Skip to main content

Visma.net Financials Integrasjon

Winvoice tilbyr en dypgående, sertifisert sanntidsintegrasjon mot Visma.net Financials via moderne REST API. Integrasjonen automatiserer hele leverandørfakturaprosessen fra tolkning og godkjenningsflyter til sluttbokføring, utbetaling og tilbakerapportering, med full støtte for toveis registersynkronisering (2-way sync), flerfilialstøtte (Multi-Branch), tilleggskostnader (Landed Costs), innkjøpsordrematching og innebygd ankomstregistrering.

Oversikt & Nøkkelfunksjoner​

  • Toveis registersynk (Two-Way Sync): Opprett og rediger bokføringskontoer, leverandører og dimensjoner/underkontoer direkte i Winvoice under menyen Register. Endringene overføres umiddelbart til Visma.net via API.
  • Filialstøtte & Hovedbokskontroll (Multi-Branch): Støtte for selskaper med flere filialer (branches) i Visma.net, med automatisk validering av at valgt filial har en aktiv hovedbok (ledger).
  • Asynkron fakturaeksport med bakgrunnsjobber: Sikker overføring via Visma.nets bakgrunnsprosessor (erp-api-background) med automatisk statusavstemming og 24-timers timeout-beskyttelse.
  • Fleksible bokføringsmodeller: Velg mellom Definitiv bokføring (fakturaen opprettes i Visma.net først når den er ferdig godkjent) og Ankomstregistrering / Foreløpig bokføring (faktura og foreløpig bilag opprettes ved ankomst og frigis med endelig bilag ved sluttgodkjenning).
  • Ordrematching på linjenivå: Innhenting av åpne Innkjøpsordrer (PO) og Varemottak (PR) fra Visma.net med linjematching, restkvantitetshåndtering og toleransekontroll.
  • Tilleggskostnader (Landed Costs): Håndtering av toll, frakt og gebyrer på varemottak fordelt etter antall eller verdi.
  • Avanserte underkontoer og segmenter: Automatisk validering av tillatte underkontokombinasjoner (Subaccounts) på både fakturalinjer og mottakslinjer (actualSub).
  • Prosjekter & Severa-kobling: Automatisk aktivering av prosjektmodulen ved onboarding, med støtte for prosjektregnskap og Severa-prosjekttransaksjoner.
  • Valutakurser & Periodisering: Automatisk import av periodiseringsnøkler og daglige valutakurser.

Opprette og koble til selskap​

Før du kobler til selskapet i Winvoice må integrasjonen forberedes i Visma.net og Visma Connect.

Offisiell tilkoblingsveiledning

Følg den offisielle veiledningen for tilganger og aktivering i Visma.net App Store:

Steg-for-steg tilkobling i Winvoice:​

  1. I Winvoice, klikk på organisasjonsvelgeren øverst til høyre og klikk på + (Opprett ny organisasjon).

Åpne organisasjonsvelgeren og klikk på +

  1. Velg Visma Financials som økonomisystem og klikk på Neste.

Velg Visma Financials som økonomisystem

  1. Konfigurer tilkoblingen i dialogen Koble til Visma Financials:

Koble til Visma Financials

  • Angi Tenant ID: Lim inn selskapets Tenant ID fra Visma.net. Feltet krever et gyldig UUID-format (f.eks. 12345678-abcd-1234-abcd-1234567890ab).
  • Velg organisasjon: Når Tenant ID er validert kaller Winvoice automatisk Visma.net og henter alle tilgjengelige selskaper. Velg ønsket selskap i rullegardinmenyen Velg en organisasjon.
  • Velg Filial (Branch): Dersom selskapet har flere filialer i Visma.net vises en rullegardinmeny for filial:
    • Velg filialen som fakturaene skal tilhøre.
    • Viktig: Winvoice kontrollerer automatisk om filialen har en aktiv hovedbok (ledger). Dersom filialen mangler hovedbok vises en advarsel: "Den valgte filialen mangler redovisningsbok og kan ikke bokføres på".
  • Funksjoner: Aktiver ønskede integrasjoner og tilleggsfunksjoner (f.eks. Ankomstregistrering, Prosjekt, Innkjøpsordre, Koddelsvalidering).
  • Klikk på Koble til:
    • Winvoice oppretter forbindelsen, henter kontoplan, valutaer og prosjektoppsett.
    • Dersom prosjekter eksisterer i Visma.net aktiveres prosjektmodulen automatisk.
    • Status endres til Tilkoblet (Grønn).
  1. Fullfør standardinnstillingene for valuta (f.eks. NOK, SEK, EUR), standardkontoer for leverandørgjeld, mva og øreavrunding, och klikk på Lagre.

Toveis registersynkronisering (2-Way Sync)​

Winvoice fungerer ikke bare som en passiv mottaker av data. Winvoice og Visma.net arbeider i kontinuerlig toveissynkronisering:

1. Opprette og redigere kontoer direkte i Winvoice​

Brukere med rettigheter kan opprette nye bokføringskontoer direkte i Winvoice under Register > Kontoer:

  1. Klikk på knappen Ny konto øverst til høyre.
  2. Fyll inn kontonummer (f.eks. 4000 eller 6540), navn og eventuell standard mva-kode.
  3. Klikk Lagre.
  4. Winvoice lagrer kontoen lokalt og eksporterer den umiddelbart til Visma.net via POST /controller/api/v1/account. Kontoen blir straks tilgjengelig for kontering på fakturalinjer og i konteringsregler.

2. Opprette og oppdatere leverandører​

Nye leverandører kan legges til under Register > Leverandører via knappen Ny leverandør, eller opprettes direkte fra fakturavisningen ved tolkning:

  • Navn, organisasjonsnummer, bankopplysninger (bankkonto, IBAN) og betalingsbetingelser eksporteres direkte til Visma.net (POST /controller/api/v1/supplier).
  • Oppdateringer gjort i Visma.net synkroniseres tilbake til Winvoice ved hver timesynkronisering.

3. Dimensjoner & Underkontoer​

  • Kostnadssteder, avdelinger og segmenterte koder administreres under Register > Dimensjoner.
  • Nye dimensjonsverdier kan opprettes i Winvoice og synkroniseres over til Visma.net (POST /controller/api/v1/dimension).

Hva som synkroniseres mellom systemene​

Register / DataflytRetningFrekvensBeskrivelse
Kontoplan / KontoerToveis (Winvoice ↔ Visma.net)Direkte ved opprettelse / Hver timeOpprett kontoer i Winvoice eller Visma.net. Mva-koder og aktiv-status synkroniseres.
LeverandørerToveis (Winvoice ↔ Visma.net)Direkte ved opprettelse / Hver timeNye leverandører opprettes i Winvoice eller Visma.net. Betalingsbetingelser og tollflagg synkroniseres.
Underkontoer / DimensjonerToveis (Winvoice ↔ Visma.net)Direkte / Hver timeKostnadssteder, avdelinger, prosjekter og segmenterte koder.
Tilleggskostnader (Landed Costs)Visma.net -> WinvoiceHver timeKoder for tilleggskostnader, fordelingsmetoder og avregningskontoer.
Prosjekter & OppgaverVisma.net -> WinvoiceHver timeProsjekter og oppgaver importeres for linjekontering.
Mva-kategorierVisma.net -> WinvoiceHver timeMva-kategorier kombineres med leverandørens skattesone.
PeriodiseringsnøklerVisma.net -> WinvoiceHver timePeriodiseringskoder for månedlig fordeling i Visma.net.
Valutaer & ValutakurserVisma.net -> WinvoiceHver time / DagligValutakurser for omregning av utenlandske fakturaer til basisvaluta.
RegnskapsperioderVisma.net -> WinvoiceHver timeValidering av åpne/lukkede perioder for bokføringsdato.
Innkjøpsordrer & VaremottakVisma.net -> WinvoiceHver timeÅpne PO og varemottak for automatisk linjematching.
Fakturaer & BilagWinvoice ↔ Visma.netAsynkront i sanntidAsynkron eksport via Visma.nets bakgrunnsprosessor med automatisk bilagshenting.
BetalingsstatusVisma.net -> WinvoiceHver timeNår fakturaen utbetales i Visma.net, oppdateres status til Betalt i Winvoice.
Manuell synkronisering

Trenger du å oppdatere registrene umiddelbart etter endringer i Visma.net? Gå til Innstillinger -> Integrasjoner -> Visma.net og klikk på Synkroniser nå.

Bokføringsmodeller & Asynkron Fakturaeksport​

Winvoice støtter to primære bokføringsflyter:

1. Definitiv bokføring (Anbefalt standardflyt)​

  1. Fakturaen ankommer Winvoice, tolkes og sendes ut i godkjenningsflyten.
  2. Ingen foreløpige bilag opprettes i Visma.net under pågående godkjenning.
  3. Når fakturaen er fullstendig godkjent og kontrollert eksporteres den til Visma.net.
  4. Fakturaen opprettes i Visma.net med status Åpen (eller Frigitt) med full kontering og vedlagt PDF-bilag.

2. Ankomstregistrering (Innebygd foreløpig bokføring)​

Ved ankomstregistrering bokføres fakturaen i to trinn for tidlig kostnads- og gjeldsavsetning:

  1. Når fakturaen tolkes og sendes ut til godkjenning opprettes et foreløpig bilag i Visma.net med status Ankomstregistrert.
  2. Godkjennere og regnskapsførere kan justere konteringen fritt underveis i Winvoice.
  3. Ved sluttgodkjenning:
    • Winvoice annullerer automatisk det foreløpige bilaget i Visma.net via VoidInvoice.
    • En endelig faktura med endelig kontering og bilagsnummer opprettes og frigis med status Åpen.

3. Asynkron bakgrunnsbehandling (erp-api-background)​

I Visma.net opprettes fakturaer asynkront via Visma.nets bakgrunnsprosessor:

  • Når en faktura eksporteres starter Visma.net en bakgrunnsoppgave med en unik backgroundId.
  • Fakturaen vises midlertidig i Winvoice med status om at behandling pågår i Visma.net.
  • Winvoices planlagte avstemmingsmotorer poller Visma.net (CheckPreliminaryStatus og CheckDefinitiveStatus) inntil oppgaven er fullført.
  • Når Visma.net har ferdigstilt fakturaen hentes det endelige bilagsnummeret automatisk.
  • Timeout-sikring: Dersom Visma.net ikke fullfører oppgaven innen 24 timer flagges fakturaen for timeout slik at den kan kontrolleres og gjenopprettes trygt.

Tilleggskostnader (Landed Costs)​

For selskaper som håndterer innkjøp der toll, frakt eller forsikring skal tilordnes varelageret støttes Tilleggskostnader (Landed Costs):

  • Koder for tilleggskostnader: Winvoice importerer koder (LandedCostCode) fra Visma.net sammen med fordelingsmetoder:
    • Per antall (ByQuantity): Kostnaden fordeles proporsjonalt basert på mottatt artikkelantall.
    • Per verdi (ByCost): Kostnaden fordeles proporsjonalt basert på linjenes vareverdi.
  • Leverandørmerking: Leverandører kan merkes som toll-/fraktleverandør (landedCostSupplier) i Visma.net.
  • Kobling mot varemottak: Fakturalinjer kan registreres som tilleggskostnader og knyttes direkte til mottaksnummeret (Purchase Receipt). Ved eksport genereres spesifiserte Landed Costs i Visma.net.

Innkjøpsordrer og Varemottak (PO-matching)​

Aktiver ordrematching under Innstillinger -> Integrasjoner -> Visma.net:

  • Innkjøpsordrer (PO): Åpne ordrer synkroniseres til Register > Innkjøpsordrer.
  • Varemottak (PR): Registrerte varemottak synkroniseres til Register > Varemottak. Interne overføringer (Transfer receipts) filtreres automatisk bort.
  • Restkvantitetshåndtering: Winvoice beregner dynamisk fakturert kvantitet (quantityInvoicedErp) per linje for nøyaktig kontroll ved delleveranser.
  • Underkontovalidering (actualSub): Underkontoer på mottakslinjer valideres mot Visma.nets regelverk.
  • Linjebeskrivelser: Visma.net har en maksimal feltlengde på 255 tegn for linjebeskrivelser på varemottak.
  • Automatisk godkjenning: Ved match på antall og pris innenfor definerte toleransegrenser kan fakturaen godkjennes automatisk uten manuell attest.

Mva-beregning og Validering​

I Visma.net beregnes mva ut fra kombinasjonen av linjens Mva-kategori og leverandørens Skattesone:

  1. Mva-kategori på linjen: Hver konteringslinje tildeles en mva-kategori fra Visma.net.
  2. Mva-rad: Mva-beløpet beregnes automatisk av Visma.net ved eksport og skal ikke føres på en separat manuell kostnadslinje.
  3. Mva-validering: Valideringsregler i Visma.net kontrollerer at linjenes mva-sum stemmer nøyaktig med fakturahodets mva-beløp.

Sletting og makulering av fakturaer​

Når en faktura slettes eller avvises i Winvoice:

  • Ikke eksportert faktura: Slettes i Winvoice uten påvirkning i Visma.net.
  • Ankomstregistrert faktura: Det foreløpige bilaget annulleres automatisk i Visma.net via VoidInvoice.
  • Slutbokført faktura: En faktura som allerede er definitivboket og frigitt i Visma.net slettes ikke av Winvoice. I henhold til regnskapsstandarder kan frigitte poster ikke slettes; eventuell reversering må gjøres via en separat kreditnota i Winvoice eller Visma.net.

Vanlige feilmeldinger og løsninger​

1. {"AccountID":"The account is inactive"}​

  • Årsak: En bokføringskonto på fakturalinjen eller leverandøren er inaktiv i Visma.net. Svært ofte ligger en inaktiv konto igjen som standard kostnadskonto på leverandørkortet (Kontoliste), på leverandørklassen eller på en periodiseringsnøkkel i Visma.net!
  • Løsning:
    1. Kontroller fakturalinjene i Winvoice og bytt til en aktiv konto under Register > Kontoer.
    2. Åpne leverandørkortet og leverandørklassen i Visma.net og fjern inaktive kontoer.
    3. Winvoice har innebygd sperre som varsler og forhindrer lagring med inaktive kontoer.

2. There is no financial period corresponding to date DD/MM/YYYY​

  • Årsak: Bokføringsdatoen ligger i en regnskapsperiode som er lukket i Visma.net.
  • Løsning: Åpne perioden i Visma.net eller endre fakturaens bokføringsdato til en åpen periode under Register > Perioder.

3. The document is out of the balance​

  • Årsak: Summen av konteringslinjene matcher ikke fakturahodets nettobeløp, eller øreavrundingen overskrider grensen i Visma.net.
  • Løsning: Kontroller linjesummen mot fakturabeløpet ekskl. mva.

4. 'Subaccount' is not found eller Namn på koddel of Subaccount do not exist​

  • Årsak: En underkontokombinasjon på en fakturalinje eller mottakslinje finnes ikke i Visma.net, og "Direkte registrering tillatt" er deaktivert.
  • Løsning: Opprett dimensjonsverdien i Winvoice eller Visma.net, eller aktiver direkte registrering i Visma.net.

5. Eksport til Visma.net har utløpt og må sendes på nytt​

  • Årsak: Visma.nets bakgrunnsprosessor svarte ikke innen 24 timer.
  • Løsning: Kontroller om Visma.net har driftsforstyrrelser og verifiser om fakturaen ble opprettet i Visma.net før ny eksport startes.

6. A document with this supplier ref. already exists for this supplier​

  • Årsak: En faktura med samme leverandør og fakturanummer eksisterer allerede i Visma.net.
  • Løsning: Kontroller om fakturaen er en duplikat. Ved legitim separat faktura kan et suffiks (f.eks. -1) legges til i Winvoice.

Oppsummering​

Integrasjonen mellom Winvoice og Visma.net Financials gir en komplett enterprise-løsning:

  • Sømløs toveissynk for kontoer, leverandører og dimensjoner.
  • Støtte for filialer med automatisk hovedbokskontroll.
  • Sikker asynkron fakturaeksport med timeout-beskyttelse.
  • Full støtte for Landed Costs og innkjøpsordrematching med restleveransespring.