Skip to main content

Rapporter, Nøkkeltall & Revisjonssporbarhet

Winvoice samler løpende inn driftsparametere gjennom hele fakturaens livssyklus. Denne innsikten gir økonomiledere og administratorer full oversikt over behandlingstider, kostnadsutvikling og etterlevelse av godkjenningsregler i forkant av månedsavslutning og ekstern revisjon.

I denne guiden går vi gjennom virksomhetens analysediagrammer, revisjonslogger (Audit Trail) samt rutiner for dataeksport.

1. Nøkkeltall og Analysediagrammer​

Under seksjonen for rapporter og analyser har du tilgang til sanntidsgrafer som belyser økonomiprosessens effektivitet og kostnadsfordeling:

Ledetider & Behandlingstider​

Viser hvor lang tid en faktura i gjennomsnitt oppholder seg i de ulike trinnene:

  • Tid fra ankomst til første godkjenning: Måler hvor raskt nylig ankomne fakturaer tolkes og sendes ut i godkjenningsflyten.
  • Gjennomsnittlig behandlingstid per bruker og avdeling: Viser hvor i organisasjonen eventuelle flaskehalser oppstår, noe som forenkler planlegging av vikariater eller justering av påminnelsesrutiner.
  • Tid fra godkjenning til endelig bokføring: Viser hvor raskt godkjente fakturaer sluttkontrolleres og overføres til forretningssystemet.

Leverandørkostnader & Utgiftsanalyse​

  • Volum per leverandør: Sammenstiller totalt innkjøpsvolum og antall fakturaer per leverandør over valgfri tidsperiode.
  • Toppliste & Trend: Identifiser raskt virksomhetens største leverandører og sammenlign månedlige utgiftsendringer over året.

Utgiftsfordeling per Dimensjon & Konto​

  • Visualiserer kostnader fordelt på konti, kostnadssteder og prosjekter, noe som effektiviserer budsjettoppfølging og periodiseringsarbeid.

2. Fullstendig Revisjonslogg (Audit Trail)​

For revisorer og internkontroll er det avgjørende å kunne dokumentere at fakturaer er behandlet i tråd med selskapets fullmaktsregler og at ingen uautoriserte endringer har funnet sted.

Hver faktura i Winvoice har en fullstendig og uforanderlig Hendelseslogg:

  • Registrering: Nøyaktig tidspunkt for ankomst, tolkning og eventuell bilagskobling.
  • Flytstyring: Hvilken godkjenningsflyt eller regelsett som ble anvendt og hvem som igangsatte utsendelsen.
  • Konteringsjusteringer: Samtlige endringer på linjenivå (konto, motkonto, mva, prosjekt, beløp) med angivelse av hvem som utførte endringen, tidspunkt samt forrige og ny verdi.
  • Godkjenningsstempler: Hver godkjenning registreres med nøyaktig tidsstempel og bruker (inkludert merknad dersom handlingen ble utført via vikariat eller fire øyne-prinsippet).
  • Avvisninger: Begrunnelse og tidsstempel dersom en faktura ble avvist eller sendt til supplerende høyring.
  • Systemintegrasjon: Kvittering på foreløpig registrering og endelig bokføring med forretningssystemets bilagsnummer.

Granske og filtrere loggen​

  1. Åpne en faktura og rull ned til seksjonen Fakturalogg.
  2. Bruk søkefeltet for å finne bestemte hendelser eller beløp.
  3. Filtrer på hendelsestype (f.eks. Kun konteringsendringer eller Kun godkjenninger).
  4. Klikk på pilen på en loggrad for å utvide detaljerte endringstrær.

Fakturalogg med revisjonshistorikk og tidsstempler Fakturalogg med revisjonshistorikk og tidsstempler

3. Dataeksport til Excel for Årsavslutning & Revisjon​

Når du har behov for å sammenstille underlag før bokslutt, gjennomføre stikkprøvekontroller eller oversende dokumentasjon til revisor:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøk.
  2. Filtrer frem ønsket utvalg (f.eks. fakturaer bokført i løpet av regnskapsåret, eller fakturaer med status Klar til endelig bokføring).
  3. Merk fakturaene som skal inngå, eller velg alle via hovedboksen.
  4. Velg Eksporter til Excel i handlingsmenyen.
  5. Den nedlastede filen bevarer listens aktive sortering og kolonneoppsett, og inneholder:
    • Fakturahode (fakturanummer, leverandør, datoer, beløp, mva, KID).
    • Konteringslinjer (konto, mva-kode, prosjekt, kostnadssted, linjebeløp).
    • Attesthistorikk med navn på godkjennere og dato for endelig godkjenning.