Skip to main content

Innkommende flyter – Automatisk håndtering ved import og tolkning

Komplett veiledning for innkommende flyter i Winvoice: automatisering ved import, konteringsmaler, fakturatype, betalingsbetingelser, tagger og automatisk attest.

Oversikt: Automatiser fakturaer direkte ved ankomst​

Ved hjelp av innkommende flyter kan du automatisere nøyaktig hva som skal skje med fakturaer i samme sekund som de ankommer og importeres til Winvoice – før noen bruker i det hele tatt har rukket å åpne eller kontrollere dem.

Uansett om en faktura ankommer via e-post, EDI/AutoInvoice, mobilskanning eller manuell dra-og-slipp-opplasting i portalen, kjøres de innkommende flytene umiddelbart etter at AI-tolkningen er fullført.

Helhetsstyring for hele fakturaen

I motsetning til Attestflyter (som evalueres linje for linje ved godkjenning) gjelder innkommende flyter for hele fakturaen under ett.

Flyten trer i kraft så snart fakturaens overordnede egenskaper matcher de oppsatte kriteriene under «Når skal det skje?».

Innkommende flyter konfigureres under Flyter → Innkommende.

1. Opprette og konfigurere en ny innkommende flyt​

Gå til Flyter → Innkommende i hovedmenyen og klikk på Opprett ny (eller klikk på en eksisterende flyt i listen for å redigere den).

Opprett inngående flyt Opprett inngående flyt

Fyll ut flytens overordnede egenskaper:

  • Navn: Et tydelig og funksjonelt navn (f.eks. Fortum – Auto-kontering & Strøm-mal eller Husleie – Automatisk attest).
  • Beskrivelse: Valgfri intern beskrivelse av flytens formål for administratorer og kolleger.
  • Aktiv flyt: Veksle flyten mellom aktiv og inaktiv uten å måtte slette konfigurasjonen.
  • Overskriv eventuelle verdier (Override):
    • Dersom aktivert, overskriver flytens handlinger verdier som er tolket fram av AI-motoren eller standardverdier fra økonomisystemet.
    • Dersom deaktivert, fyller flyten kun ut felt som mangler eksisterende verdier.

2. Vilkår – «Når skal det skje?»​

Under vilkårspanelet definerer du når og for hvilke innkommende fakturaer flyten skal utløses.

Gjelder alltid vs. Tilpassede parametere​

  • Gjelder alltid: Aktiver denne bryteren dersom flyten skal gjelde for alle innkommende fakturaer, uavhengig av beløp eller leverandør.
  • Spesifikke vilkårsgrupper: Bygg opp vilkårslogikk med systemets logiske operatorer:
    • + Og (innenfor gruppe): Legger til et nytt vilkår i samme gruppe. Alle vilkår i gruppen må være oppfylt samtidig for at flyten skal matche (logisk AND).
    • Legg til gruppe / Eller (mellom grupper): Oppretter en ny frittstående vilkårsgruppe. Flyten utløses dersom enten Gruppe 1 eller Gruppe 2 er oppfylt (logisk OR).

Betingelsesbygger med Og- og Eller-grupper i inngående flyt Betingelsesbygger med Og- og Eller-grupper i inngående flyt

Tilgjengelige parametere ved import​

Ved import og tolkning kan du sette vilkår mot følgende egenskaper:

  • Leverandør: Match mot spesifikk leverandør, leverandører med en bestemt tagg, eller tekstmatching på navn (starter med, inneholder, slutter med).
  • Kjøperreferanse / Fakturareferanse: Match mot person, referansekode eller avdelingskode tolket fra fakturaens referansefelt.
  • Ordrenummer / Innkjøpsordre: Filtrer på tolkede ordrereferanser ved automatisk ordreavstemming.
  • Beløp & MVA:
    • Totalbeløp inklusive mva (=, !=, >, <, >=, <=).
    • Beløp eksklusive mva (nettobeløp).
    • Mva-beløp.
  • Fakturatype: Skill mellom Debetfaktura og Kreditfaktura.
  • Valuta: Match mot fakturaens valuta (f.eks. Valuta = EUR eller USD).
  • Tekst i vedlegg / Tolket dokument: Søk etter spesifikke nøkkelord eller fraser i den tolkede fakturateksten eller i vedlagte spesifikasjoner.
  • Tagger: Vilkår basert på om fakturaen eller leverandøren er tildelt spesifikke interne tagger.

3. Handlinger – «Hva skal skje?»​

I den høyre seksjonen angir du handlingene som skal utføres automatisk når fakturaen ankommer.

Handlingsliste i inngående flyt Handlingsliste i inngående flyt

Tilgjengelige handlingstyper ved import​

  • Bruk konteringsmal: Bruk en forhåndsdefinert Konteringsmal for å fordele kostnader prosentvis eller over faste linjer.
  • Bruk forrige kontering (Previous Accounting): Kopierer automatisk konteringslinjene fra den forrige godkjente fakturaen fra samme leverandør.
  • Sett fakturatype: Angi eller korriger fakturaens type (Debet eller Kredit) direkte ved import.
  • Sett betalingsbetingelser:
    • Leverandørens betalingsbetingelser: Bruker leverandørens registrerte betalingsbetingelser fra økonomisystemet.
    • Egendefinerte betalingsbetingelser: Angi et fast antall forfallsdager (f.eks. 30 dager).
  • Sett attestant på alle linjer: Tildeler automatisk en spesifikk bruker som første attestant på samtlige linjer.
  • Sett konto / prosjekt / dimensjon på alle linjer: Fyller ut regnskapskontoer eller dimensjoner på fakturalinjene.
  • Hent leverandørens standarder:
    • Sett leverandørens kostnadskonto på alle linjer.
    • Sett leverandørens prosjekt på alle linjer.
    • Sett leverandørens attestant på alle linjer.
    • Sett leverandørens mva-kode på alle linjer.
  • Send til attest: Frigir fakturaen og sender automatiske varsler til de tildelte attestantene.
  • Godkjenn alle linjer: Attesterer alle konteringslinjer automatisk ved ankomst (egnet for faste husleiefakturaer eller abonnementer der manuell kontroll ikke er nødvendig).
  • Rydd i fakturalinjer:
    • Fjern null-linjer: Fjerner automatisk spesifikasjonslinjer med 0 kr i beløp.
    • Slå sammen konteringslinjer: Slår sammen like konteringslinjer til samlede poster.
  • Juster mva-beløp: Justerer mva-beløpet prosentvis dersom en faktura krever avvikende mva-beregning.
  • Sett / fjern tagger: Tildel interne Tagger på fakturaen (f.eks. Mangler avtale, Forhåndskontrollert).
  • Send varsel eller e-post: Send intern notifikasjon eller e-postvarsel til berørte roller.

Klikk på Lagre nederst til høyre for å lagre flyten.

4. Administrere og prioritere innkommende flyter​

Prioritetsrekkefølge (Flytrekkefølge)​

Dersom en innkommende faktura oppfyller vilkårene i flere ulike innkommende flyter, kjøres flytene i den innbyrdes rekkefølgen de er listet opp under Flyter → Innkommende:

  • Flyter øverst har høyest prioritet (rekkefølge 1 kjøres før rekkefølge 2).
  • Endre prioriteringen ved å dra og slippe flyter i listen eller bruke pilknappene. Klikk på Lagre.

Oversikt over inngående flyter med prioritetsrekkefølge Oversikt over inngående flyter med prioritetsrekkefølge

Flerutvalg og trinnvis navigering (Record Stepper)​

  • Flerutvalg (Multi-select): Merk flere flyter samtidig via avmerkingsboksene i listen for raskt å aktivere, deaktivere eller slette flere flyter i fellesskap.
  • Trinnvis navigering (Record Stepper): I redigeringsvisningen blar du enkelt mellom flytene med pilknappene i toppteksten (< Forrige | Neste >) uten å måtte gå tilbake til listen.

Verktøymenyen (Skiftenøkkelen)​

Nede til høyre i redigeringsvisningen gir skiftenøkkelen deg tilgang til:

  • Kopier flyt: Oppretter en duplikat som nytt utkast.
  • Endringslogg (Changelog): Viser hvem som sist oppdaterte flyten og hvilke endringer som ble utført.
  • Slett: Sletter flyten permanent.