Skip to main content

Videoguide: Winvoice på 15 minutter

Velkommen til vår offisielle videogjennomgang av Winvoice! I denne videoen (15:12 minutter) guider Joakim deg gjennom hele systemet og viser hvordan Winvoice frigjør tid og automatiserer leverandørfakturahåndteringen fra mottak til endelig betaling.

▶Winvoice Videoguide15:12 min
00:00 – Introduksjon & Grunnfilosofi
Åpne på YouTube↗
Hurtignavigering mellom kapitler:Klikk på et kapittel eller en tidsstempel i guiden nedenfor for å hoppe i videoen.
Hopp direkte i videoen

Klikk på et av kapitlene i videospilleren ovenfor eller på overskriftene i kapitteloversikten nedenfor for å hoppe direkte i videoen her på siden!

Kapittelinndeling & Gjennomgang​

00:00 - Introduksjon & Grunnfilosofi​

  • Spesialistløsning: Winvoice er bygget for å håndtere hele kjeden: motta, tolke, kontere, godkjenne, attestere og eksportere leverandørfakturaer til økonomisystemet.
  • Toveis integrasjon: Henter normalt alle grunndata fra økonomisystemet (leverandører, kontoplan, kostnadssteder, prosjekter) og overfører godkjente fakturaer til utbetaling og sluttbokføring.
  • Fleksibel innlogging: Støtte for både Single Sign-On (SSO) via Visma-konto og innlogging med e-post og passord.

01:20 - Administratorens Visning & Flerselskapsstyring​

  • Sentralt Kontrollpanel: Administratoren møtes av et helhetlig instrumentpanel for å overvåke at fakturaene går dit de skal og behandles i tide.
  • Flere selskaper i samme visning: Med et enkelt klikk i selskapsvelgeren kan du vise fakturaer fra et enkelt selskap eller alle selskaper samtidig i én felles innboks.
  • Statusinndeling: Rask oversikt over fakturaer som ligger til attestasjon, ankomstregistrering eller venter på oppklaring.
  • Les mer i vår guide for Oversikt & Dashboard.

02:40 - Arbeidsflyter & Touchless Autoattest​

  • Oppbygging av regler: Bygger på betinget logikk: Kriterier (Når skal noe skje?) og Handlinger (Hva skal skje?).
  • Touchless fakturahåndtering: Vist med en gjentakende faktura fra Telenor på nøyaktig 1 500 kr. Når kriteriene inntreffer, påføres en konteringsmal, fakturaen attesteres og sendes rett til utbetaling – helt uten manuell behandling!
  • Logiske operatorer: Støtte for sammensatte OG / ELLER regler (f.eks. Leverandør = Telenor OG Beløp < 5000 kr).
  • Les mer i guiden for Automatiske flyter & Autoattest.

04:30 - Sluttkontroll (Økonomiavdelingens stikkprøve)​

  • Ekstra sikkerhetskontroll: Økonomiavdelingen kan kaste et siste blikk på fakturaen før eksport til hovedboken.
  • Typiske kontrollkriterier:
    • Fakturaer med representasjon eller spesielle mva-koder.
    • Fakturaer som overstiger et bestemt beløp (f.eks. over 50 000 kr).
    • Fakturaer der en attestant har endret den opprinnelige konteringen.
  • Les mer i guiden for Kontrollflyter.

05:20 - Registre, Tagger & Gjenbruk i Regler​

  • Fleksibel gruppering med tagger: Merk leverandører med tagger (f.eks. "Avtaleleverandører", "Bankpartner").
  • Regelarv: Når du bygger regler eller flyter basert på en tagg, slipper du å endre reglene når nye leverandører tilkommer. Tildel bare taggen til den nye leverandøren i registeret, så aktiveres alle regler automatisk!
  • Les mer i guiden for Tagger.

06:40 - Toveis Synk: Opprett Leverandør Direkte i Winvoice​

  • Opprett i farten: Dersom det ankommer en hastefaktura fra en ny leverantør, kan administratorer opprette leverandøren direkte inne i Winvoice og synkronisere den til ERP-systemet i sanntid.
  • Utvidet støtte: Samme toveisfunksjonalitet gjelder for opprettelse av nye prosjekter, hovedbokskontoer og kostnadssteder.
  • Les mer under Innstillinger & Registre.

08:00 - Rollebasert Styring & Brukergrupper​

  • Roller fremfor personbinding: Definer funksjonelle roller (f.eks. "HR-sjef"). Ved personalskifte kobles den nye medarbeideren bare til den eksisterende rollen og arver umiddelbart all historikk, attestgrenser og flyter.
  • Brukergrupper: Grupper medarbeidere (f.eks. "Leverandørreskontro Nord"), som i fellesskap deler på attestasjonsoppgaver.
  • Les mer under Brukere & Invitasjoner.

09:30 - Mobilapper & Gjennomsiktig Prismodell​

  • Apper for iOS og Android: Se gjennom, attester og godkjenn fakturaer direkte på mobilen når du er på farten.
  • Ingen lisensgebyr per bruker: Winvoices prismodell begrenser ikke antall brukere eller selskaper. Alle medarbeidere som trenger å attestere kan få en konto uten ekstra kostnader.

10:20 - Fakturadetaljvisning & Delt Skjerm​

  • Ergonomisk delt visning: Faktura-PDF til høyre og konteringslinjer til venstre.
  • Vedlegg: Se eksisterende vedlegg eller dra og slipp nye supplerende underlag direkte inn på fakturaen.
  • Intern dialog & logg: Skriv notater direkte på fakturaen slik at kolleger og attestanter kan samarbeide i flyten.
  • Les mer i Fakturahåndtering & Kontering.

11:30 - Verktøymenyen (Skiftenøkkelen): Fremtidig Flyt & Direkte E-post​

  • Se fremtidig flyt: Klikk på skiftenøkkelikonet nederst til venstre for å undersøke fakturaens reise: Hvor kom fakturaen fra, og hvem mottar den i neste trinn når jeg godkjenner?
  • Send e-post direkte fra fakturaen: Still spørsmål til leverandøren eller en kollega direkte fra Winvoice – fakturadata og vedlegg følger med automatisk.
  • Makuler faktura (Makulera): Slett/makuler fakturaen for å rydde eventuelle midlertidige posteringer i økonomisystemet.

12:30 - Drag & Drop samt Ukjent Leverandør​

  • Dra og slipp hvor som helst: Slipp en PDF-faktura hvor som helst i nettleservinduet for å starte umiddelbar AI-tolking.
  • Håndtering av ukjent leverandør: Dersom leverandøren ikke gjenkjennes, vises et gult advarselsflagg. Klikk for å koble til en eksisterende leverandør eller opprette en ny med de tolkede dataene.

13:40 - Fakturasøk: Fritekst (OCR) & Kombinerte Filtre​

  • Søk på alle ord og tall: Takket være full OCR-tolking kan du fritekstsøke på artikkelnumre, adresser, ordrereferanser eller produktnavn i hele arkivet.
  • Tilpassede filterrader: Kombiner fritekst med faste parametere som leverandør, beløpsintervaller, datoer, regnskapsperioder og tagger.
  • Les mer i guiden for Fakturasøk.