Skip to main content

Vikariat ved fravær

Når en godkjenner eller administrator er borte på grunn av ferie, sykdom eller permisjon, kan du opprette et vikariat. Med et aktivt vikariat styres fakturaene automatisk til den utpekte vikaren uten at dere må gjøre endringer i organisasjonens faste godkjenningsflyter eller regler.

1. Hvordan vikariat fungerer​

  • Automatisk køomdirigering: I vikariatperioden vises den fraværende brukerens fakturaer i vikarens personlige fakturaoversikt under statusen Vikar.
  • Beholdt tilgang: Den ordinære attestanten beholder full tilgang og kan fremdeles behandle og godkjenne sine fakturaer ved behov.
  • Full revisjonssporbarhet: Når en vikar godkjenner en faktura, registreres hendelsen i hendelsesloggen med vikarens navn og den faktiske datoen og klokkeslettet da godkjenningen fant sted. Det fremgår alltid tydelig hvem som har godkjent og på vegne av hvem.
  • Gruppegodkjenning & Rekkefølge: Dersom den ordinære brukeren inngår i en brukergruppe med definert godkjenningsrekkefølge, overtar vikaren den ordinære brukerens plass i køen (brukerens kønummer vises ved hovring).

2. Opprette et vikariat​

Et vikariat kan opprettes enten av brukeren selv eller av en fakturaadministrator.

Opprette som bruker (Min profil)​

  1. Klikk på profilbildet eller navnet ditt øverst til høyre og velg Rediger profil.
  2. Rull ned til seksjonen Vikariat og klikk på Legg til vikariat.
  3. Velg hvem som skal være din vikar i listen.
  4. Angi Startdato og Sluttdato for fraværet.
  5. Klikk på Lagre.

Legg til vikar med brukervalg og datoperiode Legg til vikar med brukervalg og datoperiode

Opprette som administrator​

Fakturaadministratorer kan administrere vikariater for samtlige brukere i organisasjonen:

  1. Gå til Innstillinger → Brukere.
  2. Klikk på brukeren som skal ha en vikar.
  3. Klikk på Legg til vikariat under brukerens innstillinger.
  4. Velg vikar og tidsperiode, og klikk på Lagre.

3. Behandle fakturaer som vikar​

Når du er utnevnt til vikar, dukker fakturaene opp i din vanlige arbeidsflyt:

  • Fakturaoversikt: Fakturaene vises i listen over Fakturaer å behandle, merket med statusen Vikar.
  • Godkjenn eller avvis: Du kontrollerer, konterer og godkjenner fakturaen på samme måte som dine egne fakturaer.
  • Notater & Dialog: Du kan legge til interne notater som blir synlige for den ordinære brukeren når vedkommende kommer tilbake.

Fakturaoversikt med fakturaer til behandling Fakturaoversikt med fakturaer til behandling

4. Avslutte eller endre et vikariat​

Vikariatet avsluttes automatisk ved midnatt etter den angitte sluttdatoen. Dersom du kommer tilbake tidligere eller må bytte vikar, kan du når som helst:

  1. Åpne profilen din (eller brukerinnstillingene som administrator).
  2. Klikk på blyantikonet for å justere perioden, eller på papirkurven for å slette vikariatet med umiddelbar virkning.