Skip to main content

Søke frem slettede & makulerte fakturaer

I Winvoice slettes ingen fakturaer permanent uten et fullstendig revisjonsspor (Audit Trail). Dersom en faktura er makulert ved en feiltakelse, eller hvis en revisor ønsker å ettergå fjernede duplikater og avviste underlag, kan administratorer når som helst hente dem frem via fakturasøket.

1. Hvorfor makuleres fakturaer?​

En faktura får vanligvis statusen Slettet i følgende situasjoner:

  • Duplikater: Leverandøren har sendt samme faktura flere ganger, eller både via e-post og Peppol/EHF.
  • Feiladressert: Fakturaen var stilet til et annet konsernselskap og er makulert for å registreres på riktig enhet.
  • Under utredning / Makulert: Leverandøren har trukket fakturaen og utstedt et kreditert eller korrigert bilag.

Selv i slettet tilstand beholdes hele fakturaens hendelseslogg med opplysninger om hvem som fjernet fakturaen, tidspunkt samt eventuell oppgitt årsak.

2. Metode 1: Inkluder slettede fakturaer i søket​

Den raskeste måten å søke i hele fakturaarkivet inkludert makulerte underlag:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøk.
  2. Slå på bryteren Inkluder slettede fakturaer øverst i søkeskjemaet.
  3. Angi ønskede søkekriterier (f.eks. leverandør, beløp eller datoperiode) og klikk på Søk.
  4. I søkeresultatet vises slettede fakturaer med et tydelig rødt statusmerke merket Slettet.

Fakturasøk med Inkluder slettede fakturaer aktivert Fakturasøk med Inkluder slettede fakturaer aktivert

3. Metode 2: Filtrer utelukkende på slettede fakturaer​

Dersom du utelukkende vil liste alle slettede fakturaer innenfor en gitt periode eller organisasjon:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøk.
  2. Klikk på Tilpass søkeparametere og påse at feltet Spesifikk status er synlig i skjemaet.
  3. I rullegardinmenyen for Spesifikk status, velg Slettet.
  4. Klikk på Søk. Resultatlisten viser nå kun fakturaer som har blitt makulert.

4. Granske og gjenopprette en makulert faktura​

Når du åpner en slettet faktura fra søkelisten:

  • Skrivebeskyttet visning: Fakturaen åpnes i en låst visning der du kan granske fakturabildet, konteringslinjene og den fullstendige fakturaloggen.
  • Revisjonslogg: Under fanen Fakturalogg fremgår det hvem som utførte makuleringen og når det skjedde.
  • Gjenoppretting: Dersom fakturaen ble makulert ved et uhell, kan en fakturaadministrator åpne verktøymenyen (skiftenøkkelen) og velge Gjenopprett faktura for å tilbakeføre den til aktiv godkjenningsflyt.