Skip to main content

Register & Grunndata

For å sikre at fakturaer tolkes, konteres og attesteres med høyeste presisjon, opprettholder Winvoice et sett med sentrale registre under hovedmenyen Register. Disse registrene holdes kontinuerlig synkronisert med tilkoblet økonomisystem via vår ERP-integrasjon, og Winvoice har full støtte for toveis synkronisering (2-way sync) – som betyr at du kan opprette og redigere kontoer, leverandører, dimensjoner og prosjekter direkte i Winvoice og få dem automatisk eksportert til økonomisystemet.

Menystruktur for Register​

I Winvoices venstremeny under Register finner du:

  1. Leverandører: Komplett leverandørreskontro, betalingsopplysninger og tilknyttede standardkontoer.
  2. Kontoplan / Kontoer: Bokføringskontoer, mva-koblinger og aktiv/inaktiv-status.
  3. Prosjekter: Prosjekter og prosjektoppgaver for prosjektregnskap.
  4. Dimensjoner / Kodestykker: Kostnadssteder, avdelinger, underkontoer og bærere.
  5. Innkjøpsordrer: Åpne og matchede innkjøpsordrer fra økonomisystemet.
  6. Varemottak: Varemottak (Purchase Receipts) knyttet til ordreavstemming.
  7. Mva-koder: Skattesatser og avgiftskategorier for innenlands og utenlandsk handel.
  8. Valutaer: Valutaregister og automatiske valutakurser.
  9. Periodiseringsnøkler: Maler for månedlig periodisering.
  10. Regnskapsperioder: Åpne og lukkede regnskapsmåneder og periodesjekk.
  11. Måleenheter (UOM): Enheter for linjespesifikasjon og ordrematching (stk, timer, kg, etc.).

Felles funksjoner i alle registre​

Alle registervisninger i Winvoice deler et enhetlig og oversiktlig tabellgrensesnitt:

  • Søk og hurtigfiltrering: Søk direkte på nummer, kode, navn eller ekstern referanse med umiddelbar tabellfiltrering.
  • Kolonnesortering: Sorter stigende eller synkende på valgfri kolonne ved å klikke på kolonneoverskriften.
  • Excel-eksport: Eksporter registerdata til Excel via eksportknappen. Eksporten bevarer alltid dine aktive filtre og valgt kolonnesortering.
  • Opprett og rediger direkte: Opprett nye oppføringer via knappen øverst til høyre. For integrerte systemer med 2-veissynk (f.eks. Visma.net og Fortnox) eksporteres endringene umiddelbart til økonomisystemet.
  • Aktiv / Inaktiv status: Deaktiverte oppføringer kan skjules i standardvisningen, men beholdes for historisk sporbarhet. Systemet hindrer automatisk at inaktive kontoer, leverandører eller prosjekter velges på nye fakturaer.
  • Paginering: Velg ønsket antall rader per side og bla enkelt mellom sidene.

Kontoplan & Opprette nye kontoer (2-veissynk)​

Kontoplan i Winvoice Kontoplan i Winvoice

Under Register > Kontoer listes alle aktive og inaktive bokføringskontoer.

Opprette en ny konto i Winvoice:​

  1. Gå til Register > Kontoer.
  2. Klikk på knappen Ny konto øverst til høyre.
  3. Fyll ut kontoopplysningene:
    • Kontonummer: F.eks. 4000 eller 6540.
    • Kontonavn / Beskrivelse: F.eks. Programvarelisenser eller Konsulenttjenester.
    • Standard mva-kode: Mva-koden som foreslås automatisk på linjen.
  4. Klikk Lagre.
Umiddelbar eksport til økonomisystemet

Når du lagrer kontoen, opprettes den i Winvoice og eksporteres umiddelbart via REST API til økonomisystemet (f.eks. Visma.net Financials via POST /controller/api/v1/account eller Visma Spiris). Kontoen blir straks tilgjengelig for godkjennere og konteringsregler.

Leverandørregister & Opprette leverandører​

Leverandørregister i Winvoice Leverandørregister i Winvoice

Under Register > Leverandører administreres bedriftens leverandører:

  • Opprett manuelt: Klikk Ny leverandør, oppgi organisasjonsnummer, navn, bankdetaljer (kontonummer, IBAN) og betalingsbetingelser.
  • Opprett direkte fra tolkning: Ved tolkning av faktura fra ny leverandør kan leverandøren opprettes med et klikk direkte fra fakturavisningen.
  • Toveissynk: Leverandører synkroniseres toveis med Visma.net, Fortnox, Visma Spiris og Unimicro.

Dimensjoner, Kostnadssteder & Underkontoer​

Under Register > Dimensjoner styres organisasjonens dimensjoner:

  • Kostnadssteder & Avdelinger: Opprett og rediger dimensjoner knyttet til brukergrupper og attestflyter.
  • Visma.net underkontoer: Winvoice importerer alle definerte segmenter. Nye kombinasjoner kan opprettes direkte.

Regnskapsperioder​

Under Register > Perioder overvåkes åpne og lukkede perioder for bokføringsdato, med automatisk datoforslag dersom en faktura ankommer for en lukket periode.