Skip to main content

Varemottak & Linjematching

For bedrifter med lager, produksjon eller omfattende innkjøp er det ofte ikke nok å bare matche en faktura mot en innkjøpsordre – man må sikre at varene faktisk er mottatt og godkjent på lageret.

I Winvoice kalles dette varemottaksmatching (Purchase Receipts). Her forklarer vi hvordan flyten fra innkjøpsordre og varemottak til automatisk fakturaavstemming fungerer.

1. Hva er forskjellen mellom innkjøpsordre og varemottak?​

  • Innkjøpsordre (Purchase Order): Avtalen eller bestillingen som ble sendt til leverandøren (hva vi bestilte og til hvilken pris).
  • Varemottak (Purchase Receipt): Det fysiske godsmottaket som er kvittert inn på lageret (hva vi faktisk mottok og i hvilken tilstand).
  • Faktura: Det leverandøren krever betaling for.

Ved å matche fakturaen mot varemottaket hindrer man at dere betaler for varer som er restnotert, skadet eller ennå ikke levert.

2. Fanen Varemottak på fakturasiden​

Når organisasjonen deres har en integrasjon med støtte for varemottak (f.eks. Visma.net, Visma Administration eller økonomisystem med lagermodul), aktiveres fanen Varemottak automatisk i fakturavisningen:

  1. Åpne fakturaen. I fanemenyen i hodet vises en dedikert fane for Varemottak.
  2. Winvoice søker automatisk frem åpne varemottak og innkjøpsordrer fra samme leverandør.
  3. Systemet sammenligner fakturaens tolkede varelinjer, artikkelnumre og antall mot linjene i varemottaket.

Varemottak på fakturasiden Varemottak på fakturasiden

3. Linjematching & Avvikshåndtering​

Når et varemottak kobles til fakturaen, utføres en linjevis sammenligning:

Fargekodet status:​

  • 🟢 Grønn (Eksakt matching): Antall og pris stemmer overens mellom faktura og varemottak. Linjene godkjennes automatisk.
  • 🟡 Gul (Innenfor toleranse): En mindre differanse foreligger (f.eks. frakt, emballasje eller øreavrunding) som ligger innenfor organisasjonens godkjente toleransegrense.
  • 🔴 Rød (Avvik):
    • Prisavvik: Den fakturerte enhetsprisen er høyere enn den avtalte ordreprisen.
    • Kvantitetsavvik: Fakturaen krever betaling for flere varer enn det som er kvittert inn på varemottaket.

Tiltak ved rødt avvik:​

  1. Klikk på den avvikende linjen for å åpne Avviksdialogen.
  2. Du kan:
    • Dele linjen: Bokføre det mottatte antallet mot varemottaket og legge gjenstående antall som en åpen avvikspost.
    • Sende til godkjenning: Sende en spesifikk avviksforespørsel direkte til ansvarlig innkjøper.
    • Sette fakturaen på pause ("On Hold"): Sperre fakturaen inntil leverandøren har sendt kreditnota for manglende varer.

4. Artikler, Lager & Måleenheter (Inventory & UoM)​

For at linjematchingen skal fungere med full presisjon, synkroniserer Winvoice relevante registre:

  • Artikkelregister (Registre -> Artikler / Lager): Inneholder artikkelnummer, varenavn og standard innkjøpskonto.
  • Måleenheter (Registre -> Enheter / Units of Measure): Håndterer enheter som stykk (stk), timer (t), kilo (kg) eller pakker (pk). Systemet forstår om leverandøren har fakturert i esker/pakker mens varemottaket skjedde i stykk.

Ved riktig oppsett kan tilbakevendende varefakturaer gå helt uten manuell behandling direkte fra ankomst til sluttbokføring!