Skip to main content

Fakturareferanser & Referenseregler

I Winvoice kan du automatisere fakturabehandlingen ved å koble leverandørens tolkede kjøperreferanse (Buyer Reference) til forhåndsvalgte registerposter. Når en faktura ankommer og dens tolkede referanse matcher en oppsatt regel, tildeles fakturaen automatisk riktig attestant, prosjekt, kostnadssted eller konto uten manuell håndtering.

Referanseregler administreres under Innstillinger → Fakturareferanser.

Oversikt over fakturareferanseregler Oversikt over fakturareferanseregler

1. Hvordan referanseregler fungerer​

Når fakturatolkningen er fullført, undersøker systemet de aktive referansereglene:

  • Automatisk tildeling: Dersom en tolket referanse på fakturaen (f.eks. Bestiller-ID: 1042 eller Ref: Anna A) matcher et vilkår, fylles tilsvarende verdier automatisk inn på konteringslinjen eller i godkjennerfeltet.
  • Ikke sensitiv for store/små bokstaver: Reglene skiller ikke mellom store og små bokstaver (anna.andersen matcher like godt som Anna.Andersen).
  • Kombinerte registre: Én enkelt tolket referanse kan sette flere verdier samtidig – for eksempel både ansvarlig attestant og et bestemt kostnadssted.

2. Opprette en referanseregel manuelt​

  1. Gå til Innstillinger → Fakturareferanser og klikk på Opprett ny (eller klikk på en eksisterende regel i listen for å redigere den).
  2. Angi et Navn og en valgfri beskrivelse for regelen.
  3. Klikk på Legg til referanseregel og velg hvilket register som skal styres:
    • Attestant: Tildeler fakturaen direkte til riktig saksbehandler.
    • Prosjekt: Setter et bestemt prosjekt på konteringslinjen.
    • Kostnadssted / Dimensjon: Fyller ut kostnadssted eller avdeling.
    • Konto: Angir forhåndsvalgt kostnadskonto.

Opprett fakturareferanseregel Opprett fakturareferanseregel

Velg matchingsmetode​

Bestem hvordan den tolkede tekststrengen skal sammenlignes:

  • Er lik / Er ikke lik: Nøyaktig samsvar med den angitte verdien.
  • Inneholder: Matcher dersom referansen inneholder den angitte delstrengen (f.eks. dersom "Bestilling #4500" inneholder "4500").
  • Starter med / Slutter med: Matcher mot tekstens begynnelse eller slutt.
  • Navn som referanse: Matcher automatisk dersom referansen tilsvarer navnet på en post i systemets register.
  • E-post som referanse: Matcher dersom den tolkede referansen er en brukers e-postadresse.
  • Kode / Nummer som referanse: Matcher mot registerkode eller brukernummer.

Klikk på + for å legge til flere matchingslinjer i samme regel, og avslutt med Lagre.

3. Importere referanseregler via Excel​

Dersom virksomheten har mange referanser, eller bestillerreferanser angis som initialer, ansattnumre eller eksterne koder, er det mest effektivt å vedlikeholde reglene via Excel:

  1. Klikk på knappen Importer Excelfil øverst til høyre i referansevisningen.
  2. Last ned systemets ferdige Excel-mal via lenken i dialogboksen.
  3. Fyll ut kolonnene:
    • Referanse: Tekststrengen som leverandøren oppgir på fakturaen.
    • Registertype: Hvilket register som skal styres (Attestant, Prosjekt, Kostnadssted osv.).
    • Målverdi: Brukernavn, prosjektnummer eller kontonummer.
  4. Last opp den utfylte filen og kontroller forhåndsvisningen før du fullfører importen.

Importer fakturareferanser via Excel

4. Administrere eksisterende regler​

  • Trinnvis navigering (Record Stepper): Når du gjennomgår eller redigerer en referanseregel, kan du bla direkte til forrige eller neste regel via pilene i toppfeltet (< Forrige | Neste >).
  • Verktøymenyen (Skiftenøkkelen):
    • Endringslogg (Changelog): Fullstendig revisjonslogg over hvem som opprettet eller endret regelen og når.
    • Dupliser regel: Oppretter et nytt utkast basert på gjeldende regel.
    • Slett: Sletter regelen permanent.