Hop til hovedindhold

Vikariat ved fravær

Når en godkender eller administrator er fraværende på grund af ferie, sygdom eller barsel, kan du oprette et vikariat. Med et aktivt vikariat ledes fakturaerne automatisk videre til den udpegede vikar uden behov for ændringer i organisationens faste godkendelsesflows eller regler.

1. Sådan fungerer vikariater​

  • Automatisk køomdirigering: I vikariatperioden vises den fraværende brugers fakturaer i vikarens personlige fakturaoversigt under statussen Vikar.
  • Bevaret adgang: Den faste godkender bevarer fuld adgang og kan fortsat gennemgå og godkende sine fakturaer efter behov.
  • Fuld revisionssporbarhed: Når en vikar godkender en faktura, registreres hændelsen i hændelsesloggen med vikarens navn samt den faktiske dato og det klokkeslæt, godkendelsen fandt sted. Det fremgår altid tydeligt, hvem der har godkendt og på vegne af hvem.
  • Gruppegodkendelse & Rækkefølge: Hvis den faste bruger indgår i en brugergruppe med defineret godkendelsesrækkefølge, overtager vikaren brugerens plads i køen (kønummer vises ved hovring over navnet).

2. Opret et vikariat​

Et vikariat kan oprettes enten af brugeren selv eller af en fakturaadministrator.

Opret som bruger (Min profil)​

  1. Klik på dit profilbillede eller navn øverst til højre og vælg Rediger profil.
  2. Rul ned til afsnittet Vikariat og klik på Tilføj vikariat.
  3. Vælg din vikar i brugerlisten.
  4. Angiv Startdato og Slutdato for fraværet.
  5. Klik på Gem.

Tilføj vikar med brugervalg og datoperiode Tilføj vikar med brugervalg og datoperiode

Opret som administrator​

Fakturaadministratorer kan administrere vikariater for samtlige brugere i organisationen:

  1. Gå til Indstillinger → Brugere.
  2. Klik på den bruger, der skal tildeles en vikar.
  3. Klik på Tilføj vikariat under brugerens indstillinger.
  4. Vælg vikar samt tidsperiode, og klik på Gem.

3. Håndter fakturaer som vikar​

Når du er udpeget som vikar, indgår fakturaerne i din normale arbejdsgang:

  • Fakturaoversigt: Fakturaerne vises i listen over Fakturaer til behandling, markeret med statussen Vikar.
  • Godkend eller afvis: Du gennemgår, konterer og godkender fakturaen på nøjagtig samme måde som dine egne fakturaer.
  • Interne noter: Du kan tilføje interne noter, som forbliver synlige for den faste bruger ved dennes tilbagekomst.

Fakturaoversigt med fakturaer til behandling Fakturaoversigt med fakturaer til behandling

4. Afslut eller rediger et vikariat​

Vikariatet udløber automatisk ved midnat efter den angivne slutdato. Hvis du vender tidligere tilbage eller skal skifte vikar, kan du til enhver tid:

  1. Åbne din profil (eller brugerindstillingerne som administrator).
  2. Klikke på blyantsikonet for at ændre perioden, eller på skraldespanden for at slette vikariatet med øjeblikkelig virkning.