Hop til hovedindhold

Register & Stamdata

For at sikre at fakturaer tolkes, konteres og godkendes med højeste præcision, opretholder Winvoice et sæt centrale registre under hovedmenuen Register. Disse registre holdes løbende synkroniseret med dit tilkoblede økonomisystem via vores ERP-integration, og Winvoice har fuld understøttelse af tovejs synkronisering (2-way sync) – hvilket betyder, at du kan oprette og redigere konti, leverandører, dimensioner og projekter direkte i Winvoice og få dem automatisk eksporteret til økonomisystemet.

I Winvoices venstremenu under Register finder du:

  1. Leverandører: Komplet leverandørkartotek, betalingsoplysninger og tilknyttede standardkonti.
  2. Kontoplan / Konti: Finanskonti, momskoblinger og aktiv/inaktiv-status.
  3. Projekter: Projekter og projektopgaver til projektregnskab.
  4. Dimensioner / Kodestykker: Omkostningssteder, afdelinger, underkonti og bærere.
  5. Indkøbsordrer: Åbne og matchede indkøbsordrer fra økonomisystemet.
  6. Varemodtagelse: Varemodtagelse (Purchase Receipts) knyttet til ordrematch.
  7. Momskoder: Skattesatser og momskategorier for indenlandsk og udenlandsk handel.
  8. Valutaer: Valutakartotek og automatiske valutakurser.
  9. Periodiseringsnøgler: Skabeloner til månedlig periodisering.
  10. Regnskabsperioder: Åbne og lukkede regnskabsmåneder og periodetjek.
  11. Måleenheder (UOM): Enheder til linjespecifikation og ordrematch (stk, timer, kg osv.).

Fælles funktioner i alle registre​

Alle registervisninger i Winvoice deler et ensartet og overskueligt tabelinterface:

  • Søgning og hurtigfiltrering: Søg direkte på nummer, kode, navn eller ekstern reference med øjeblikkelig tabelfiltrering.
  • Kolonnesortering: Sortér stigende eller faldende på enhver kolonne ved at klikke på kolonneoverskriften.
  • Excel-eksport: Eksportér registerdata til Excel via eksportknappen. Eksporten bevarer altid dine aktive filtre og valgte kolonnesortering.
  • Opret og redigér direkte: Opret nye poster via knappen øverst til højre. For integrerede systemer med 2-vejs synk (f.eks. Visma.net og Fortnox) eksporteres ændringerne øjeblikkeligt til økonomisystemet.
  • Aktiv / Inaktiv status: Deaktiverede poster kan skjules i standardvisningen, men bevares for historisk sporbarhed. Systemet forhindrer automatisk, at inaktive konti, leverandører eller projekter vælges på nye fakturaer.
  • Paginering: Vælg det ønskede antal rækker pr. side og blad hurtigt mellem siderne.

Kontoplan & Opret nye konti (2-vejs synk)​

Kontoplan i Winvoice Kontoplan i Winvoice

Under Register > Kontoplan listes alle aktive og inaktive finanskonti.

Oprettelse af en ny konto i Winvoice:​

  1. Gå til Register > Kontoplan.
  2. Klik på knappen Ny konto øverst til højre.
  3. Udfyld kontooplysningerne:
    • Kontonummer: Fx 4000 eller 6540.
    • Kontonavn / Beskrivelse: Fx Softwarelicenser eller Konsulentbistand.
    • Standard momskode: Den momskode der automatisk foreslås på linjen.
  4. Klik på Gem.
Øjeblikkelig eksport til økonomisystemet

Når du gemmer kontoen, oprettes den i Winvoice og eksporteres straks via REST API til økonomisystemet (fx Visma.net Financials via POST /controller/api/v1/account eller Visma Spiris). Kontoen bliver med det samme tilgængelig for godkendere og konteringsregler.

Leverandørkartotek & Opret leverandører​

Leverandørregister i Winvoice Leverandørregister i Winvoice

Under Register > Leverandører styres virksomhedens leverandører:

  • Opret manuelt: Klik på Ny leverandør, indtast CVR-nummer, navn, bankoplysninger (IBAN, bankkonto) og betalingsbetingelser.
  • Opret direkte fra scanning: Ved scanning af faktura fra ny leverandør kan leverandøren oprettes med et klik direkte fra fakturavisningen.
  • 2-vejs synk: Leverandører synkroniseres tovejs med Visma.net, Fortnox, Visma Spiris og Unimicro.

Dimensioner, Omkostningssteder & Underkonti​

Under Register > Dimensioner administreres virksomhedens dimensioner:

  • Omkostningssteder & Afdelinger: Opret og tilpas dimensioner knyttet til brugergrupper og godkendelsesflows.
  • Visma.net underkonti: Winvoice importerer alle definerede segmenter. Nye kombinationer kan oprettes direkte.

Regnskabsperioder​

Under Register > Perioder overvåges åbne og lukkede perioder for bogføringsdato, med automatisk datoforslag hvis en faktura ankommer for en lukket periode.