Hop til hovedindhold

Videoguide: Winvoice på 15 minutter

Velkommen til vores officielle videogennemgang af Winvoice! I denne video (15:12 minutter) guider Joakim dig gennem hele systemet og viser, hvordan Winvoice frigør tid og automatiserer kreditorstyringen fra modtagelse til endelig betaling.

▶Winvoice Videoguide15:12 min
00:00 – Introduktion & Grundlæggende Filosofi
Åbn på YouTube↗
Hurtignavigation mellem kapitler:Klik på et kapitel eller tidsstempel i guiden nedenfor for at hoppe i videoen.
Hop direkte i videoen

Klik på et af kapitlerne i videospilleren ovenfor eller på overskrifterne i kapitelinddelingen nedenfor for at hoppe direkte i videoen her på siden!

Kapitelinddeling & Gennemgang​

00:00 - Introduktion & Grundlæggende Filosofi​

  • Specialistløsning: Winvoice er bygget til at håndtere hele kreditorprocessen: modtage, aflæse, kontere, godkende og overføre leverandørfakturaer til økonomisystemet.
  • Tovejs-integration: Henter automatisk stamdata fra økonomisystemet (kreditorer, kontoplan, omkostningssteder, projekter) og sender godkendte fakturaer tilbage til udbetaling og slutbogføring.
  • Fleksibelt login: Understøtter både Single Sign-On (SSO) via Visma-konto og traditionelt login med e-mail og adgangskode.

01:20 - Administratorens Visning & Fler-selskabsstyring​

  • Centralt Kontrolpanel: Administratoren mødes af et samlet dashboard for at sikre, at fakturaer flyder som forventet og godkendes rettidigt.
  • Flere selskaber i én visning: Med et enkelt klik i selskabsvælgeren kan du vælge at se fakturaer fra et enkelt selskab eller alle selskaber samtidigt i en fælles indbakke.
  • Statusopdeling: Hurtigt overblik over fakturaer til godkendelse, ankomstregistrering eller afventende sager.
  • Læs mere i vores guide for Oversigt & Dashboard.

02:40 - Arbejdsgange & Touchless Auto-godkendelse​

  • Opbygning af regler: Bygger på betinget logik: Kriterier (Hvornår skal det ske?) og Handlinger (Hvad skal der ske?).
  • Touchless fakturahåndtering: Vist med en fast månedlig faktura fra Telenor på præcis 1.500 kr. Når kriterierne matcher, påføres en konteringsskabelon, fakturaen godkendes og sendes direkte til udbetaling – 100% automatisk uden manuel berøring!
  • Logiske operatorer: Støtte for sammensatte OG / ELLER regler (f.eks. Kreditor = Telenor OG Beløb < 5000 kr).
  • Læs mere i guiden for Automatiske flows & Auto-godkendelse.

04:30 - Slutkontrol (Økonomiafdelingens stikprøve)​

  • Ekstra sikkerhedstrin: Økonomiafdelingen kan lave en sidste gennemgang før eksport til bogføringen.
  • Typiske kontrolkriterier:
    • Fakturaer med repræsentation eller særlige momskoder.
    • Fakturaer der overstiger et vist beløb (f.eks. over 50.000 kr.).
    • Fakturaer hvor en godkender har rettet i den oprindelige kontering.
  • Læs mere i guiden for Kontrolflows.

05:20 - Kartoteker, Tags & Genbrug i Regler​

  • Fleksibel gruppering med tags: Marker leverandører med tags (f.eks. "Kontraktleverandører", "Bankpartner").
  • Regel-arv: Når du opretter regler eller godkendelsesflows baseret på et tag, behøver du ikke ændre reglerne, når en ny kreditor oprettes. Tilføj blot tagget på kreditorkortet, hvorefter alle regler aktiveres automatisk!
  • Læs mere i guiden for Tags.

06:40 - Tovejs-synk: Opret Kreditor Direkte i Winvoice​

  • Opret i farten: Hvis der ankommer en hastefaktura fra en ny kreditor, kan administratorer oprette kreditoren direkte inde i Winvoice og synkronisere den til økonomisystemet i realtid.
  • Udvidet understøttelse: Samme tovejsfunktionalitet gælder for oprettelse af nye projekter, finanskonti og omkostningssteder.
  • Læs mere under Indstillinger & Kartoteker.

08:00 - Rollebaseret Styring & Brugergrupper​

  • Roller frem for personbinding: Definer roller (f.eks. "HR-chef"). Ved medarbejderskifte kobles den nye kollega blot til den eksisterende rolle og arver straks al historik, godkendelsesgrænser og flows.
  • Brugergrupper: Grupper kolleger (f.eks. "Kreditorbogholderi Nord"), der i fællesskab deler godkendelsesopgaver.
  • Læs mere under Brugere & Invitationer.

09:30 - Mobilapps & Gennemsigtig Prismodel​

  • Apps til iOS og Android: Gennemse, godkend og afvis fakturaer direkte på mobilen, når du er på farten.
  • Ingen licensgebyrer per bruger: Winvoice begrænser hverken antallet af brugere eller selskaber. Alle relevante medarbejdere kan få en profil uden meromkostning.

10:20 - Fakturadetaljevisning & Split-skærm​

  • Effektiv todelt visning: Faktura-PDF til højre og konteringslinjer til venstre.
  • Bilag: Se eksisterende bilag eller træk og slip nye supplerende bilag direkte ind på fakturaen.
  • Intern dialog & log: Skriv noter direkte på fakturaen, så kolleger og godkendere kan samarbejde i realtid.
  • Læs mere i Fakturahåndtering & Kontering.

11:30 - Værktøjsmenuen (Skruenøglen): Fremtidigt Flow & Direkte E-mail​

  • Se fremtidigt flow: Klik på skruenøgleikonet nederst til venstre for at inspicere fakturaens rute: Hvor kom fakturaen fra, og hvem modtager den i næste trin, når jeg godkender?
  • Send e-mail direkte fra fakturaen: Stil spørgsmål til leverandøren eller en kollega direkte fra Winvoice – fakturainformation og bilag medsendes automatisk.
  • Annuller faktura (Makulera): Annuller fakturaen for at rydde eventuelle midlertidige posteringer i økonomisystemet.

12:30 - Drag & Drop samt Ukendt Kreditor​

  • Træk og slip hvor som helst: Slip en PDF-faktura hvor som helst i browseren for at starte AI-aflæsning.
  • Håndtering af ukendt kreditor: Er kreditoren ukendt, vises et gult advarselsflag. Klik for at koble til en eksisterende kreditor eller oprette en ny med de tolkede data.

13:40 - Fakturasøgning: Fritekst (OCR) & Kombinerede Filtre​

  • Søg på alle ord og tal: Takket være fuld OCR kan du fritekstsøge på varenumre, vejnavne, ordrereferencer eller beskrivelser på tværs af hele arkivet.
  • Tilpassede filtre: Kombiner fritekst med faste parametre som kreditor, beløbsintervaller, datoer, regnskabsperioder og tags.
  • Læs mere i guiden for Fakturasøgning.