Skip to main content

Fakturasøk & Avanserte Søkefunksjoner

I Winvoice kan du søke frem alle innkomne fakturaer uansett gjeldende status eller hvem som har behandlet dem. Med over 20 kombinerbare søkeparametere, intervallsøk, fritekstsøk i tolkede fakturabilder samt tilpassbare listevisninger finner du raskt nøyaktig de underlagene du trenger.

Funksjonen åpnes via hovedmenyen under Faktura → Fakturasøk.

1. Velg organisasjon​

Dersom du har tilgang til flere selskaper eller organisasjoner, velger du i rullegardinmenyen Organisasjoner hvilke selskaper søket skal omfatte:

  • Enkeltorganisasjon: Søk utelukkende innenfor det aktive selskapet.
  • Flere organisasjoner: Velg og kombiner flere selskaper for å utføre et konsernomfattende søk i én og samme visning.

Søkeskjemaet i Fakturasøk Søkeskjemaet i Fakturasøk

2. Søkeparametere​

Som standard vises de vanligste parameterne:

  • Beløp inkludert mva
  • Fakturanummer
  • Internt løpenummer

Du kan søke med en enkelt parameter eller kombinere flere felter for å avgrense resultatet med presisjon.

Tilpass søkeparametere​

Klikk på knappen Tilpass søkeparametere for å konfigurere hvilke felter som skal vises i ditt søkeskjema. Innstillingen lagres på din personlige brukerprofil.

Blant de over 20 tilgjengelige parameterne finner du:

  • Datoer & Tider: Fakturadato, Forfallsdato, Ankomstdato, Foreløpig bokføringsdato, Bokføringsdato, ERP-bokføringsdato, Betalt dato samt Registreringstidspunkt (Creation time).
  • Økonomi & Beløp: Beløp ekskl. mva, Mva-beløp, Valuta og Betalingsreferanse/KID.
  • Registre & Dimensjoner: Leverandør, Periode, Konto, Linjetekst, Kostnadssteder og Prosjekt.
  • Flyt & Ansvar: Attestant/Godkjenner, Spesifikk status, Statuskategori samt Automatisk godkjente fakturaer (Auto-approved).
  • Merking & Opprinnelse: Tagger (inkludert filtrering på konfidensielle fakturaer for autoriserte brukere), Innlesingsformat (Creation format, f.eks. PDF, E-faktura, Peppol) og Innlesingstype.

3. Avanserte søkemetoder​

Intervallsøk​

For numeriske felter, beløp og datofelter kan du aktivere Intervallsøk:

  1. Merk av i avmerkingsboksen eller veksle til intervallmodus på den aktuelle parameteren.
  2. Angi start- og sluttverdi (f.eks. fakturadato 2026-01-01 til 2026-03-31, eller beløp 10 000 til 50 000).
  3. Klikk på + for å legge til ytterligere et intervall dersom du ønsker å søke i flere usammenhengende serier samtidig (f.eks. løpenummer 100–200 samt 500–600).

Fritekstsøk i fakturabilde​

Feltet Fritekstsøk fakturabilde lar deg søke direkte i tekstinnholdet som er tolket fra fakturavedlegget:

  • Søk etter spesifikke artikkelnumre, kontaktpersoner, leveringsadresser eller fritekstnotater som ikke finnes i de vanlige fakturafeltene.
  • Kan kombineres fritt med øvrige filtre og datointervaller.
Begrensning for store filer (> 10 MB)

Fakturaer og vedlegg som overstiger 10 MB tolkes ikke automatisk av tolkningsmotoren (de lastes opp som rene dokumenter uten OCR-tolkning). Tekstinnhold i filer over 10 MB er derfor ikke søkbart via fritekstfeltet.

Inkluder slettede fakturaer​

Som standard ekskluderes makulerte underlag. Aktiver bryteren Inkluder slettede fakturaer dersom du vil søke blant slettede eller avviste fakturaer.

4. Søkeresultater & Listetilpasning​

Når du klikker på Søk, presenteres treffene i en strukturert tabellvisning:

  • Velg kolonner: Klikk på kolonnevelgeren for å tilpasse hvilke opplysninger som vises i tabellen. Kolonnevalgene lagres på profilen din.
  • Kolonnesortering: Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere stigende eller synkende.
  • Paginering: Velg om du vil vise 10, 20 eller 50 fakturaer per side.
  • Totalsum: En oppsummering av det totale beløpet for søkeresultatet vises nederst i listen.

Søkeresultater med tilpassede kolonner og summering Søkeresultater med tilpassede kolonner og summering

5. Massehandlinger & Håndtering av merkede fakturaer​

Du kan merke enkeltfakturaer via avmerkingsboksen på hver rad, eller merke alle fakturaer på siden via hovedboksen i tabelloverskriften.

Fra listens handlingsmeny kan du utføre følgende samlehandlinger:

  • Eksporter til Excel: Eksporterer søkeresultatet direkte til et regneark. Eksporten bevarer automatisk dine aktive filtre og den kolonnesorteringen du har valgt i listen.
  • Slå sammen PDF-er (Merge PDF): Laster ned en sammenslått PDF som inneholder fakturabildene for alle merkede underlag.
  • Send godkjenningspåminnelse: Sender en automatisk e-postpåminnelse til aktuelle attestanter for de merkede fakturaene.
  • Sett tagger: Masseoppdater eller fjern tagger på de valgte fakturaene.
  • Slett: Sletter merkede fakturaer permanent (krever administratorrettigheter).

6. Gransk faktura & Bilagsvisning​

Når du klikker på en fakturarad i søkeresultatet, åpnes fakturadetaljene og det integrerte PDF-forhåndsvisningsverktøyet:

  • Zoom & Panorering: Juster forstørrelse, tilpass til sidebredde eller bruk håndverktøyet (snarvei H) for å panorere rundt på fakturabildet.
  • Flersidige vedlegg: Naviger enkelt mellom sider med piltastene eller sidevelgeren.
  • Hendelseslogg: Se hele fakturaens historikk – hvem som har godkjent, eventuelle avvik samt tidsstempler for hvert trinn.