Hop til hovedindhold

Fakturasøgning & Avancerede Søgefunktioner

I Winvoice kan du fremsøge alle modtagne fakturaer uanset aktuel status eller hvem der har behandlet dem. Med over 20 kombinerbare søgeparametre, intervalsøgning, fritekstsøgning i tolkede fakturabilleder samt fleksible listevisninger finder du hurtigt præcis det bilag, du leder efter.

Funktionen tilgås via hovedmenuen under Faktura → Fakturasøgning.

1. Vælg organisation​

Hvis du har adgang til flere selskaber eller organisationer, vælger du i rullemenuen Organisationer, hvilke virksomheder søgningen skal omfatte:

  • Enkelt organisation: Søg udelukkende inden for det aktive selskab.
  • Flere organisationer: Vælg og kombiner flere selskaber for at udføre en koncernovergribende søgning i en samlet visning.

Søgeformularen i Fakturasøg Søgeformularen i Fakturasøg

2. Søgeparametre​

Som standard vises de mest almindelige parametre:

  • Beløb inklusive moms
  • Fakturanummer
  • Internt løbenummer

Du kan søge med en enkelt parameter eller kombinere flere felter for at præcisere resultatet.

Tilpas dine søgeparametre​

Klik på knappen Tilpas søgeparametre for at konfigurere, hvilke felter der skal vises i din søgeformular. Indstillingen gemmes på din brugerprofil.

Blandt de mere end 20 tilgængelige parametre finder du:

  • Datoer & Tider: Fakturadato, Forfaldsdato, Ankomstdato, Foreløbig bogføringsdato, Bogføringsdato, ERP-bogføringsdato, Betalingsdato samt Oprettelsestidspunkt (Creation time).
  • Økonomi & Beløb: Beløb ekskl. moms, Momsbeløb, Valuta og Betalingsreference/OCR.
  • Registre & Dimensioner: Leverandør, Periode, Konto, Linjetekst, Bærere/Omkostningssteder og Projekter.
  • Flow & Ansvar: Godkender, Specifik status, Statuskategori samt Automatisk godkendte fakturaer (Auto-approved).
  • Mærkning & Oprindelse: Tags (inklusive filtrering på fortrolige fakturaer for autoriserede brugere), Indlæsningsformat (Creation format, f.eks. PDF, E-faktura, Peppol) og Indlæsningstype.

3. Avancerede søgemetoder​

Intervalsøgning​

For numeriske felter, beløb og datofelter kan du aktivere Intervalsøgning:

  1. Markér afkrydsningsfeltet eller skift til intervaltilstand på den pågældende parameter.
  2. Angiv start- og slutværdi (f.eks. fakturadato 2026-01-01 til 2026-03-31, eller beløb 10.000 til 50.000).
  3. Klik på + for at tilføje endnu et interval, hvis du ønsker at søge i flere adskilte serier samtidigt (f.eks. løbenumre 100–200 og 500–600).

Fritekstsøgning i fakturabillede​

Feltet Fritekstsøgning i fakturabillede lader dig søge direkte i den tekst, som er tolket fra fakturavedhæftningen:

  • Søg efter specifikke varenumre, kontaktpersoner, leveringsadresser eller fritekstnotater, der ikke findes i de almindelige fakturafelter.
  • Kan kombineres frit med øvrige filtre og datointervaller.
Begrænsning for store filer (> 10 MB)

Fakturaer og vedhæftede filer, der overstiger 10 MB, tolkes ikke automatisk af tolkningsmotoren (de uploades som rene dokumenter uden OCR-tolkning). Tekstindhold i filer over 10 MB er derfor ikke søgbart via fritekstfeltet.

Inkluder slettede fakturaer​

Som standard udelades annullerede bilag. Aktivér skyderen Inkluder slettede fakturaer, hvis du ønsker at søge blandt slettede eller afviste fakturaer.

4. Søgeresultater & Listetilpasning​

Når du klikker på Søg, vises resultaterne i en overskuelig tabel:

  • Vælg kolonner: Klik på kolonnevælgeren for at tilpasse, hvilke oplysninger der vises i tabellen. Kolonnevalg gemmes på din profil.
  • Kolonnesortering: Klik på en kolonneoverskrift for at sortere stigende eller faldende.
  • Paginering: Vælg om du vil få vist 10, 20 eller 50 fakturaer pr. side.
  • Samlet beløb: En sammentælling af det totale beløb for søgeresultatet vises i bunden af listen.

Søgeresultater med tilpassede kolonner og summering Søgeresultater med tilpassede kolonner og summering

5. Massehandlinger & Håndtering af markerede fakturaer​

Du kan markere enkelte fakturaer via afkrydsningsfeltet på hver række eller markere alle fakturaer på siden via hovedfeltet i tabelhovedet.

Fra listens handlingsmenu kan du udføre følgende samlede handlinger:

  • Eksporter til Excel: Eksporterer søgeresultatet direkte til et regneark. Eksporten bevarer automatisk dine aktive filtre og den kolonnesortering, du har valgt i listen.
  • Flet PDF'er (Merge PDF): Downloader en samlet PDF indeholdende fakturabillederne for alle markerede bilag.
  • Send godkendelsespåmindelse: Sender en automatisk e-mailpåmindelse til de aktuelle godkendere for de markerede fakturaer.
  • Tildel tags: Masseopdater eller fjern tags på de valgte fakturaer.
  • Slet: Sletter markerede fakturaer permanent (kræver administratorrettigheder).

6. Gennemgå faktura & Bilagsviser​

Når du klikker på en fakturarække i søgeresultatet, åbnes fakturadetaljerne og det integrerede PDF-forhåndsvisningsværktøj:

  • Zoom & Panorering: Juster forstørrelse, tilpas til sidebredde eller benyt håndværktøjet (tastaturgenvej H) til at panorere rundt på fakturabilledet.
  • Flersidede bilag: Skift nemt mellem sider med piletasterne eller sidevælgeren.
  • Hændelseslog: Se hele fakturaens historik – hvem der har godkendt, eventuelle afvigelser samt tidsstempler for hvert trin.