Hop til hovedindhold

Varemodtagelser & linjematchning

For virksomheder med lager, produktion eller omfattende indkøb er det ofte ikke tilstrækkeligt blot at matche en faktura mod en afgivet indkøbsordre – man skal sikre, at varerne rent faktisk er modtaget og godkendt på lageret.

I Winvoice kaldes dette Varemodtagelsesmatchning (Purchase Receipts). Her forklarer vi, hvordan flowet fra indkøbsordre og varemodtagelse til automatisk fakturaafstemning fungerer.

1. Hvad er forskellen på en indkøbsordre og en varemodtagelse?​

  • Indkøbsordre (Purchase Order): Den aftale eller bestilling, der blev sendt til leverandøren (hvad vi bestilte, og til hvilken pris).
  • Varemodtagelse (Purchase Receipt): Den fysiske godskvittering, der er registreret på lageret (hvad vi faktisk modtog, og i hvilken stand).
  • Faktura: Det, leverandøren opkræver betaling for.

Ved at matche fakturaen mod Varemodtagelsen forhindres det, at I betaler for varer, der er i restordre, beskadigede eller endnu ikke leverede.

2. Fanen Varemodtagelse på fakturasiden​

Når jeres organisation har en integration med understøttelse af varemodtagelse (f.eks. Visma.net, Visma Administration eller et økonomisystem med lagermodul), aktiveres fanen Varemodtagelse / Modtagelsesmatch automatisk i fakturavisningen:

  1. Åbn fakturaen. I hovedets fanemenu vises en dedikeret fane til Varemodtagelse.
  2. Winvoice finder automatisk åbne varemodtagelser og indkøbsordrer fra den samme leverandør frem.
  3. Systemet sammenligner fakturaens aflæste linjevarer, varenumre og antal med varemodtagelsens linjer.

Varemodtagelse på fakturasiden Varemodtagelse på fakturasiden

3. Linjematchning & afvigelseshåndtering​

Når en varemodtagelse knyttes til fakturaen, foretages der en linjevis sammenligning:

Farvekodet status:​

  • 🟢 Grøn (Eksakt matchning): Antal og pris stemmer overens mellem faktura og varemodtagelse. Linjerne godkendes automatisk.
  • 🟡 Gul (Inden for tolerance): Der foreligger en mindre difference (f.eks. fragt, emballage eller øreafrunding), som ligger inden for organisationens godkendte tolerancegrænse.
  • 🔴 Rød (Afvigelse):
    • Prisafvigelse: Den fakturerede enhedspris er højere end den aftalte ordrepris.
    • Mængdeafvigelse: Fakturaen opkræver for flere varer, end der er kvitteret for i varemodtagelsen.

Handlinger ved rød afvigelse:​

  1. Klik på den afvigende linje for at åbne Afvigelsesdialogen.
  2. Du kan:
    • Opdel linjen: Bogfør det modtagne antal mod varemodtagelsen, og placer det resterende antal som en åben afvigelsespost.
    • Send til godkendelse: Send en specifik afvigelsesforespørgsel direkte til den ansvarlige indkøber.
    • Sæt fakturaen på pause ("On Hold"): Spær fakturaen, indtil leverandøren har fremsendt en kreditnota for de manglende varer.

4. Varer, lager & måleenheder (Inventory & UoM)​

For at linjematchningen skal fungere med fuld præcision, synkroniserer Winvoice de relevante registre:

  • Vareregister (Registre -> Varer / Lager): Indeholder varenummer, varebetegnelse og standardindkøbskonto.
  • Måleenheder (Registre -> Enheder / Units of Measure): Håndterer enheder som f.eks. styk (stk.), timer (t), kilogram (kg) eller pakker (pk.). Systemet forstår, hvis leverandøren har faktureret i pakker, mens varemodtagelsen er sket i styk.

Ved korrekt opsætning kan tilbagevendende varefakturaer behandles helt uden manuel indgriben direkte fra ankomst til slutbogføring!