Hop til hovedindhold

Fremsøg slettede & annullerede fakturaer

I Winvoice slettes ingen fakturaer permanent uden et uforanderligt revisionsspor (Audit Trail). Hvis en faktura er blevet annulleret ved en fejl, eller hvis en revisor vil efterprøve fjernede dubletter og afviste bilag, kan administratorer til enhver tid hente dem frem via fakturasøgningen.

1. Hvorfor annulleres fakturaer?​

En faktura får typisk statussen Slettet i følgende tilfælde:

  • Dubletter: Leverandøren har fremsendt den samme faktura flere gange eller både via e-mail og Peppol/NemHandel.
  • Fejladresseret: Fakturaen var udstedt til et andet koncernselskab og er blevet annulleret for at blive oprettet i det rette selskab.
  • Under undersøgelse / Annulleret: Leverandøren har tilbagekaldt fakturaen og fremsendt et korrigeret bilag eller en kreditnota.

Selv i slettet tilstand bevares hele fakturaens historik med oplysning om, hvem der slettede bilaget, hvornår det skete, samt eventuel angivet begrundelse.

2. Metode 1: Inkluder slettede fakturaer i søgningen​

Den hurtigste måde at søge i hele fakturaarkivet inklusive annullerede bilag:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøgning.
  2. Slå skyderen Inkluder slettede fakturaer til øverst i søgeformularen.
  3. Angiv de ønskede søgekriterier (f.eks. leverandør, beløb eller datointerval) og klik på Søg.
  4. I søgeresultatet vises slettede fakturaer med et tydeligt rødt statusmærke mærket Slettet.

Fakturasøg med Inkluder slettede fakturaer aktiveret Fakturasøg med Inkluder slettede fakturaer aktiveret

3. Metode 2: Filtrer udelukkende på slettede fakturaer​

Hvis du udelukkende vil have en liste over alle slettede fakturaer inden for en given periode eller organisation:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøgning.
  2. Klik på Tilpas søgeparametre og kontroller, at feltet Specifik status er slået til.
  3. Vælg Slettet i rullemenuen for Specifik status.
  4. Klik på Søg. Resultatlisten viser nu udelukkende fakturaer, som er blevet annulleret.

4. Gennemgå og gendan en annulleret faktura​

Når du åbner en slettet faktura fra søgelisten:

  • Skrivebeskyttet visning: Fakturaen åbnes i en låst tilstand, hvor du kan gennemse fakturabilledet, konteringslinjerne og den komplette fakturalog.
  • Revisionslog: Under fanen Fakturalog fremgår det, hvem der klikkede på Makuler, og hvornår det skete.
  • Gendannelse: Hvis fakturaen blev annulleret ved en fejl, kan en fakturaadministrator åbne værktøjsmenuen (skiftenøglen) og vælge Gendan faktura for at føre den tilbage til aktivt godkendelsesflow.