Skip to main content

Fakturaadresser & Innelesing av fakturaer

Winvoice er utformet for helautomatisert fakturamottak via to primære digitale kanaler: E-faktura via Peppol og E-post (PDF/TIFF) med automatisk dataekstraksjon.

Her går vi gjennom hvordan innelesingskanalene fungerer og hvordan dere setter opp fakturaadressene deres.

Fakturaens flyt i WinvoiceHelautomatisert flyt fra mottak til bokføring
Trinn 1

Mottak

  • E-faktura via Peppol / AutoInvoice
  • E-postfaktura (PDF / TIFF) via AutoScan
Trinn 2

Tolkning & Kontroll

  • Automatisk OCR-dataekstraksjon
  • Leverandørmatching & duplikatkontroll
Trinn 3

Attestering & Bokføring

  • Regelstyrt attestflyt & kontroll
  • Automatisk eksport til økonomisystem

1. E-postfakturaer (PDF / TIFF)​

Hver organisasjon i Winvoice tildeles en unik e-postadresse som leverandørene deres sender PDF-fakturaene sine til.

Finne organisasjonens fakturaadresse:​

  1. Gå til Innstillinger → AutoInvoice.
  2. Under seksjonen AutoScan finner dere feltet E-post AutoScan (med en praktisk kopieringsknapp). Det er til denne adressen PDF-fakturaer sendes for automatisk skanning og dataekstraksjon.
  3. Dere kan velge å oppgi denne adressen direkte til leverandørene deres, eller sette opp en automatisk videresending (forwarding) fra deres vanlige faktura-e-post (f.eks. faktura@deresbedrift.no videresendes automatisk til AutoScan-adressen).

Regler for e-postinnelesing:​

  • Format: Godkjente formater er PDF og TIFF.
  • Én faktura per fil: Hver vedlagte fil behandles som en separat faktura. Hvis en e-post inneholder to separate PDF-filer, opprettes to fakturaer i Winvoice.
  • Vedlegg og spesifikasjoner: Dersom en faktura har vedlegg, anbefales det at disse lagres i samme PDF-fil som fakturaen, eventuelt lastes opp manuelt som supplerende vedlegg i etterkant.
  • Brødtekst i e-posten: Informasjon i selve e-posten tolkes ikke som fakturainformasjon. Alle fakturadata må fremgå i den vedlagte PDF-filen.

2. E-faktura via Peppol & AutoInvoice​

E-faktura er den raskeste og sikreste innelesingsmetoden. Fakturaens innhold sendes som strukturerte data (XML), noe som betyr at beløp, KID/referansenummer, forfallsdato og varelinjer leses inn med 100 % nøyaktighet helt uten risiko for tolkingsfeil.

Aktivere Peppol-mottak:​

  1. Gå til Innstillinger → AutoInvoice & Peppol.
  2. Kontroller at organisasjonens organisasjonsnummer og mva.-registreringsnummer (MVA/VAT-nr) er riktig utfylt.
  3. Klikk på Aktiver mottak i Peppol.
  4. Når registreringen er fullført, registreres bedriften deres i det europeiske Peppol-registeret (ELMA). Leverandørene kan nå automatisk finne dere og sende elektroniske fakturaer direkte fra sine økonomisystemer.

Oppsummering: Beste praksis for fakturamottak​

KanalFordelerEgnet for
Peppol / E-faktura100 % nøyaktige data, ingen tolkingsforsinkelse, varelinjer matches direkteAlle leverandører som kan sende e-faktura
E-post (PDF)Enkelt for leverandøren, fleksibelt, automatisk OCR-tolkingMindre leverantører og internasjonale fakturaer
Unntakstilfeller: Manuell registrering

Winvoice er bygget for at alle fakturaer skal mottas og tolkes heldigitalt via e-faktura eller e-post. Skulle dere i sjeldne unntakstilfeller motta et fysisk papirunderlag eller internt bilag som ikke kan sendes digitalt, finnes det mulighet for manuell registrering under Fakturaer → Opprett ny.