Hop til hovedindhold

Hurtigstart: Kom godt i gang med Winvoice på 15 minutter

Velkommen til Winvoice! Denne vejledning er udviklet til at hjælpe jer som ny kunde med hurtigt og trygt at konfigurere jeres organisation, tilslutte jeres økonomisystem og sende jeres allerførste leverandørfaktura til godkendelse.

Hele opstartsprocessen er opdelt i fem enkle trin:

Opstartsproces i 5 enkle trinKlik på et trin for at hoppe dertil
Trin 1
Tilslut ERP
Forbind økonomisystem (cloudbaseret eller lokalt installeret) og synkroniser stamdata.
Trin 2
Standardkonti
Verificer kreditorgæld, modkonti og momssatser.
Trin 3
Inviter brugere
Tildel roller som administrator eller godkender.
Trin 4
Godkendelsesflow
Definer regler, så fakturaer styres til den rette person.
Trin 5
Første faktura
Indsend via e-mail/e-faktura, test og godkend.

Trin 1: Tilslut jeres økonomisystem (ERP)​

Winvoice henter automatisk jeres konti, leverandører, omkostningssteder, projekter og valutaer direkte fra jeres økonomisystem. Platformen understøtter både cloudbaserede og lokalt installerede økonomisystemer:

  1. Log ind i Winvoice og naviger til Indstillinger → Integrationer.
  2. Vælg jeres økonomisystem på listen og klik på Tilslut:
    • Cloudbaserede systemer: Tilslutningen sker nemt via internettet med sikker OAuth/API-login, hvor I godkender forbindelsen direkte.
    • Lokalt installerede systemer: Tilslutningen sker via Winvoice Agent, som installeres på jeres server eller lokale miljø og håndterer automatisk synkronisering i baggrunden (se Installationsvejledning for Agent).
  3. Når integrationen er aktiveret, starter en indledende synkronisering automatisk. Inden for få minutter er alle jeres registre tilgængelige i Winvoice.

Visningen Indstillinger -> Integrationer Visningen Indstillinger -> Integrationer

Trin 2: Kontroller standardkonti og moms​

Inden fakturaer begynder at blive behandlet, skal Winvoice vide, hvilke standardkonti der skal vises i baggrunden på fakturaerne:

  1. Gå til Indstillinger → Organisation.
  2. Klik på fanen Standardkonti og moms.
  3. Kontroller og udfyld:
    • Leverandørgældskonto (f.eks. 2440)
    • Indgående momskonto (f.eks. 2641 eller tilsvarende for 25 % moms)
    • Øreafrundingskonto (f.eks. 3740 / 3790)
    • Standardvaluta (f.eks. DKK eller SEK)
  4. Klik på Gem.
Standardkonti på fakturaer

Standardkontiene styrer ikke, hvad der gennemtvinges på fakturaen i økonomisystemet, men visualiserer, hvordan foreløbige posteringer og modkonti konteres i baggrunden.

Trin 3: Inviter jeres brugere og tildel roller​

  1. Gå til Brugere → Inviter bruger (eller via sidemenuen under Brugere).
  2. Klik på Ny bruger.
  3. Udfyld brugerens e-mailadresse, fornavn og efternavn.
  4. Vælg brugerens Rolle:
    • Godkender: Kan se og godkende sine egne tildelte fakturaer samt tilføje noter.
    • Fakturaadministrator: Kan håndtere alle fakturaer, supplere aflæste oplysninger, administrere registre og sende fakturaer videre.
    • Administrator: Har fuld adgang til alle indstillinger, integrationer og brugere.
  5. Vælg, hvilke organisationer brugeren skal have adgang til, og klik på Send invitation.
  6. Brugeren modtager en e-mail med et aktiveringslink for at vælge en adgangskode og logge ind.

Formular til at invitere ny bruger Formular til at invitere ny bruger

Trin 4: Opret jeres første godkendelsesflow​

Et godkendelsesflow sikrer, at fakturaer automatisk sendes til den rette person, så snart de ankommer:

  1. Naviger til Flow → Godkendelse (under Godkendelse & Flow i menuen).
  2. Klik på Opret nyt flow.
  3. Giv flowet et navn, f.eks. "Grundflow" eller "IT-omkostninger".
  4. Under Hvornår skal det ske?:
    • Angiv betingelser, f.eks. hvis en bestemt leverandør matches, eller lad feltet stå tomt, hvis flowet skal gælde som et generelt grundflow for alle fakturaer.
  5. Under Hvad skal ske?:
    • Vælg Tilføj godkender, og vælg hvem der skal godkende (eller vælg en godkendelsesgruppe).
  6. Klik på Gem.

Mere avancerede godkendelseskæder og beløbsgrænser finder du i vores dedikerede vejledning for Godkendelsesflow.

Trin 5: Send og håndter jeres første faktura​

Nu er grundlaget lagt! Den nemmeste måde at teste flowet på er at indsende en testfaktura:

  1. Find jeres organisations unikke Winvoice-fakturaadresse under Indstillinger → Organisation (eller se Fakturaadresser & indlæsning).
  2. Send en PDF-faktura via e-mail til adressen.
  3. Kort efter tolkes og aflæses fakturaen og dukker op under Oversigt og Fakturaer.
  4. Åbn fakturaen, kontroller at den aflæste leverandør og beløbene stemmer, og se at jeres godkendelsesflow har tildelt den rette godkender.
  5. Klik på Godkend (eller godkend som godkender), og send den videre til slutbogføring!

Fakturavisning med tolkede felter klar til godkendelse Fakturavisning med tolkede felter klar til godkendelse

Tjekliste før fuld drift​

Før I flytter alle jeres leverandørfakturaer over i skarp drift, anbefaler vi, at I også kigger på: