Skip to main content

Konteringsregler – Automatiske vilkårsstyrte konteringsregler

Komplett veiledning for konteringsregler i Winvoice: vilkårsstyrt forhåndsutfylling, obligatoriske dimensjoner, trigger-faser (før/under/etter attest) og ERP-synkroniserte regler.

Oversikt: Automatisk styring og forhåndsutfylling av kontering​

Med konteringsregler kan administratorer automatisere bokføringen ved å opprette regler som automatisk forhåndsutfyller eller begrenser kontoer, kostnadssteder og prosjekter basert på fakturaopplysningene.

Ved å kombinere vilkår og handlinger minimeres manuell inntasting og risikoen for feilkombinasjoner elimineres:

  • Tvingende verdier: Når en bestemt leverandør velges, settes alltid et forhåndsbestemt kostnadssted og konto.
  • Tillatte kombinasjoner: Sikre at visse kontoer kun kan kombineres med godkjente prosjektkoder.
  • ERP-synkronisering: Regler som er definert i økonomisystemet (f.eks. Fortnox eller Visma) synkroniseres automatisk og markeres med et låsikon.

Konteringsregler administreres under Innstillinger → Konteringsregler i hovedmenyen.

Oversikt over konteringsregler Oversikt over konteringsregler

1. Opprette og konfigurere en konteringsregel​

Gå til Innstillinger → Konteringsregler og klikk på knappen Opprett ny (eller klikk på en eksisterende regel i listen for å redigere den).

Opprett konteringsregel med trigger-faser Opprett konteringsregel med trigger-faser

Fyll ut regelens grunnleggende opplysninger:

  • Navn: Et tydelig navn som beskriver regelen (f.eks. Santander – Kostnadssted Oslo & Tillatte Prosjekter eller Tele2 – Automatisk utfylling av telekomkonto).
  • Beskrivelse: Valgfri beskrivelse som forklarer regelens formål og logikk.
  • Aktiv regel: Veksle mellom aktiv og inaktiv status med bryteren.
  • Overskriv eventuelle verdier (Override):
    • Dersom aktivert, overskriver regelen tidligere tolkede eller manuelt satte verdier.
    • Dersom deaktivert, fyller regelen kun ut tomme felt.

2. Trigger-faser – «Når skal regelen kjøres?»​

Øverst i regelen velger du i hvilke faser av fakturaens livssyklus regelen skal være aktiv:

  • Før attest: Regelen kjøres automatisk direkte ved fakturaens ankomst og tolkning, før første attestant åpner den.
  • Under attest: Regelen aktiveres dynamisk i fakturavisningen mens attestanter kontrollerer og redigerer konteringslinjene.
  • Etter attest: Regelen evalueres ved sluttkontroll før bokføring i økonomisystemet.

Du kan aktivere én, to eller alle tre faser avhengig av formålet med regelen.

3. Vilkår og Handlinger​

Vilkår – «Når skal det skje?»​

Bestem hvilke fakturaer eller konteringslinjer regelen skal gjelde for:

  • Gjelder alltid: Regelen kjøres uavhengig av fakturaens egenskaper.
  • Tilpassede vilkår: Match mot spesifikke registerposter (f.eks. Når Leverandør = Santander Consumer Bank eller Når Kjøperreferanse = IT-avdelingen). Klikk på + for å kombinere flere vilkår med og-logikk.

Handlinger – «Hva skal skje?»​

Under handlingsseksjonen angir du hva som skal skje med konteringen:

  • Tvingende verdier (Sett til): Setter automatisk en spesifikk verdi (f.eks. sett Kostnadssted = 1 Oslo). Feltet låses eller forhåndsutfylles automatisk.
  • Begrensede valg (Begrenset til / En av): Begrenser valgmulighetene i listen til kun godkjente alternativer (f.eks. tillat kun valg mellom Prosjekt 1 og Prosjekt 2).
  • Klikk på + Og for å styre flere dimensjoner og kontoer i samme regel.

Klikk på Lagre når du er ferdig.

4. ERP-regler og Tillatte Konteringskombinasjoner​

  • Låste ERP-regler: Regler hentet direkte fra økonomisystemets kontoregler vises med et låsikon og merket ERP-regel. Disse reglene gjenspeiler eksterne valideringskrav og kan ikke overskrives av vanlige regler.
  • Tillatte kombinasjoner: Dersom økonomisystemet krever at visse kontoer alltid må ha et tilknyttet prosjekt eller kostnadssted, markerer Winvoice dette med merket Tillatt konteringskombinasjon.

5. Administrere eksisterende konteringsregler​

  • Trinnvis navigering (Record Stepper): Bla frem og tilbake mellom ulike konteringsregler via pilene i toppteksten (< Forrige | Neste >) uten å gå tilbake til listen.
  • Verktøymenyen (Skiftenøkkelen):
    • Kopier regel: Oppretter en duplikat som nytt utkast – ideelt når tilsvarende regler skal settes opp for flere leverandører.
    • Endringslogg (Changelog): Full revisjonslogg over hvem som opprettet eller endret regelen og når.
    • Slett: Sletter regelen permanent.