol
Trin 3

Godkendelse & Bogføring

  • Regelstyret godkendelsesflow & kontrol
  • Automatisk eksport til økonomisystem

1. E-mailfakturaer (PDF / TIFF)​

Hver organisation i Winvoice tildeles en unik e-mailadresse, hvortil jeres leverandører sender deres PDF-fakturaer.

Find jeres organisations fakturaadresse:​

  1. Gå til Indstillinger → AutoInvoice.
  2. Under sektionen AutoScan finder I feltet E-mail AutoScan (med en praktisk kopieringsknap). Det er til denne adresse, PDF-fakturaer sendes til automatisk scanning og dataudlæsning.
  3. I kan vælge at give denne adresse direkte til jeres leverandører eller opsætte en automatisk videresendelse (forwarding) fra jeres almindelige faktura-e-mail (f.eks. faktura@jeresvirksomhed.dk videresendes automatisk til AutoScan-adressen).

Regler for indlæsning via e-mail:​

  • Format: Godkendte formater er PDF og TIFF.
  • Én faktura pr. fil: Hver vedhæftet fil behandles som en særskilt faktura. Hvis en e-mail indeholder to separate PDF-filer, oprettes der to fakturaer i Winvoice.
  • Bilag og specifikationer: Hvis en faktura har bilag, anbefales det, at de gemmes i samme PDF-fil som fakturaen, eller alternativt uploades manuelt som supplerende bilag efterfølgende.
  • Brødtekst i e-mailen: Oplysninger i selve e-mailens brødtekst tolkes ikke som fakturaoplysninger. Alle fakturadata skal fremgå af den vedhæftede PDF-fil.

2. E-faktura via Peppol & AutoInvoice​

E-faktura er den hurtigste og sikreste indlæsningsmetode. Fakturaens indhold sendes som strukturerede data (XML), hvilket betyder, at beløb, betalingsreferencer, forfaldsdato og linjevarer indlæses med 100 % nøjagtighed helt uden risiko for fortolkningsfejl.

Aktiver Peppol-modtagelse:​

  1. Gå til Indstillinger → AutoInvoice & Peppol.
  2. Kontroller, at jeres organisations CVR-nummer/virksomhedsnummer og momsregistreringsnummer (VAT-nr.) er udfyldt korrekt.
  3. Klik på Aktiver modtagelse i Peppol.
  4. Når registreringen er fuldført, registreres jeres virksomhed i det europæiske Peppol-register (ELMA). Jeres leverandører kan nu automatisk finde jer og sende elektroniske fakturaer direkte fra deres økonomisystemer.

Opsummering: Best practice for fakturamodtagelse​

KanalFordeleVelegnet til
Peppol / E-faktura100 % nøjagtige data, ingen aflæsningsforsinkelse, linjevarer matches direkteAlle leverandører, der kan sende e-faktura
E-mail (PDF)Nemt for leverandøren, fleksibelt, automatisk OCR-aflæsningMindre leverandører og internationale fakturaer
Undtagelsestilfælde: Manuel registrering

Winvoice er designet til, at alle fakturaer modtages og aflæses digitalt via e-faktura eller e-mail. Skulle I i sjældne undtagelsestilfælde modtage et fysisk papirbilag eller et internt bilag, som ikke kan sendes digitalt, er der mulighed for manuel registrering under Fakturaer → Opret ny.