Skip to main content

Konteringsmaler – Maler for gjentakende og prosentvis kontering

Komplett veiledning for konteringsmaler i Winvoice: prosentvis fordeling, faste beløp, manuell bruk og automatisk kobling i flyter.

Oversikt: Effektiv kontering av gjentakende kostnader​

Konteringsmaler brukes til å spare tid og sikre nøyaktig og konsekvent bokføring av faste eller komplekse fakturaer. I stedet for å taste inn kontoer, prosjekter og dimensjoner manuelt linje for linje hver måned, kan du ta i bruk en ferdig mal med ett enkelt klikk – eller la systemet gjøre det automatisk ved import.

Vanlige bruksområder:

  • Prosentvis kostnadsfordeling: Fordel husleie, strøm eller felles IT-lisenser på tvers av avdelinger eller selskaper.
  • Flerlinjekontering: Fakturaer som alltid krever spesifikke motposteringer (f.eks. omvendt avgiftsplikt eller leasing).
  • Faste abonnementer: Forutsigbare månedskostnader med forhåndsdefinerte attestanter per linje.

Konteringsmaler administreres under Innstillinger → Konteringsmaler i hovedmenyen.

Oversikt over konteringsmaler Oversikt over konteringsmaler

1. Opprette en ny konteringsmal​

Gå til Innstillinger → Konteringsmaler og klikk på knappen Opprett ny (eller klikk på en eksisterende mal i listen for å redigere den).

Opprett konteringsmal med linjer og beløpstyper Opprett konteringsmal med linjer og beløpstyper

Fyll ut malens grunnleggende opplysninger:

  1. Navn: Et tydelig og beskrivende navn (f.eks. Lokalkostnader – Fordeling 60/40 eller Telefoni – Salgsavdeling).
  2. Beskrivelse: Valgfri intern forklaring av fordelingsgrunnlaget.
  3. Konteringslinjer: Klikk på Legg til linje for å opprette linjer i malen:
    • Konto: Regnskapskonto fra organisasjonens synkroniserte kontoplan.
    • Dimensjoner: Kostnadssted, prosjekt, avdeling eller andre dimensjoner fra økonomisystemet.
    • Attestant: Forhåndsdefiner en spesifikk attestant eller brukergruppe per linje.
  4. Beløpstype (Prosent vs. Absoluttverdi):
    • Prosent (Standard): Beløpene i debet/kredit angis som en prosentandel av fakturaens nettobeløp (f.eks. 60 % på linje 1 og 40 % på linje 2). Winvoice beregner beløpene dynamisk ved bruk.
    • Absoluttverdi: Faste beløp i kroner eller valuta (f.eks. et fast gebyr på 1 500 kr).

Klikk på Lagre når oppsettet er ferdig.

2. Bruke konteringsmalen​

Det finnes to måter å benytte en konteringsmal på i Winvoice: manuelt under fakturakontroll eller automatisk via flyter.

A. Manuell bruk i fakturavisningen​

Når du har en faktura åpen for behandling:

  1. Klikk på mal-ikonet rett over konteringstabellen.
  2. Velg Bruk konteringsmal.
  3. Velg hvordan malen skal legges til:
    • Overskriv alle linjer: Fjerner tolkede linjer og erstatter dem fullstendig med malens linjer og fordelte beløp.
    • Legg til: Beholder eksisterende linjer og legger til malens linjer som nye rader.
  4. Velg ønsket mal i listen og klikk på Bruk.

B. Automatisk tildeling ved import (Innkommende flyter)​

Ved å kombinere en konteringsmal med en Innkommende flyt oppnår du berøringsfri fakturahåndtering:

  1. Opprett en regel under Flyter → Innkommende (f.eks. Når Leverandør = Huseier AS).
  2. Velg handlingen Bruk konteringsmal og velg din mal.
  3. Hver gang en faktura fra denne leverandøren ankommer, konteres linjene automatisk og sendes direkte til attestantene.

3. Administrere eksisterende konteringsmaler​

  • Trinnvis navigering (Record Stepper): Bruk pilknappene i sidens topptekst (< Forrige | Neste >) for å bla gjennom og oppdatere maler sekvensielt uten å gå tilbake til listen.
  • Verktøymenyen (Skiftenøkkelen):
    • Kopier mal: Oppretter en nøyaktig kopi – svært praktisk for raskt å opprette tilsvarende maler for andre avdelinger eller selskaper.
    • Endringslogg (Changelog): Viser fullstendig revisjonshistorikk med opplysninger om hvem som oppdaterte malen og når.
    • Slett: Sletter malen permanent.