Skip to main content

Fire øyne-prinsippet – Sikkerhetskontroll og flyter

Fire øyne-prinsippet (Dual Authorization / Segregation of Duties) er en sentral sikkerhetsfunksjon i Winvoice for å forhindre feilaktige utbetalinger og styrke selskapets interne kontroll. Funksjonen sikrer at ingen faktura kan nå endelig bokføring uten å ha blitt vurdert og godkjent av minst to separate personer.

1. Hvordan fire øyne-prinsippet fungerer​

Når regelen er aktivert i selskapet, vurderer systemet automatisk antallet unike godkjennere under fakturaens livssyklus:

  • To eller flere godkjennere: Dersom fakturaen allerede er godkjent av minst to unike personer i den ordinære godkjenningsflyten, sendes den direkte videre til sluttkontroll eller eksport.
  • Færre enn to godkjennere: Dersom fakturaen kun er godkjent av én person (eller dersom samme person har behandlet flere trinn i flyten), fanges fakturaen automatisk opp. Den styres da til en særskilt utpekt Fire øyne-brukergruppe for en obligatorisk andregangsgodkjenning før den tillates sendt til endelig bokføring.

2. Aktivere og konfigurere fire øyne-prinsippet​

Innstillingen administreres per selskap av en autorisert administrator:

  1. Gå til Innstillinger → Organisasjon.
  2. Rull til seksjonen Fire øyne-prinsippet og aktiver bryteren.
  3. Velg hvilken Brukergruppe som skal motta og behandle fakturaer som krever en andregangsgodkjenning.
    • Du kan velge en eksisterende gruppe (f.eks. Økonomiavdelingen eller Attestledere).
    • Dersom dere ikke har en egnet gruppe, kan du opprette en ny direkte via knappen Opprett ny brukergruppe.
  4. Klikk på Lagre.

Aktiver fire øyne-prinsippet i organisasjonsinnstillingene Aktiver fire øyne-prinsippet i organisasjonsinnstillingene

3. Behandle fakturaer som er fanget opp av kontrollen​

Når en faktura sendes til fire øyne-kontroll:

  • Tydelig varsel: På fakturaen og i fakturalisten vises et informasjonsmerke som markerer at fakturaen krever en supplerende godkjenning i henhold til fire øyne-prinsippet.
  • Gruppens innboks: Fakturaen havner i innboksen hos medlemmene i den valgte brukergruppen.
  • Godkjenning: Så snart en kvalifisert person fra gruppen gjennomgår og godkjenner underlaget, er kravet oppfylt, og fakturaen sendes videre til sluttkontroll eller eksport til forretningssystemet.
  • Hendelseslogg: Hendelsen loggføres i fakturaens historikk med opplysning om at fakturaen ble fanget opp av fire øyne-regelen, samt hvem fra kontrollgruppen som foretok den endelige godkjenningen.