Skip to main content

Innkjøpsordrer, Varemottak & AI-Ordrematching

I Winvoice kan du automatisk matche inngående leverandørfakturaer mot innkjøpsordrer og varemottak (Purchase Orders & Purchase Receipts) som er synkronisert fra forretningssystemet (f.eks. Visma.net). Med støtte for AI-linjetolking og 3-veismatching slipper økonomiavdelingen å kontrollere artikler og priser manuelt linje for linje.

Funksjonen aktiveres under Innstillinger → Integrasjoner → [Ditt ERP-system] ved å slå på bryterne for Innkjøpsordrer og Varemottak.

1. Register & Generell informasjon​

Når modulen for innkjøpsordrer og varemottak er aktivert, finner du alle synkroniserte oppføringer under hovedmenyen:

  • Register → Innkjøpsordrer: Viser alle åpne og historiske innkjøpsordrer.
  • Register → Varemottak: Viser godsmottak og mottatte artikler fra lageret.

Registeret over innkjøpsordrer i Winvoice Registeret over innkjøpsordrer i Winvoice

Opprettes i forretningssystemet

Innkjøpsordrer og varemottak opprettes i forretningssystemet og synkroniseres deretter kontinuerlig inn til Winvoice.

2. Samtidig bruk med foreløpig registrering​

Dersom virksomheten benytter foreløpig registrering (ankomstregistrering) parallelt med innkjøpsordrer, gjelder følgende regler:

  • Koble før foreløpig registrering: Dersom en faktura skal matches mot en innkjøpsordre, må ordren kobles før fakturaen registreres foreløpig. I disse tilfellene hoppes foreløpig registrering over for å unngå dobbeltføringer i forretningssystemet.
  • Låsing etter registrering: Når en faktura først er blitt foreløpig registrert, kan den ikke lenger kobles mot en innkjøpsordre i etterkant.

3. Manuell ordrematching på fakturaen​

Når innkjøpsordre er aktivert, vises to supplerende felter i fakturavisningen:

  1. Innkjøpsordre (i fakturahodet): Blir valgbart så snart en leverandør med åpne innkjøpsordrer er identifisert.
  2. Varemottak (på konteringslinjene): Lar deg knytte spesifikke linjeartikler direkte til tilhørende godsmottak.

Koble innkjøpsordre til fakturahodet​

  1. Velg en leverandør som har åpne ordrer.
  2. Klikk i feltet Innkjøpsordre for å åpne søkedialogen med leverandørens tilgjengelige ordrer.
  3. Søk frem og velg den aktuelle ordren, og klikk på Velg.

Matche varemottak på konteringslinjen​

For å matche fysisk levert gods mot fakturaen:

  1. Klikk på Velg i varemottakfeltet på den aktuelle konteringslinjen.
  2. En dialogboks viser alle varemottak koblet til valgt ordre med deres matchingsstatus:
    • Ikke matchet: Bestilt f.eks. 100 enheter, matchet 0 enheter.
    • Delvis matchet: Bestilt 100 enheter, matchet 1–99 enheter.
    • Fullt matchet: Samtlige bestilte enheter er avstemt mot faktura.
  3. Kontroller Pris per enhet, eventuell Rabatt samt Antall (juster dersom fakturaen gjelder en delleveranse).
  4. Velg om matchingshandlingen skal opprette nye konteringslinjer eller erstatte eksisterende.
  5. Klikk på Bruk.

4. Automatisk Ordrematching med AI​

Winvoices AI-motor for ordrematching gjennomfører 3-veismatching (faktura – innkjøpsordre – varemottak) i bakgrunnen med avansert linjetolking:

Hvordan automatisk matching fungerer:​

  1. Faktura ankommer: Fakturaen tolkes linje for linje med maskinlæring og linjeekstraksjon.
  2. Bakgrunnsmatching: Systemet finner automatisk tilhørende innkjøpsordre og varemottak i forretningssystemet, og sammenligner artikkelnummer, antall, enhetspris og linjetotaler.
  3. Automatisk godkjenning: Dersom alle linjer matcher innenfor definerte toleranser, godkjennes matchingsprosessen automatisk i bakgrunnen. Fakturaen sendes direkte til godkjenning eller endelig bokføring – helt uten manuell inngripen.

5. Avvikshåndtering på linjenivå​

Dersom en faktura avviker, flagges kun de linjene som ikke stemmer. Øvrige linjer matches og godkjennes automatisk.

  • Fargekodede statusikoner viser umiddelbart hvor avviket ligger:
    • 🟢 Grønn hake: Fullt matchet mot varemottak.
    • 🟠 Oransje advarsel: Avvik i antall, enhetspris eller totalbeløp.

Utvidet linjeanalyse og differanser​

Når du klikker på eller hovrer over en avvikende linje, utvides et detaljert analysepanel som sammenligner fakturalinjen med varemottaket:

  • Forventet (fakturalinjens opplysninger).
  • Faktisk (varemottakets opplysninger fra lageret).
  • Differanse (avvik i antall enheter, beløp og prosentvis differanse).

Winvoice AI-anbefalinger​

Når et avvik oppdages, søker Winvoice AI-motoren gjennom åpne varemottak og foreslår den beste matchingsløsningen:

  • Winvoice AI-ikonet (Winvoice AI) indikerer at systemet har identifisert et sterkt matchingsforslag basert på historikk og artikkeldata.
  • Du ser umiddelbart hva som foreslås og kan godta forslaget med ett klikk.

Handlinger ved avvik​

  • Godta prisdifferanse: Godkjenn differansen direkte (f.eks. ved avtalt prisendring eller frakttillegg).
  • Juster antall: Endre matchet antall dersom en delleveranse er fakturert.
  • Videresend til innkjøper: Send fakturaen til bestiller for godkjenning med forhåndsutfylt avviksunderlag.

6. Sammenligning: Manuell vs AI-Ordrematching​

EgenskapManuell ordrematchingWinvoice AI-Ordrematching
ArbeidsinnsatsHver faktura og linje må kontrolleres manueltMatchede fakturaer behandles 100 % automatisk i bakgrunnen
AvvikAdministratoren må selv regne ut differanserWinvoice AI beregner differanse og foreslår riktig varemottak
VolumskalerbarhetTidkrevende og ressurskrevende ved økende volumerSkalerer automatisk uten økt behandlingstid
PresisjonRisiko for manuelle regnefeilFull sporbarhet og presisjon ned på 4 desimaler