Skip to main content

Periodisering, Mva.-håndtering & Valutaer

Korrekt regnskapsføring av periodiserte kostnader, merverdiavgift (mva.) og utenlandsk valuta er avgjørende for å unngå feil i periodeavslutninger og manuelle korrigeringer i økonomisystemet.

Her går vi gjennom hvordan periodiseringskoder, mva.-konfigurasjon og valutahåndtering fungerer i Winvoice.

1. Periodisering & Periodiseringskoder (Deferral Codes)​

Når en bedrift betaler for en kostnad som gjelder en lengre tidsperiode (f.eks. årlig programvarelisens, forsikring eller leie av lokaler), skal kostnaden fordeles jevnt over de aktuelle månedene.

Slik fungerer det i Winvoice:​

  1. Synkronisering fra økonomisystemet: De oppsatte periodiseringskodene deres i f.eks. Visma eller Fortnox hentes automatisk til Winvoice under Registre → Periodiseringskoder.
  2. Koble periodisering til konteringslinjen:
    • Åpne fakturaen og gå til konteringslinjene.
    • Velg ønsket periodiseringskode i kolonnen Periodisering (f.eks. "12 mnd lineær" eller "Kvartalsvis").
    • Angi startperiode (f.eks. 2026-01).
  3. Automatisk bokføring:
    • Ved sluttbokføring til økonomisystemet oppretter Winvoice de underliggende periodiseringsplanene automatisk i henhold til økonomisystemets logikk.
    • Kostnaden debiteres den forhåndsvalgte periodiseringskontoen (f.eks. konto 1700 / 1790 - Forskuddsbetalte kostnader) og fordeles deretter måned for måned i økonomisystemets hovedbok.

Konteringslinjer med periodiseringsfelt Konteringslinjer med periodiseringsfelt

Automatisk tildeling via konteringsregler:​

Du kan også opprette en Konteringsregel som automatisk setter en bestemt periodiseringskode så snart en bestemt leverandør eller en bestemt konto (f.eks. IT-abonnement) konteres.

2. Mva.-håndtering & Mva.-innstillinger​

Winvoice håndterer mva. på flere nivåer: automatisk beregning, kobling mot mva.-koder og unntakshåndtering.

Organisasjonens standard mva.-kontoer:​

Under Innstillinger → Organisasjon → Standardkontoer og mva. angir dere grunnleggende mva.-verdier:

  • Inngående mva.-konto: Forhåndsvalgt konto for inngående merverdiavgift (vanligvis 2710 eller 2641).
  • Standard mva.-sats: Mva.-satsen som brukes som standard ved nyregistrering (vanligvis 25 %).
  • Øreavrunding: Konto for øreavrunding (f.eks. 3740 / 7740) som fanger opp eventuelle øredifferanser mellom leverandørens faktura og systemets summeringer.

Særskilte mva.-regler (Innstillinger → Mva):​

For mer komplekse scenarioer konfigureres særskilte mva.-innstillinger:

  • Mva.-frie leverandører: For leverandører som ikke er mva.-registrert (f.eks. ideelle organisasjoner, helsetjenester eller privatpersoner). Fakturaer fra disse leverandørene settes automatisk til 0 % mva.
  • Omvendt avgiftsplikt (Byggmoms): For fakturaer innen bygg- og anleggssektoren der kjøperen er avgiftspliktig. Linjene konteres med 0 % mva. og styres til riktig mva.-kode i økonomisystemet.
  • EU/utlands-mva & Import-mva: Automatisk gjenkjenning av utenlandske mva.-numre og korrekt håndtering av innførselsmva.

Momsinnstillinger og avgiftssatser Momsinnstillinger og avgiftssatser

3. Valutahåndtering & Utenlandske fakturaer​

Når en faktura mottas i utenlandsk valuta (f.eks. EUR, USD, SEK):

  1. Valutagjenkjenning: Tolkingsmotoren leser automatisk av fakturaens valuta og beløp i utenlandsk valuta.
  2. Valutakurs: Winvoice henter gjeldende valutakurs fra økonomisystemet eller valutaregisteret deres.
  3. Visning i brukergrensesnittet:
    • På fakturaen vises både beløpet i fakturaens originalvaluta og tilsvarende beløp omregnet til organisasjonens basisvaluta (NOK/SEK).
    • Konteringslinjene balanseres i både utenlandsk valuta og basisvaluta.
  4. Eksport til ERP: Fakturaen eksporteres med både utenlandsk beløp og bokført basisbeløp, noe som sikrer at eventuelle valutakursdifferanser ved fremtidig betaling håndteres korrekt av økonomisystemets leverandørreskontro.
Kontroller valutaregisteret

Dersom en ny valuta mangler, kan dere gå til Registre → Valutaer for å kontrollere at valutaen er aktiv og har en gyldig valutakurs.